Business intelligence voor het midden- en kleinbedrijf, dat gaat toch helemaal niet samen? BI-projecten staan erom bekend groot uitgezet en uitgebreid aangepast te worden. Een ‘normaal’ BI-project duurt enkele weken tot maanden, een complex project kan tot wel vijf jaar in beslag nemen. Daar hangt natuurlijk ook een behoorlijk prijskaartje aan. Hoe complexer het project, hoe meer je richting de duizenden euro’s gaat. Een hele investering dus – en daarmee niet handig voor een MKB met minder budget, tijd of mankracht dan een grote organisatie. En toch beantwoorden wij bovenstaande vraag negatief: business intelligence voor het MKB is namelijk wél rendabel. We nemen je graag mee in de project cyclus.
BI is niet alleen voor de groten
Wie denkt dat BI alleen voor de grootste spelers op de markt is, heeft het dus goed mis. Ook als MKB is inzicht in je data een goede manier om bedrijfsprestaties en besluitvorming te optimaliseren. Een professionele BI-oplossing ligt vaak buiten het budget van het midden- en kleinbedrijf, maar dat betekent niet dat je trouw je (tijdrovende) Excelbestanden moet blijven updaten. Tegenwoordig kun je eenvoudig op kleinere schaal een traject starten waarin je leert wat jouw bedrijf met BI kan doen. Een oplossing in de cloud bijvoorbeeld vraagt geen grote investering. Je start al met business intelligence voor het MKB in vier stappen.
1. Laat je goed adviseren
Hoe begin je als MKB dan aan een BI project cyclus? Simpel: niet zomaar. Neem niet direct een duik in de oceaan van business intelligence maar laat je goed adviseren door een expert. Niet iedereen maakt zich nieuwe technologieën meteen eigen, dus zorg ervoor dat een BI-professional je vanaf het allereerste begin bijstaat. Zo zul je als een vis in de zee door alle data heen zwemmen. Je kunt natuurlijk ook alvast zelf een begin maken.
2. Begin met een POC
Een proof of concept (POC) is een methode om te bepalen of een plan haalbaar is. Een POC geeft sturing aan je idee en bepaalt of dit binnen je bedrijf en bedrijfscultuur werkt. In een goed POC leg je niet alleen de huidige behoefte van je MKB vast, maar denk je ook aan wat je bedrijf later nodig heeft. Daarnaast is het verstandig om IT’ers bij het project te betrekken. Een BI-verkoper zal namelijk niet te veel tijd steken in de uitleg van de moeilijke technologische kant, dus zorg dat je niet voor (ongewenste) verrassingen komt te staan. Focus je op de capaciteit van de tool, niet op hoe visueel aantrekkelijk deze is. Tot slot: diezelfde verkoper wil je waarschijnlijk direct de hand schudden, maar onthoud dat er geen deal is zonder minimaal één uitslag te hebben gezien. Een BI-testrapportage zegt al veel over de werkzaamheid van het product. Deze ‘proof’ in het POC noemen we een ‘use case’.
3. Investeer niet/weinig tot je meer weet
Om erachter te komen of een BI-tool de investering waard is, hebben we één woord voor je: trial. De meeste software mag je direct (en gratis) uitproberen. Je bekijkt dan samen met je team welke software geschikt lijkt voor de cyclus van het MKB. Maak van tevoren een lijstje met voorwaarden. Zo test je in de proefversie bijvoorbeeld hoe de software binnen je bestaande IT-omgeving wordt geïmplementeerd. Daarbij zit je ook niet met grote investeringen aan de voorkant van een project. Heb je alles op je lijstje op je kunnen afvinken? Dan is de software het overwegen waard.
4. Voorkom gebrek aan kennis: werk samen met iemand van jouw grootte
Het is goed om je aan het begin van je project te laten adviseren, maar ook gedurende de cyclus is kennis van buitenaf welkom. Je wil natuurlijk geen use case mislopen doordat je te weinig kennis in huis hebt. Daarom is het slim om samen te werken met iemand die net zo groot is als jij en daardoor begrijpt hoe jij als MKB werkt. Zo kun je zowel terugvallen op iemand als je door de bomen het bos niet meer ziet als je eigen kennis delen.
Voor elk wat wils
Door BI leer je hoe je data kunt gebruiken in het optimaliseren van je bedrijfsvoering. Dat komt elk bedrijf ten goede – en zeker ook het MKB. Tegenwoordig zijn er mogelijkheden in verschillende vormen en maten om werk te maken van je BI. Een professionele oplossing voor het MKB is helemaal niet duur of tijdrovend, want BI is niet meer alleen voor de groten. Met met een beetje hulp van binnen- en buitenaf pluk je de vruchten van je data.
Wil je meer weten over het omgaan met je data? Download dan hieronder het e-book 'Data Analytics'.
