Onder de noemer van zaakgericht werken zijn gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering onder de loep aan het nemen. Het zaakgericht werken helpt gemeenten om hun dienstverlening aan de burgers, bedrijven en andere overheidsinstellingen centraal stellen en daarop de processen inrichten. Wat de voordelen van zaakgericht werken zijn, hoe je het aanpakt en op welke manier applicatie integratie een gemeente daarbij helpt, lees je in dit blog.
Zaakgericht werken: doe je voordeel ermee!
Zaakgericht werken is al een tijdje bij verschillende gemeenten in gang gezet: daarbij staan de aanleiding en het resultaat van een actie van een burger, bedrijf of andere overheidsinstelling centraal. Als gevolg daarvan worden processen gestart en informatie verzameld in een zaakdossier. Denk aan de aanvraag van een vergunning, subsidie, uitkering of paspoort, een adreswijziging of een actie die voortvloeit uit bijvoorbeeld de Omgevingswet.
Processen zijn dan zo ingericht dat ze leiden tot het gewenste resultaat: een snel en goed afgehandelde aanvraag of wijziging, of een gerichte monitoring van een Omgevingswet-actie. De voordelen van zaakgericht werken zijn er op verschillende vlakken:
- Dienstverlening. Burgers en bedrijven worden sneller geholpen en zijn beter op de hoogte van de voortgang van hun aanvraag. Dit scheelt veel onnodige communicatie.
- Informatievoorziening. Er is meer ruimte om de interne processen voor een goede informatievoorziening te verbeteren en verantwoordelijkheden scherp te krijgen.
- Monitoring. Er ontstaat een beter en actueler inzicht waar er in de organisatie knelpunten zitten en waar bijvoorbeeld het beleid aangepast moet worden.
- Financieel. Er kan op kosten bespaard worden door het aantal verschillende documenten die op verschillende afdelingen gecreëerd en opgeslagen worden, te verminderen.
- Gegevensbescherming. Er ontstaat beter zicht op het beschermen van gevoelige gegevens. Wanneer je scherp op je netvlies hebt welke gegevens waar nodig zijn en gebruikt worden, kun je deze ook beter beschermen.
- Remote werken. Door elementen in het zaakproces aan elkaar te knopen waardoor informatiesystemen/ processen met elkaar samenwerken, is er meer ruimte om flexibiliteit te bieden in het oppakken van verschillende processtappen. Bijvoorbeeld vanuit huis, zodat een aanvraag niet blijft liggen omdat een werknemer niet op kantoor is.
Iedereen dezelfde informatie: hoe pak je dat aan?
In zaakgericht werken speelt een goede up-to-date informatievoorziening een essentiële rol. Alle bij een proces betrokken afdelingen en medewerkers moeten over de juiste en dezelfde actuele informatie beschikken. Zodat ze het proces goed kunnen doorlopen en tot het gewenste eindresultaat kunnen komen. Daarvoor is het handig als je in het kader van zaakgericht werken gegevens gemakkelijk kunt uitwisselen tussen verschillende applicaties en ze zo samen kunt brengen in een zaakdossier. Onder andere door:
- Zo veel mogelijk digitaal te werken. Dan zijn gegevens uit verschillende applicaties te verzamelen en vanaf verschillende locaties te benaderen. En is het gemakkelijker om gegevens te gebruiken voor de volgende stap in het proces. Dit resulteert in een enorme efficiëntieslag.
- Te werken met zaaktypen. Dit zijn afspraken over bijvoorbeeld de combinatie van statussen, betrokkenen, documenten, zaak-objecten, resultaten en archiveringskenmerken. De Vereniging Nederlandse Gemeenten heeft hiervoor een stappenplan zaaktypencatalogus ontwikkeld.
- Uitwisselingsstandaarden te gebruiken. Hiermee bespaar je jezelf veel ellende doordat je gebruik maakt van bestaande protocollen waarmee al ervaring is opgedaan in de uitwisseling van gegevens.
- Te werken met specifieke zaakgerichte API-standaarden. Gegevens over zaken, documenten, besluiten en klantcontacten worden los van processystemen opgeslagen in specifieke registers. Via specifieke API-standaarden zijn deze gegevens op te vragen en bij te werken.
Applicatie integratie is key
Om goed zaakgericht te kunnen werken, is het dus belangrijk om gegevens en applicaties goed te laten samenwerken en gegevens te laten samenkomen in een digitaal zaakdossier. Applicatie integratie is daarin het sleutelwoord. Dit kan op verschillende manieren:
- Via API’s. Openbare API’s, partner API’s of interne API’s of een combinatie hiervan.
- Via middleware. Handig voor het inrichten van de workflow van applicatie integratie, vooral wanneer je meerdere applicaties wilt integreren.
- Via een data integratie platform. Waarbij je gegevens uit verschillende databronnen verzamelt, sorteert en transformeert en verbinding maakt met verschillende applicaties door middel van connectoren.
Welke insteek je ook kiest, belangrijk is dat je de applicatie integratie goed voorbereidt. Zodat je inderdaad verschillende systemen zorgvuldig aan elkaar kunt koppelen. En alle betrokken medewerkers vervolgens over de juiste en meest actuele gegevens beschikken om beslissingen te nemen.
Hoe voer je zaakgericht werken in?
Applicatie integratie om meer zaakgericht te kunnen werken, vindt niet plaats in een vacuüm. Om het goed voor elkaar te krijgen, zijn er verschillende scenario’s:
- Big Bang. Hierbij gaat de gehele organisatie in één keer over op zaakgericht werken. Vooral handig wanneer de dienstverlening aan burgers, bedrijven of andere overheidsinstellingen snel verbeterd moet worden door hen meer inzicht te geven in het verloop van zaken. Deze optie is ook meer geschikt wanneer de organisatie niet heel groot is (minder dan 600 medewerkers).
- Proces voor proces. Hierbij voer je zaakgericht werken stap voor stap in, per proces. Dit is vooral handig voor organisaties die heel specifieke doelstellingen hebben voor een beperkt aantal processen. Bijvoorbeeld de optimalisatie van de dienstverlening bij subsidieaanvragen.
- Procesclusters. Deze aanpak zit tussen Big Bang en proces voor proces in. Deze optie is vooral handig als de nieuwe manier van werken gericht is op één specifiek domein of een bepaalde afdeling, zoals vergunningen, toezicht & handhaving of het sociaal domein.
Welke aanpak je ook kiest, van belang is dat je goed scherp hebt welk probleem zaakgericht werken in je gemeente oplost. Vervolgens pas je daar de doelstellingen op aan. Met een overkoepelend plan van aanpak voor de verschillende processen en een aanpak specifiek voor de applicatie integratie en datamigratie zet je dan zorgvuldige en gerichte stappen in meer zaakgericht werken.
Data migratie en datagedreven werken: waardevolle combinatie
Zaakgericht werken geeft je ook een boost in het meer datagedreven werken binnen je gemeente. Je koppelt niet alleen je systemen, maar ook de ingevoerde gegevens worden intensiever gebruikt en daarmee enorm waardevol. Om de resultaten naar de burger en bedrijven te verbeteren, maar ook om beleid goed te monitoren en te analyseren. Letterlijk twee vliegen in één klap!
Wil je meer weten over het implementeren en transformeren naar de cloud? Download hieronder ons ebook "De applicatie integatie gids: Met je organisatie naar de cloud".
