Je hebt de beslissing genomen: jullie gaan over naar één of meerdere nieuwe applicaties. Voor de boekhouding, de facturen, de klantenadministratie of alle drie tegelijkertijd. Misschien integreer je een aantal applicaties en dan ook maar meteen naar de cloud. Nieuwe functionaliteiten en meer efficiëntie: heerlijk! Maar de gegevens in de “oude” tools zorgen nog wel voor wat kopzorgen. Hoe een datamigratie-plan je daarbij kan helpen en op welke vlakken datamigratie je voordelen oplevert, lees je in dit blog.
Van hoofdbrekens naar gave resultaten
Belangrijke e-mails, facturen, contactgegevens, jaarrekeningen, overzichten van inkopen en uitgaven en salarisgegevens; krijg ze maar eens mee naar een nieuwe online tool. Met de export-functie die vaak in tools zit, kom je al een heel eind. Vaak genereert het een CSV-bestand met de gegevens, die je vervolgens kunt importeren in je nieuwe tool. Toch loopt het hier nog regelmatig spaak. Meestal komen de gegevensvelden in de oude en de nieuwe tool niet overeen, verschillen de lengtes of de toegestane karakters of staan de gegevens in een andere volgorde. Het is dan een flink gepuzzel om tot een goed resultaat te komen. Een nieuwe tool en bestaande data kunnen elkaar echter ook versterken. En datamigratie is echt geen hogere wiskunde. Het vergt vooral een goede voorbereiding.
Meerdere smaken
Wanneer je besluit tot datamigratie heb je meerdere opties: migratie van de opslag van je data, van je databases, van je applicaties, migratie naar de cloud of zelfs migratie van hele bedrijfsprocessen. Welk type migratie je ook kiest, van belang is dat je een bepaalde fasering aanhoudt (grofweg: ontwerpen, downloaden, opschonen, uploaden), tijd investeert in een plan voor datamigratie en in het testen.
Tips voor een soepele datamigratie
Verschillende organisaties zijn je al voorgegaan in hun datamigratie-projecten. Hieruit zijn de volgende best practices te halen:
- Krijg inzicht in de complexiteit van je gegevens. Koppel hieraan het doel van je datamigratie-project. Krijg goed scherp waar de gegevens zich precies bevinden, welk formaat ze hebben en welke transformatie er nodig is om ze te gebruiken in de nieuwe tool.
- Werk met gegevensstandaarden. Hiermee krijg je meer inzicht in de gebieden waar eventuele uitdagingen liggen en het helpt je jouw gegevens up-to-date te houden.
- Wijs een verantwoordelijke aan. Zorg dat deze verantwoordelijke scherp blijft op het datamigratie-proces, de kwaliteit van de gegevens en dat hij of zij zorgt voor de verantwoording van de keuzes.
- Inventariseer in de kwaliteit van je data. Met goede sets aan gegevens is het veel prettiger migreren en is het resultaat van je datamigratie-project ook veel beter.
- Maak een risicoanalyse. Van wie, waar en op welke manier je nu de bedrijfsgegevens gebruikt en hoe dat eventueel in de toekomst verandert.
- Zorg voor een goede back-up van de gegevens. Hoe goed je het ook voorbereid, in een datamigratie-proces zitten altijd risico’s. Met een goede voorbereiding, tijd en een goede back-up van je gegevens, maak je die risico’s zo klein mogelijk.
- Kies een geschikte datamigratie-tool. Kies er één die qua functionaliteiten past bij jouw organisatie en de mensen die ermee werken.
- Test, test, test. Vooraf aan de migratie, tijdens de migratie en na de migratie test je of de gegevens kloppen en het juiste formaat hebben.
Oplossing voor meerdere puzzels
In je nieuwe tool(s) werken met je bestaande gegevens; dat is natuurlijk het hoofddoel van je datamigratie. Maar datamigratie levert daarnaast ook nog een aantal andere voordelen op:
- Betere bescherming van je data. Doordat je je data migreert naar een nieuwe tool en die tool waarschijnlijk een cloud-tool is, krijg je ook de beschikking over snellere updates van de tool die werkt met die data. Doordat die tool sneller wordt geüpdatet met de nieuwste patches, zijn je gegevens beter beschermd.
- Meer mogelijk met je data. Met een nieuwe tool kun je waarschijnlijk ook veel meer doen met je data en is het waarschijnlijk gemakkelijker werken met je data. Bijvoorbeeld in het geval van business intelligence kun je op basis van je gemigreerde data scherpere analyses genereren, interessante koppelingen leggen, actuelere overzichten maken of de stand van zaken van je organisatie beter weergeven.
- Lagere opslagkosten. Datamigratie is ook een heel geschikt moment om te kijken naar de opslagstructuur van je data. Doordat je je data verplaatst van een misschien wel dure opslaglocatie en deze waarschijnlijk samenbrengt met data van een andere opslaglocatie, kun je ook dit aspect beetpakken en op lagere kosten.
- Hogere kwaliteit van je data. Datamigratie is hét moment om de kwaliteit van je data goed onder de loep te nemen. Voldoen de gegevens nog aan de eisen die je zelf stelt en kun je nog snel en goed voldoen aan de eisen die bijvoorbeeld externe partijen (zoals de accountant, Belastingdienst of de Autoriteit Persoonsgegevens) stellen. Doordat je met opgeschoonde databronnen werkt, worden je analyses ook accurater.
Datamigratie hoeft dus niet heel complex te zijn, met een goede voorbereiding levert het je heel veel op en maak je nog meer gebruik van de in je organisatie aanwezige data. Wil je meer weten over het gebruik van data en datagedreven werken in het mkb? Download dan het onderstaande eBook over Business Intelligence en Data Analytics.
