Samenwerken in de keten, zaakgericht werken, besparingen, budgetten, transities en transformaties: in het sociaal domein verandert er veel en wordt er veel van gemeenten verwacht. Wanneer je meer inzicht hebt in je werkprocessen, is het gemakkelijker om optimaal in te spelen op de vele ontwikkelingen. Hoe dit zit, lees je in dit blog.
Zaakgericht werken
Wanneer je in het sociaal domein de knelpunten van de cliënt centraal wilt stellen, kún je eigenlijk niet om zaakgericht werken heen. Het begint met een casus, gaat over in een aanvraag voor een bepaalde voorziening, loopt door in de toekenning (of afwijzing) van die aanvraag en eindigt met de uitvoering van de oplossing (een toekenning, afwijzing of doorverwijzing).
De afdeling die de cliënt begeleidt, de afdeling die de aanvraag aanneemt, tot de afdeling die de aanvraag toekent en de organisatie die invulling geeft aan de ondersteuningsvraag: ze hebben allemaal informatie van elkaar nodig. Tegelijkertijd wil je de cliënt zo min mogelijk belasten met het herhaaldelijk vragen naar dezelfde informatie. Zaakgericht werken is hier dan een heel geschikte insteek voor. Het zorgt er onder andere voor dat alle relevante informatie in één dossier beschikbaar is voor de belanghebbenden (met de juiste toegangsrechten).
Kostenposten en ketensamenwerking
Maar met alleen een insteek van zaakgericht werken, ben je er nog niet. In een optimale wereld zijn de werkprocessen waarbij de informatie over een aanvraag met elkaar uitgewisseld wordt, aan elkaar gekoppeld. Veel gemeenten zijn al een enorm eind op weg met zaakgericht werken in het sociaal domein, waardoor er al goede resultaten worden geboekt. Maar ook in de ketensamenwerking en het inzicht in de kostenposten zijn vaak nog een aantal mooie stappen te zetten.
Inzicht in de werkprocessen in je sociaal domein
Wanneer je die volgende stap in de ketensamenwerking wilt zetten, is het goed om het perspectief een stukje te verleggen: op welke plekken in het proces kun je de toegevoegde waarde voor de cliënt leidend maken? Wat draagt daar niet aan bij en wat kun je schrappen? Op die manier creëer je inzicht in de stappen of formulieren in de werkprocessen die inmiddels overbodig of misschien wel heel inefficiënt zijn.
Sneller, beter en goedkoper samenwerken
Je komt er dan waarschijnlijk ook achter dat sommige processen behoorlijk verkokerd zijn en misschien wel veel complexer dan nodig. Hierdoor doen afdelingen dubbel werk, is er extra administratieve ballast, of in sommige gevallen zijn werkprocessen nog niet erg logisch. Met een scherp beeld van je werkprocessen leg je dan een goede basis om sneller, beter en daardoor goedkoper samen te werken in de keten. En kun je de volgende stap zetten: de werkprocessen optimaliseren.
Stappenplan
Een handige leidraad in de optimalisatie van de werkprocessen in het sociaal domein is het volgende:
- Bepaal de scope van je optimalisatietraject. Is het hoofddoel kostenbesparingen of werkprocessen soepeler te laten verlopen? Dit maakt nogal een verschil. Bedenk goed op welke werkprocessen je in je sociaal domein voornamelijk richt en op welke in deze fase (nog) niet.
- Stel een brede groep samen. Doe dit met medewerkers die met de procesoptimalisatie aan de slag gaan. Neem in deze groep direct betrokkenen op en de vertegenwoordigers van de ketenpartijen. Maar het kan ook geen kwaad om mensen uit te nodigen die ervaring hebben met optimalisatie van ketenprocessen in andere sectoren. Met hen kun je sparren en ervaringen uitwisselen.
- Inventariseer waar je staat. Creëer een compleet en actueel beeld van alle relevante werkprocessen in het sociaal domein. Die zijn niet altijd voor iedereen helder. En door ontwikkelingen in de samenwerkingen met ketenpartners veranderen ze ook nogal eens.
- Maak een procesontwerp. Van sommige processen kun je eenvoudig een aantal stappen en elementen verbeteren om direct een goed resultaat te boeken. Andere processen vragen om een heel nieuw ontwerp. Vooral wanneer je zaakgericht werken (verder) wilt uitrollen in het sociaal domein kan het zijn dat je een aantal nieuwe werkprocessen moet ontwerpen.
- Implementeer de nieuwe werkprocessen. Hiervoor is het belangrijk dat je iedere betrokkene goed informeert. Stel een communicatieplan op, betrek alle partijen bij de uitvoering en regel de mogelijkheden voor feedback en input.
Op deze manier kun je de werkprocessen in het sociaal domein continu blijven optimaliseren. Hierdoor verbeter je je dienstverlening aan de cliënten, creëer je meer inzicht in je kostenposten en kom je vaster aan het stuur te staan.
Datagedreven werken: ondersteunend aan deze stappen
In de optimalisatie van de werkprocessen speelt datagedreven werken een belangrijke rol. Het geeft je de handvatten om sneller inzicht te krijgen in de knelpunten. Maar het levert je ook meer mogelijkheden op in het gebruik maken van alle inzichten die de verzamelde gegevens in het sociaal domein bieden. Dit gebeurt dus door het aan elkaar knopen van applicaties zodat je gegevens soepel kunt uitwisselen, maar ook door het genereren van inzichtelijke rapportages van het sociaal domein. Met een scherp oog voor de kwaliteit van die data én de bescherming van de privacy van de cliënten.
Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer datagedreven te gaan werken? Download dan onderstaand eBook “In 3 stappen naar een datagedreven gemeente”.
