In je bedrijf werk je met verschillende systemen. Sommige oud, sommige nieuw en met veel gegevens op verschillende plekken. Er komt een moment dat je nieuwe software of een nieuw platform in gebruik neemt of afscheid gaat nemen van legacy systemen. In al die gevallen moet je de relevante gegevens naar de nieuwe omgeving migreren. Hoe zo’n datamigratie-project eruit ziet en welke onderdelen je daarin eventueel zelf kunt doen, lees je in dit blog.
Stappenplan voor overzicht en controle
Datamigratie doe je er niet even naast en een goede voorbereiding is het halve werk. Hiermee behoud je overzicht en controle en zorg je tegelijkertijd voor een kwaliteitsslag in je datahuishouding. Een overzicht van de stappen:
- Doel datamigratie vaststellen. Datamigratie kun je zo breed en zo smal aanpakken als je zelf wilt. Belangrijk is scherp te krijgen waarom je de gegevens wilt of moet migreren:
Is er een acute noodzaak omdat huidige systemen niet meer doorontwikkeld worden? Of omdat je meer gegevens wilt samenbrengen? Ga je meer in de cloud werken? Of wil je applicaties gaan integreren?
Denk ook goed na over wanneer je het datamigratie-project afgerond wilt hebben en welk budget je ervoor vrij kunt maken. En welke eisen jullie stellen aan het “eindproduct”.
Je vertrekpunt geeft je het kader waarbinnen je doelstellingen voor de datamigratie vaststelt en zo creëer je ook draagvlak voor het project. - Gegevensbronnen analyseren. Kun je alle gegevensbronnen opnemen in het nieuwe systeem? Wat doe je met de gegevens die niet meegaan? Hoe staat het over het algemeen met de kwaliteit van de gegevens? Wanneer je hier een helder beeld van hebt, kun je prioriteiten aanbrengen. En - ook niet onbelangrijk - een betere inschatting maken van de haalbaarheid van het datamigratie-project binnen het tijdsbestek dat jullie in gedachten hebben.
- Datamigratie-strategie bepalen. Op basis van de informatie uit stap 1 en 2 en samen met de belangrijkste betrokkenen (IT, directie, de medewerkers die intensief met de systemen werken, klantcontact, eventueel externe ontwikkelaars en specialisten) stel je de strategie voor de datamigratie op. Gaat het om een volledige systeemmigratie? Of gaat de migratie gefaseerd plaatsvinden in onderdelen? Welke onderdelen pakken jullie dan wanneer op? Welke mensen zijn waar en wanneer nodig?
Besteed in deze stap ook veel aandacht aan de privacygevoelige gegevens en breng de risico’s van datamigratie goed in beeld. Een datamigratie-project levert je als bedrijf veel voordelen op en is vaak gewoonweg noodzakelijk. Maar datamigratie werkt vooral goed als je grip houdt op wat er wanneer met de gegevens gebeurt. - Gegevensbronnen opschonen. Het is niet altijd nodig en mogelijk om alle gegevens uit al je gegevensbronnen te migreren naar het nieuwe systeem. Inventariseer wat daadwerkelijk mee moet. Pak tegelijkertijd het verbeteren op van de kwaliteit van de gegevens die wel meegaan. Datamigratie is hét moment om met een schone lei te beginnen. Maak een lijstje van prioriteiten en werk gefocust aan het voldoen aan de eisen die je hebt vastgesteld voor je datakwaliteit. Schone en uniforme gegevens werken ook in een nieuw systeem een stuk gemakkelijker.
- Verbindingen in kaart brengen. Inventariseer wat de mogelijkheden zijn om gegevens direct in te laden. Breng de verschillende gegevenselementen en de onderlinge verbindingen in kaart (data mapping). Spreek daarnaast met elkaar af hoe (in welk formaat) de brongegevens precies aangeleverd moeten worden. Dat scheelt een hoop onduidelijkheid bij betrokkenen.
- Testen, controleren en definitief migreren. Pak een onderdeel dat relevant is voor jullie bedrijfsvoering en voer hiervoor op een aparte testserver een proefmigratie uit. Werk met een testplan, houd alle stappen goed bij en wees kritisch. Plan het beste moment voor de (deel)migratie, bereid het bedrijf voor en zorg voor extra opslagruimte en voor back-ups.
Niet onbelangrijk wanneer de datamigratie daadwerkelijk is uitgevoerd: voer een afrondende controle uit of de gegevens volledig en zuiver zijn gemigreerd, vier met het team de datamigratie en deel eventueel met je klanten deze mooie ontwikkeling.
Welke onderdelen kun je eventueel zelf doen?
Om kosten te besparen en niet alles helemaal uit handen te geven, kun je eventueel onderdelen uit het datamigratie-project zelf uitvoeren. Vooral de stappen op het gebied van de projectorganisatie (datamigratie-doelen stellen, mensen betrekken bij het project, datamigratie-strategie bepalen) kun je als bedrijf goed zelf oppakken.
Ook het onderdeel datakwaliteit kan heel waardevol zijn om zelf op te pakken. Zelf een goede analyse maken van de bestaande gegevensbronnen en die gegevensbronnen vervolgens opschonen zodat ze voldoen aan jullie kwaliteitseisen. Op deze manier maak je de gegevens klaar voor de datamigratie. Maar ook beter geschikt als betrouwbare actuele bron om klanten beter te bedienen en een vinger aan de bedrijfsvoeringspols te houden.
Meer weten over datagedreven werken?
Datamigratie is geen losstaand project. Of je nu een klein of middelgroot bedrijf bent, er komt een moment in je digitale transitie dat je gegevens moet gaan migreren. Met een goed uitgevoerd datamigratie-project zorg je ervoor dat je IT beter beheerd wordt, processen soepeler verlopen en daardoor je bedrijf beter draait.
Met een goede datamigratie zet je als bedrijf ook weer een grote stap in meer datagedreven werken, doel daarbij is onder andere een goede datakwaliteit in je nieuwe systeem. Hierdoor wordt de data waarop je je analyse baseert beter en resulteert dit ook in betere beslissingen.
Wil je meer weten over hoe je als midden- of kleinbedrijf slim gebruik kunt maken van de grote hoeveelheden data in je onderneming? Download dan het onderstaande eBook over Business Intelligence en Data Analytics.
