In je gemeente werk je met verschillende basisregistraties en kernregistraties. Een bijzondere kernregistratie is die van het gemeentelijk beleid, met name van je omgevingsbeleid. Geen onbelangrijke kernregistratie en tegelijkertijd een hoofdingrediënt van de Omgevingswet. Maar ook niet de gemakkelijkste, heb je vast ondervonden. Hoe je de kernregistratie van je beleid slim aanpakt en dan met name de integrale beleidsmonitoring, lees je in dit blog.
Waar loop je tegenaan bij de kernregistratie van je beleid?
- Omzetten van beleid naar indicatoren. Je beleid gaat over ambities, visies, strategieën, doelen, normen en maatregelen. KPI’s maken deze onder andere concreet. Maar dit is niet altijd makkelijk.
- Verschillende databronnen. In je kernregistratie wil je gebruik maken van verschillende databronnen. Op die manier kun je zo scherp mogelijke analyses maken en daarop je beleid monitoren en aanpassen. Het integreren van de databronnen kan wat hoofdbrekens opleveren.
- Beschermde gegevens. Bij sommige beleidsterreinen werk je misschien wel met persoonlijke gegevens, specifieke locatiegegevens of financiële gegevens. Het is belangrijk dat je deze gegevens goed beveiligt tegen onjuist gebruik.
- Actualisering van data. Wil je goed de vinger aan de pols houden bij je beleid, dan zijn actuele gegevens essentieel.
- Weergave van je beleid. Een grafiek in een Excel-sheet geeft al een beeld van waar je staat met de beleidsdoelen. Dit is vaak een vrij statische weergave, waarin je nog niet kunt “schuiven” met variabelen en de effecten ervan kunt zien.
Pak ze slim aan
De kernregistratie van je beleid levert een aantal uitdagingen op. Er zijn veel oplossingen waarmee je in de aanpak ervan snel en slim een enorm verschil maakt:
- Werk met een datawarehouse of datalake. Hierin verzamel je alle databronnen die relevant zijn voor je beleid. In het geval van de kernregistratie van je omgevingsbeleid verzamel je in je datawarehouse of datalake bijvoorbeeld de vastgestelde normen, de gegevens van de metingen en de effecten van de maatregelen. Op basis hiervan maak je vervolgens per thema, per periode en per gebied verschillende matrixen.
- Zorg voor een omslag in denken. Wanneer het over beleid gaat, ben je als organisatie natuurlijk gewend om voor het delen van kennis veel met rapporten te werken. Die blijven belangrijk en handig. Deze rapporten zijn wel vaak een momentopname en het kost wat tijd om ze actualiseren. Door de beleidsregels als data in te voeren in een database, kun je veel meer gebruik maken van de inhoud en werk je met meer actuele informatie. Dit vraagt wel een omslag van “denken in rapporten naar denken in data” , maar daar krijg je een bijna realtime omgevingsbeleid voor terug.
- Zet verder in op datagedreven werken. Deze omslag in denken sluit naadloos aan bij datagedreven werken. Door slim gebruik te maken van de grote hoeveelheden gegevens die je als gemeente verzamelt en opslaat, pak je verschillende gemeentelijke onderwerpen efficiënt aan. Je aanpak wordt anders, je focus wordt anders en je ontwikkelt je als organisatie mee in het verdere digitaliseringsproces.
- Focus op datakwaliteit en bescherming. Maak de kwaliteit van de data en een goede beveiliging en bescherming van je gegevens tot een key point in je aanpak. Daarmee zorg je dat de gegevens waarmee je werkt betrouwbaar, actueel en relevant zijn. Hiermee leg je een stevige basis en zet je een enorme stap in de kernregistratie van je beleid.
- Werk met een Common Ground aanpak. Met de Common Ground aanpak zorg je voor een flexibele en slimme inrichting van je informatievoorziening, voor betere bescherming van je gegevens. Ook maak je optimaal gebruik van de technologische ontwikkelingen op het gebied Internet of Things, Big Data, Machine Learning en Artificial Intelligence. Je werkt in deze aanpak met uniforme gegevens, haalt de gegevens op met API’s, maakt gebruik van één gemeenschappelijke integratie-laag en de gegevens blijven in de bron. Een win-win-win-situatie dus.
- Steek tijd in een gebruikersvriendelijke viewer. Waarmee je de doelen, beleidsindicatoren en monitoring goed weergeeft en waar mogelijk interactief maakt. Ook een goede zoekfunctie en een heldere lay-out maken een wereld van verschil in de weergave van je beleid.
Verder bouwen
Voor elke uitdaging is er dus een oplossing. De implementatie ervan hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maak een plan voor integrale beleidsmonitoring, werk het uit en ga verder bouwen. Koppel de relevante applicaties aan elkaar, werk met een Data Maturity Model en bereid je organisatie verder voor op de nieuwe aanpak van de registratie van beleid. Dan zet je enorme stappen in datagedreven werken, een slimme informatievoorziening en een scherpere registratie en monitoring van je beleid.
Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer datagedreven te gaan werken? Download dan onderstaand eBook “In 3 stappen naar een datagedreven gemeente”.
