Slimmer, sneller en met minder kosten werken aan vele en verschillende gemeentelijke opgaven: dat zijn de taken die op de bordjes van gemeenten liggen. Met de werkzaamheden die volgen uit de decentralisatie van verschillende overheidstaken en de veranderingen door onder andere de Energietransitie en de Omgevingswet, worden gemeenten met nog meer taken opgezadeld. Tegelijkertijd verzamel je als gemeente ontzettend veel data. Data die je - met de juiste privacy- en beveiligingsmaatregelen - heel goed kan inzetten om slimmer, sneller en met minder kosten te gaan werken. De inrichting van een goede Business Intelligence omgeving vormt daarin een belangrijke sleutel. Welke drie stappen je kan zetten om die goede basis neer te zetten, beschrijf ik in dit blog.
Essentieel voor datagedreven werken: een goede fundering
Beschouw de data die je nu verzameld hebt en in de toekomst gaat verzamelen als een huis waarin je regelmatig nieuwe kamers met data bouwt. Kamers die je op verschillende momenten wilt openen en waaruit je verschillende soorten informatie wilt halen. Een huis bouw je ook niet zonder een goede fundering, dus zorg eerst voor een goede opslag van je gemeentelijke data die je wilt gebruiken om slimmer, sneller en met minder kosten te gaan werken.
Een handige oplossing hiervoor is een geautomatiseerd datawarehouse. Hierin komen de gegevens samen vanuit je verschillende bronsystemen. Je beschikt dan over data zonder dat je hiervoor de bronsystemen direct hoeft te belasten. En de mensen die binnen je gemeente betrokken zijn bij het datagedreven werken (het BI-team) kunnen via het datawarehouse gemakkelijk de gegevens ontsluiten, modelleren en beheren. Vervolgens creëer je met de onderstaande drie stappen houvast in de inrichting van je BI-omgeving.
Stap 1: Ontwerp je BI-omgeving
Elke gemeente beschikt over Excel-sheets, data-analysetools, data-integration tools en aparte programma’s (bijvoorbeeld voor personeelszaken en de financiële administratie) met rapportage-functies. Breng deze tools en functionaliteiten in kaart en bekijk vervolgens wat je nog nodig hebt om als gemeente met datagedreven werken aan de slag te gaan. Dat gat ga je vullen met de BI-omgeving. Je kunt dit in kaart brengen met een spider diagram. Hierin zie je in één oogopslag wat er per gebied al bestaat aan BI-inrichting en wat er nodig is om minimaal je BI-behoeften te kunnen invullen.
Kijk hierbij niet alleen naar de tools en software, maar ook naar je organisatie. Inventariseer hoe je in je gemeente de data nu gebruikt, beheert en beveiligt en van bijvoorbeeld welke open data en kernregistraties je gebruik maakt. Vergeet ook niet de verschillende servers in kaart te brengen.
Deze informatie gebruik je vervolgens om je requirements op te stellen (waar moet je BI-omgeving aan voldoen) en om een overkoepelend ontwerp van je BI-omgeving te maken. Op basis van de requirements en dit abstracte ontwerp formuleer je verschillende use cases. Bijvoorbeeld voor de verschillende domeinen die met de BI-omgeving (gaan) werken. Dit zorgt ervoor dat je heel concreet praktijkvoorbeelden genereert waarvoor je met je BI-omgeving oplossingen gaat leveren. Kies daarvoor één startproduct, bepaal de requirements, bepaal welke data je nodig hebt en maak de rapportage. Op deze manier creëer je voor jezelf een template met de stappen die je moet doorlopen om de gewenste informatie naar boven te halen.
Stap 2: Implementeer je BI-omgeving
In je ontwerp leg je een goede basis voor de implementatie van je BI-omgeving. Of voor de optimalisatie van je bestaande BI-omgeving, want dat kan natuurlijk ook. Met een overzicht van je huidige situatie qua tools, databronnen en servers en het ontwerp en de use cases voor je gewenste BI-omgeving, ga je vervolgens de mensen inschakelen waarmee je samen de datagedreven werken plannen gaat uitvoeren. Door het zetten van deze stap zorg je ervoor dat je in je gemeente je datahuishouding op orde krijgt en daarmee een sterke basis legt voor je BI-omgeving.
Dit biedt je ook de gelegenheid om een eerste product op te leveren waarmee je een concreet probleem in je gemeente aanpakt. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in welke straten regelmatig overstromen door hevige regenval of op welke wegen relatief veel ongelukken gebeuren.
Stap 3: Bouw je BI-omgeving verder uit en zorg voor goed beheer
Een goed ontwerp is de basis en een zorgvuldige en concrete implementatie van je ontwerp aan de hand van de use cases vormt de vervolgstap in de realisatie van datagedreven werken in je gemeente. Vervolgens kun je je BI-omgeving gaan uitbouwen. Het hoeft geen betoog dat een goed beheer bijdraagt aan een effectief BI-omgeving! Naast een goede informatiebeveiliging dient ook voldaan te worden aan de privacywet en aan datacompliance wetten en regels. Dat wordt nog weleens vergeten of onderschat.
Datagedreven werken maakt je gemeente slagvaardiger
Met een goed ingerichte BI-omgeving zorg je ervoor dat je als gemeente je data zorgvuldig kunt verzamelen, uitlezen en gebruiken voor het controleren, verantwoorden en wijzigen van je gemeentelijk beleid. Hierdoor creëer je een snel en juist overzicht over de actuele stand van zaken in je gemeente. Bijvoorbeeld over het aantal inwoners, laadpalen, het gebruik van de WMO, het aantal winkelpanden, et cetera. En kun je op basis hiervan zorgvuldige korte en lange termijn beslissingen nemen. Door gegevens van verschillende afdelingen te combineren, zorg je er ook voor dat medewerkers (nog) meer buiten hun eigen afdelingsgrenzen gaan denken en verbindingen gaan leggen. En daar word je als gemeente alleen maar slagvaardiger van.
Wil je meer weten over welke stappen je moet zetten om een datagedreven gemeente te worden en hoe je daarvoor Business Intelligence kunt gebruiken? Download dan onderstaand eBook “In 3 stappen naar een datagedreven gemeente”.
