Natuurlijk is ieder business intelligence project uniek met eigen technische specificaties en wensen op maat. Toch kun je BI projecten over het algemeen globaal hetzelfde opzetten. En dat is erg handig, want zo hoef je niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden. In deze tweedelige blogserie nemen we je mee wat de drie belangrijkste stappen zijn voor zo’n project en aan welke eisen je organisatie moet voldoen om dit te laten slagen.
BI voor het MKB
Elk bedrijf wil weten hoe het ervoor staat, ook het MKB. Op operationeel en tactisch niveau ontbreekt vaak een goede informatievoorziening, waarbij BI kan helpen. Grote kans dat ook jouw organisatie al eerste stappen heeft gemaakt met BI, waarschijnlijk in de vorm van Excel sheets. Helaas loop je hierbij een groter risico op fouten en blijven goede visualisatie- en beheermogelijkheden uit. De ideale oplossing? Starten met een goede BI-omgeving, dit kan je organisatie echt naar het volgende niveau helpen.
Stap 1: ontwerp de BI-omgeving
Voordat je direct begint met de aanschaf van tools en het maken van rapportages, is het belangrijk om stil te staan bij het grote plaatje: wat heb je al en waar wil je naartoe? Je zult ongetwijfeld zien dat er nog een gat is tussen de behoefte en wat er nu is. Je kunt dit simpel in kaart brengen door middel van een spider diagram – in dit diagram zie je in één oogopslag wat er per gebied al bestaat aan BI-inrichting en wat er nodig is om minimaal je managementbehoefte te kunnen invullen. Zo’n spider diagram laat je zien op welke punten je BI-omgeving nog ontwikkeld moet worden, en op welke vlakken je er al goed voorstaat. Bij het ontwerp let je op meer dingen dan alleen welke tools of software je wilt aanschaffen, sterker nog: wat ons betreft ga je eerst met andere dingen aan de slag. Let daarentegen wel op:
- Organisatie en processen (Hoe wordt data gemanaged? Hoe wordt data gebruikt?)
- Informatie en functies (Meta-data management, data research)
- Techniek en tools (welke tools en technieken heb je nu al? Denk hierbij aan een data research server, een data server of interface server)
Tip: start met een use case. Begin je BI-omgeving klein, zodat je eerst met één voorbeeld kan testen wat werkt voor jouw organisatie en waar de behoefte ligt.
Stap 2: Implementeer of optimaliseer de BI-omgeving
In het ontwerp heb je een goede basis gelegd voor succesvolle implementatie van een nieuwe BI-omgeving of optimalisatie van een bestaande BI-omgeving. Je ziet in ieder geval het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie terug, maar waarschijnlijk heb je (nog) geen dedicated BI-team intern om te concretiseren wat er precies nodig is om het doel te realiseren. Een handige zet is het inschakelen van een gespecialiseerde partner. Zo voorkom je een lange termijn investering (je hebt de partij immers maar een korte tijd nodig), en heb je wél de kennis in huis die je BI use case kan laten slagen. Daarnaast haal je met een externe deskundige parate up-to-date kennis over BI in huis.
Stap 3: Bouw de BI-omgeving verder uit
Goed beheer is essentieel voor het succes van je use case en je gehele BI-omgeving. Gegevensbeheer houdt in dat je data verzamelt, overziet, uitleest en gebruikt voor het controleren, verantwoorden en wijzigen van het beleid. Door zo eenvoudig en volledig mogelijk gegevens te verzamelen en te verhelderen, kun je optimaal gebruik maken van je BI-omgeving. Goed beheer betekent dat jij altijd overzicht hebt over de actuele stand van zaken, en dat maakt je niet alleen geloofwaardig maar ook betrouwbaar. Het helpt je op korte en lange termijn betere beslissingen nemen. Uiteindelijk kun je namelijk alleen op deze manier zorgen dat je BI-omgeving verder kan groeien. Op het moment dat je processen vastlegt, ben je in staat om meerdere use cases te doen voor je bedrijf.
Ready, set, grow
Hopelijk heb je in dit blog de eerste handvatten gekregen om te starten met een (kleinschalig) BI project in jouw bedrijf. Het belangrijkste is om vooraf goed na te denken wat je wil bereiken, hoe het eindresultaat eruit moet zien en om tussentijds alle stappen vast te leggen. En onthoud: begin klein!
Wat zijn jouw ervaringen met business intelligence voor jouw bedrijf? Laat je ervaringen achter in een reactie hieronder. Benieuwd hoe data analytics hierbij een rol speelt? Download dan onderstaand e-book.
