Think big, start small! De perfecte BI-strategie voor het mkb

Je wilt als onderneming groeien: nieuwe markten aanboren, producten verbeteren en meer digitale kanalen inzetten. Beslissingen daarover baseer je op input in de vorm van grote hoeveelheden gegevens, analyses en voorspellingen. Om die slim aan elkaar te knopen en een scherp beeld van je bedrijfsvoering te krijgen, gebruik je Business Intelligence. Hoe je daarvoor een strategie opzet, passend bij een mkb-onderneming, lees je in dit blog.

Think big! Een aim-for-the-moon-BI-strategie

Voordat je aan de slag gaat met een BI-strategie, is het belangrijk om scherp te krijgen waarvoor je Business Intelligence inzet. Wees daarin niet te bescheiden! Je kunt BI bijvoorbeeld inzetten voor:

• Een flinke efficiëntieslag in je processen. Wanneer je een goed inzicht hebt in de werking van je processen, kun je ze flink bijschaven en verbeteren, waardoor resources uiteindelijk minder wegvloeien en je inkomsten stijgen. Drukken de orderafhandeling, de logistiek of HRM bijvoorbeeld zwaar op de budgetten? Op basis van een scherpe doelformulering helpen BI-analyses je zorgvuldige beslissingen te nemen om hier verbeteringen in aan te brengen.
  
  
• Doorontwikkeling van je producten, diensten of klantervaringen. Vooral wanneer je veel online verkoopt en je veel gegevens over klantgedrag verzamelt, kun je jouw producten en diensten steeds beter afstemmen op realtime klantgegevens. Grote hoeveelheden gegevens over bijvoorbeeld interacties, transacties, feedback en het sentiment van klanten geven hele waardevolle input voor de doorontwikkeling van je producten of diensten. Maar dan moet je ze wel kunnen combineren en goed weten waarvoor je het doet, zodat je zorgvuldige beslissingen kunt nemen die passen bij de klantbehoefte en zo je omzet vergroot.
  
  
• Scherper risicobeheer. Of het nu gaat om het risicomanagement van je dagelijkse bedrijfsvoering of om strategische bedrijfsbeslissingen: van belang is dat je er inzicht in krijgt en houdt. Wat is bijvoorbeeld de invloed van extreme weersomstandigheden op je bedrijfsvoering? Of de uitval door ziekte van meerdere collega’s? Of wisselende internationale aanvoerlijnen? Kun je een beeld krijgen van de gevolgen hiervan? Welke maatregelen moet je treffen om de operationele kosten dan zo laag mogelijk te houden? Met BI kun je hier meer grip op krijgen.

Wat heb je daarvoor nodig?

Heb je eenmaal scherp welke doelen je wilt bereiken met je BI-strategie, dan is het tijd voor de volgende stap: wat is er nodig om die doelen te bereiken. Wees daarin heel praktisch, oftewel: start small!

1. Krijg scherp hoe je ervoor staat. Qua bedrijfsvoering, gegevensbronnen en tools. Wat mist er om bijvoorbeeld in te zetten op een doel als “doorontwikkeling van je klantervaring”?
   
   
2. Plan je doelstellingen. Maak ze SMART. Bijvoorbeeld “binnen drie maanden 30% meer positieve klantervaringen via drie nieuwe online verkoopkanalen”. Breng daarvoor ook in kaart welke gegevens je nodig hebt, zoals bijvoorbeeld de kanalen waar je deze reviews verzamelt.
   
   
3. Inventariseer hoe je de gegevens daarvoor verzamelt. En hoe ze worden gedistribueerd. Zijn de gegevens gemakkelijk van bijvoorbeeld je eigen website, of je bedrijfsaccount op verkoopkanalen als Bol.com of Amazon te downloaden en te gebruiken?
   
   
4. Selecteer de meest geschikte BI-tool. Voor het bereiken van je doelen, je doelstellingen en op basis van je gegevensbronnen. Dit kan natuurlijk een Excel-sheet zijn. Maar vaak zitten daar toch een paar haken en ogen aan. Een BI-tool biedt je onder andere meer opties om gemakkelijk gegevens te verzamelen, te combineren en up-to-date analyses te tonen in duidelijke overzichten. Wanneer je werkt met een proof of concept, krijg je ook direct een beeld of de tool goed past bij jouw onderneming.
   
   
5. Laat een ervaren persoon meekijken. Een goed BI-project zet je niet even 1-2-3 op. Soms kan het handig zijn om een ervaren mkb’er of BI-professional met je opzet mee te laten kijken.
   
   
6. Zet je gegevens in. Maak gebruik van de enorme hoeveelheid gegevens die je als mkb-onderneming verzamelt. Begin klein met het uploaden van enkele datasets, werk vervolgens een datamigratie-plan uit, inclusief data maturity model. Focus je daarbij op de kwaliteit van je data: de bron waarop je jouw bedrijfsanalyses- en beslissingen baseert.
   
   

Meer weten over BI voor het mkb?

Met een passende strategie, doelen en doelstellingen leg je een hele goede basis om met BI aan de slag te gaan en verder uit te bouwen. Belangrijk is om met een kleine BI-project-cyclus te beginnen en er tijd voor in te ruimen, maar vooral: gewoon beginnen. Zo komt het bereiken van je bedrijfsdoelen en -doelstellingen een stuk dichterbij en haal je meer uit je gegevens. Wil je meer weten over het gebruik van data in het mkb en de rol van BI daarin? Download dan het onderstaande eBook over Business Intelligence en Data Analytics.