De uitgaven in het sociaal domein stijgen door de toegenomen vraag aan ondersteuning en de decentralisatie. De tekorten daarmee ook. Ook is er het bekende “na-ijl effect”: de maanden latere declaraties. Hierdoor is managementinformatie regelmatig achterhaald en niet helemaal compleet. Achterstanden die pas bij het opstellen van de jaarrekeningen een beetje ingelopen worden. Dit maakt het best moeilijk om bij te sturen en daarom is snel inzicht verkrijgen in je kostenposten essentieel. Maar ook in de onderhandelingen over de budgetten vanuit Den Haag en voor de ondersteuning in de meerkosten als gevolg van de coronacrisis, is het handig om een actueel en compleet overzicht te hebben. Hoe je snel inzicht krijgt in de kostenposten binnen je sociaal domein, lees je in dit blog.
Quick wins voor meer inzicht in de kosten binnen je sociaal domein
Je kunt het jezelf zo moeilijk maken als je wilt, er een compleet project voor opzetten of gewoon aan de slag gaan. De kosten blijven immers stijgen en aan inzicht heb je als gemeente steeds meer behoefte. Daarom de belangrijkste quick wins op een rijtje om dit te bereiken.
1. Krijg helder welke kostenposten prioriteit hebben
Op basis van de jaarrekeningen en rapportages van de afgelopen jaren heb je wel een redelijk beeld van waar de grootste financiële stromen zitten. Maar er zijn ook “kleinere” uitgaven die samen een flinke bulk aan kostenposten opleveren. Voor beide soorten kostenposten is het goed om scherp te krijgen waar je prioriteiten liggen en waar de zwaarste financiële lasten liggen.
2. Houd je huidige rapportages tegen het licht
In het sociaal domein stel je regelmatig rapportages op. Van de uitgaven per categorie, van de resultaten en van de verwachte instroom. Houd deze rapportages eens goed tegen het licht: geven ze je nog steeds actuele, volledige en begrijpelijke informatie? Is het helder wat de stand van zaken is en wat de trends en ontwikkelingen in de kostenposten zijn? Of kun je hierin scherper formuleren en eenduidiger weergeven?
3. Verzamel de meest relevante informatie voor je rapportages
Budgetten stel je samen op basis van indicaties van afgelopen jaren en schattingen voor komende jaren. Meer grip op je kosten creëer je wanneer je voor je rapportages de meest relevante informatie verzamelt, bijvoorbeeld op basis van je prioriteiten. Zoals het aantal cliënten, de acties die zijn uitgezet voor cliënten, de doorlooptijden, de werkbelasting van betrokken medewerkers, de bereikte resultaten en natuurlijk de uitgaven die gedaan worden om het beleid uit te voeren. Relevant en compleet.4. Breid het zaakgericht werken uit
Wanneer je werkt met de concrete aanvraag van een client, kun je een meervoudige aanvraag ook opsplitsen in deelaanvragen. De eenvoudige aanvragen kunnen snel opgepakt worden, zonder “keukentafelgesprek”. De meer complexe aanvragen zullen iets meer organisatie nodig hebben. Door die opsplitsing aan de hand van zaakgericht werken, krijg je ook een beter en sneller beeld van de kosten per categorie.
5. Werk intensief samen met je ketenpartners
Inzicht geven in de kosten van je domein doe je niet alleen. Hiervoor ben je ook en vooral afhankelijk van de informatie van je ketenpartners. Er zijn verschillende aspecten waarop je je kunt focussen. Handhaaf bijvoorbeeld de deadline-afspraken met zorgaanbieders over het melden van nieuwe cliënten (binnen 5 dagen na start van het zorgtraject) en het indienen van declaraties (binnen 30 dagen na afloop van het traject). Zorg voor goed contractmanagement en houd regelmatig een risicoanalyse.
6. Maak van je datakwaliteit een speerpunt
Parallel hieraan en vanwege het toenemend belang, kan het zeker geen kwaad om tijd te investeren in de kwaliteit van de gegevens op basis waarvan je de rapportages opstelt. Wijs iemand aan voor de datakwaliteit die zich vooral richt op de aspecten die relevant zijn voor het inzicht in de kostenposten. Door van de datakwaliteit een speerpunt te maken, zal je merken dat je sowieso met veel actuelere en volledigere gegevens werkt. Hierdoor zijn de bestuurlijke beslissingen over de uitgaven beter en scherper te onderbouwen.
7. Inventariseer welke applicaties je kunt integreren
In het sociaal domein werk je met veel verschillende ketenpartners en applicaties. Bijvoorbeeld voor de financiële administratie, de cliëntenadministratie en de processen. Dit maakt het niet altijd makkelijk een actueel en volledig beeld van de kosten te krijgen en te houden. Integratie van de verschillende applicaties (bijvoorbeeld met een Common Ground aanpak) en het werken met informatiestandaarden, maken dan een enorm verschil. Je werkt met dezelfde gegevens en het doorgeven van informatie gaat veel sneller.
8. Gebruik een helder en up-to-date datamodel
Naast dat je scherp hebt welke kostenposten meer inzicht nodig hebben, wat je kunt verbeteren aan je rapportages, je de meest relevante informatie verzamelt en van datakwaliteit een speerpunt maakt, is het goed om met een helder en actueel datamodel en eenduidige indicatoren te werken. Hiermee creëer je overzicht welke gegevens precies nodig zijn, wat je ook weer informatie geeft wanneer je kostenposten gaat uitbreiden of updaten.
Data gedreven werken: snel inzichten in je kosten
Ook wanneer je meer en sneller inzicht wilt hebben in je kostenposten binnen je sociaal domein, spelen dus data en data gedreven werken een belangrijke rol. Met data gedreven werken creëer je op basis van volledige actuele gegevens meer grip op je sociaal domein. Zo komen ook je handen vrij om aan de slag te gaan met het verder verbeteren van de verschillende financiële aspecten in dit boeiende domein.
Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer data gedreven te gaan werken? Download dan onderstaand eBook “In 3 stappen naar een data gedreven gemeente”.
