Wanneer je als gemeente analyses maakt op basis van grote hoeveelheden gegevens, is de kwaliteit hiervan belangrijk. Een gemeentelijke taak waarvoor de datakwaliteit van extra belang is, is het sociaal domein. Door oplopende kosten en de daaruit voortvloeiende moeilijke keuzes is het verkrijgen van inzicht middels betrouwbare data een “must”. Alleen door het beschikken over de juiste, actuele en complete gegevens kan je inhoudelijk sterke en relevante rapportages genereren. En op basis daarvan een scherp inzicht genereren, snel en zorgvuldig het beleid bijstellen, keuzes maken en handelen. Het verhogen van de datakwaliteit in het complexe sociaal domein vraagt om een heldere aanpak. In dit blog lees je hierover meer.
Van overload aan informatie, naar verhelderende rapportages
Voor de uitvoering van de gemeentelijke taken op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, participatie en jeugdzorg verzamel je als gemeente heel veel verschillende gegevens:
- Gegevens over de cliënten zelf: zoals hun zorgvraag en hun voortgang.
- Financiële gegevens: zoals de declaraties van zorgverleners, de uitbetalingen en de openstaande terugvorderingen.
- Gegevens over de stand van zaken van de aanvragen en de werkprocessen.
Deze enorme hoeveelheid gegevens zorgt voor een flinke information overload. Hierdoor is het moeilijk overzicht te bewaren en de juiste beslissingen te nemen. Wanneer dossiers incompleet zijn of verouderde informatie bevatten, zorgt dit voor fouten in de indicaties en de toekenning van uitkeringen. Maar ook voor extra controles en voor heel veel contactmomenten. En, niet onbelangrijk: het levert een incompleet en onjuist overzichtsbeeld op van de uitgaven in het sociaal domein en van de effectiviteit van het ingezette beleid.
Voor verhelderende rapportages in het sociaal domein is het dan ook van groot belang dat het informatiemanagement, de informatiesystemen en de werkprocessen op orde zijn. Maar vooral: dat de kwaliteit van de gegevens die je verzamelt, hoog is. De gegevens moeten actueel, volledig, accuraat, consistent, begrijpelijk en uniek zijn. Dan is je basis goed en kun je doelgerichter aan de slag.
De voorbereiding
Het verhogen van de datakwaliteit in het sociaal domein is echter niet gemakkelijk. Vanwege de verschillende deelgebieden en vanwege de verschillende externe ketenpartners die erbij betrokken zijn. Van belang is dat je grip krijgt op de gegevens die je als gemeente verzamelt. En op de gegevens die je ontvangt van ketenpartners, al dan niet aan de hand van informatiestandaarden.
Voor een effectieve aanpak van de datakwaliteit is het handig te focussen op één of meer thema’s in het sociaal domein: de financiën, de dossiers, de handhaving en de werkprocessen. En deze stuk voor stuk beet te pakken:
- Werk met een datastrategie. Stel voor je focusgebied een datastrategie op. Neem hierin de volgende items op:
- De verschillende gegevensbronnen waarvan je gebruik maakt.
- De locaties waar de gegevens opgeslagen zijn: wie heeft daar toegang toe en welke gegevens worden uitgewisseld met welke applicaties.
- De relevantie van de verzamelde gegevens.
- Maak het SMART. Stel SMART-doelstellingen op voor wat je precies wilt bereiken in het focusgebied. Bijvoorbeeld: je wilt dat binnen 2 maanden 98% van de contactgegevens van de cliënten up-to-date is in alle systemen. Of dat binnen 3 maanden 95% van de facturatiegegevens van de zorgverleners correct verwerkt is in de systemen die gebruik maken van deze gegevens.
- Zorg voor borging. Maak een collega binnen de gemeente verantwoordelijk voor het waarborgen van de datakwaliteit. En neem datakwaliteit op in de periodieke planning & control cyclus.
De uitvoering
Wanneer je deze stappen gezet hebt en helder hebt wat je doelstellingen zijn en wie de datakwaliteit waarborgt, kun je aan de uitvoering beginnen:
- Stel aan de hand van verschillende parameters de kwaliteitseisen op waaraan die gegevens moeten voldoen.
- Houd een nulmeting van de kwaliteit van de geselecteerde gegevensverzamelingen.
- Zorg op basis van de nulmeting voor verbetervoorstellen die de datakwaliteit in het focusgebied verhogen.
- Ga aan de slag met de bevindingen en betrek de relevante organisatieonderdelen en ketenpartners daarbij.
- Check periodiek op basis van de parameters en de verbetervoorstellen en door middel van steekproeven de stand van zaken van de datakwaliteit.
De basis op orde, ruimte voor vernieuwende inzichten
Met deze stap voor stap behapbare en doelgerichte aanpak zorg je ervoor dat de basis waarop je de inzichten baseert, overeenkomt met de werkelijkheid. En krijg je op deze manier een accuraat en compleet beeld. Bijvoorbeeld van de verdeling van de cliënten over de verschillende uitkeringsvormen, de soort WMO-besteding, de mate van uitstroom en de declaraties per zorgverlener.
Het levert ook een beter zicht op van de resultaten van het ingezette beleid (outcome monitoring). Bijvoorbeeld of door de maatregelen meer inwoners daadwerkelijk een betaalde baan hebben. Of je kunt - wanneer aan de wetgeving is voldaan - met Machine Learning voorspellingen gaan doen voor je sociaal domein. Zoals voor de groei in het aantal gebruikers van de voorzieningen. Of welke huishoudens de gemeente nog niet kent, maar wel zou moeten willen kennen.
Met het datagedreven werken krijg je zo meer grip op de uitvoering van het beleid in het sociaal domein. Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer datagedreven te gaan werken? Download dan onderstaand eBook “In 3 stappen naar een datagedreven gemeente”.
