Gemeenten kúnnen eigenlijk niet meer om digitale transformatie, datagedreven werken en online samenwerken heen. Ook omdat ze zoveel voordelen en kansen opleveren, zoals efficiëntere processen, meer flexibiliteit, verlaging van de operationele kosten en verbetering van de samenwerkingen en de dienstverlening. Een effectieve en toekomstbestendige aanpak van deze nieuwe realiteit voor gemeenten is door waar mogelijk in de cloud te gaan werken, door onder andere gebruik te maken van SaaS-oplossingen en van hosting in de cloud. Maar hoe cloud-ready zijn gemeenten eigenlijk? Hoe staat jouw gemeente er qua digitalisering voor? En wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij de migratie van applicaties en data naar de cloud? In dit blog ga ik hier dieper op in.
Iedereen cloud-ready?
Burgers en ondernemers verwachten dat de gemeentelijke dienstverlening digitaal beschikbaar is. Ketenpartners, mede-overheden en ondernemers werken steeds meer met online diensten, platforms en digitale uitwisselingsstandaarden. Gemeentelijke beslissingen worden steeds vaker genomen op basis van grote hoeveelheden data. En als gevolg van het nieuwe coronavirus veranderen de werkomstandigheden van de medewerkers.
Uit onderzoek (2018) van I&O Research blijkt dat ambtenaren werkzaam bij gemeenten, het Rijk, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties de digitaliseringsdoelen van de overheid in ruime meerderheid onderschreven, maar dat ze er op dat moment nog niet optimistisch over waren: het ging nog niet snel en doelmatig genoeg. Een meerderheid van de gemeenteambtenaren (63%) kon zich in 2018 dan ook niet vinden in de stelling dat hun gemeente ‘minstens net zo snel digitaliseert als gemiddeld in de samenleving gebeurt’.
Bijna 80 procent van de overheidsorganisaties met meer dan 50 medewerkers hebben inmiddels SaaS-oplossingen in huis, blijkt uit een onderzoek (2019). En 71% van de ondervraagde overheidsinstellingen gebruik van public cloud bij de overheid geeft aan tevreden of zeer tevreden te zijn over de public cloud-diensten die zij afnemen (bron). Bijna de helft van de ondervraagden maakt inmiddels gebruik van SaaS-oplossingen voor HRM-activiteiten zoals voor de personeelsadministratie of de salarisverwerking.
Digitalisering en het gebruik van de cloud door overheden ontwikkelt zich dus. Op de website WaarStaatJeGemeente krijg je meer inzicht in hoe jouw gemeente qua digitalisering scoort, ook ten opzichte van andere gemeenten.
Begin met een cloud-strategie
Een grote stap in de digitalisering van je gemeente kun je zetten door je applicaties en data naar de cloud te migreren. Maar hoe weet je of je als gemeente cloud-ready bent? Waar moet je dan op letten? Een handige start is om jezelf de volgende oriënterende vragen te stellen:
- Wat zijn de voordelen van de cloud voor mijn gemeente?
- Wat zijn de kosten voor mijn gemeente van het migreren van de applicaties en de data naar de cloud?
- Welke uitdagingen brengt de cloud voor mijn gemeente met zich mee?
- Welke maatregelen moet mijn gemeente nemen op het gebied van licenties, architectuur en infrastructuur?
De voordelen, kosten, uitdagingen en maatregelen vormen vervolgens input voor je cloud-strategie voor jouw gemeente. Hierin verwerk je onder andere de te bereiken doelen, het plan van aanpak om die doelen te bereiken, de kosten en baten en de roadmap van je cloud-migratie.
Past het in het gemeentelijk beleid?
Nadat je deze informatie verzameld hebt, is het goed om te toetsen of de cloud-strategie past bij de gemeentelijke toekomstplannen. In welke mate wil jouw gemeente digitaliseren? Welke doelen willen ze ermee bereiken? Staan alle belangrijke stakeholders achter de cloud-strategie? Hoeveel ruimte is er voor cloud-migratie qua tijd en geld. Maar ook: wat zijn de gevolgen van het werken in de cloud voor de medewerkers? Moeten de ICT-medewerkers bijgeschoold worden? Is extra capaciteit nodig? Zo ja, welke precies? Door deze informatie te verzamelen en te verwerken in je cloud-strategie, creëer je overzicht en tegelijkertijd draagvlak voor de cloud-migratie.
Is er ruimte voor cloud-migratie?
Met je applicaties en data overgaan van on-premise naar de cloud kan helaas bijna nooit in één keer. Een cloud-migratie verloopt vaak stapsgewijs. Wanneer je huidige systemen niet over kunnen naar de cloud, zijn er koppelingen nodig tussen de on-premise en cloud-applicaties. Wanneer die niet beschikbaar zijn, maar de functionaliteiten van die applicaties wel essentieel zijn, moet je misschien overstappen naar leveranciers die wel cloud-diensten aanbieden. Daarnaast kan het zijn dat je huidige digitale infrastructuur en architectuur nog niet volledig cloud-ready zijn.
Afhankelijk van de grootte van je gemeente, je huidige digitale infrastructuur en je doelstellingen moet je daarom voor de cloud-migratie een bepaalde tijd uittrekken. Check binnen de verschillende betrokken afdelingen of daar ruimte voor is. Misschien kan de cloud-migratie zo ingepast worden dat deze samenloopt met al lopende transities zoals de Energietransitie en de implementatie van de Omgevingswet. Zodat deze projecten elkaar kunnen versterken.
Wat doe je met je legacy-systemen?
Een onderdeel van het cloud-ready worden, is een strategie voor je legacy-systemen. Veel gemeenten werken nog regelmatig met verouderde on-premise systemen die niet zo gemakkelijk te integreren zijn met grote datastromen en nieuwe technologieën als API’s, online betaalsystemen, digitale identificatiemethoden en open data. Het koppelen en beheren van die legacy-systemen is complex en kost daardoor veel tijd en geld. Onderzoek daarom van tevoren wat je met je legacy-systemen en de erin opgeslagen data wilt gaan doen. En verwerk de aanpak hiervan in je cloud-strategie.
Je data veilig migreren
Niet alleen je applicaties naar de cloud verplaatsen en je digitale infrastructuur en architectuur aanpassen zijn grote stappen in de transformatie naar een in de cloud opererende gemeente. Ook grote hoeveelheden gevoelige data gaan mee. De cloud-applicaties moeten deze kunnen blijven lezen en de kwaliteit van de data moet hoog blijven of worden. Besteed ook aandacht aan de informatiebeveiliging: zorg onder andere voor een beleid van sterke passwords, zorgvuldige beveiligingsprocedures en specifieke inlog-tools.
Juridische aspecten
Commitment vanuit het beleidskader en ruimte qua personeel en budget zijn voorwaarden voor het naar de cloud brengen van je gemeente. Maar ook de juridische aspecten vergen bij het werken in de cloud aandacht. Denk bijvoorbeeld aan de bescherming van de persoonsgegevens (AVG). En aan de locatie van de gegevens die je online verzamelt en opslaat. Verdiep je ook in andere relevante wetgeving rondom cloud computing zoals de meldplicht datalekken, het opstellen van contracten met SaaS-leveranciers en verwerkersovereenkomsten. Er is al veel ontwikkeld op dit gebied en ook de landelijke overheid en de VNG kunnen je hierbij goed ondersteunen.
Gemeenten naar de cloud: een sprong vooruit in je digitale transformatie
Cloud-ready word je als gemeente niet van de ene op de andere dag. Maar wanneer je aan de slag gaat met de bovenstaande onderdelen zet je grote stappen in je digitale transformatie. Effectiever online samenwerken, bredere digitale dienstverlening en optimaler datagedreven werken worden daardoor mogelijk. Vooral op het gebied van datagedreven werken biedt een cloud-migratie gemeenten direct veel voordelen: cloud-applicaties kunnen gemakkelijker aan elkaar gekoppeld worden en als gemeente beschik je al over veel data. Zodat je op deze manier, dankzij de cloud-migratie, een flinke sprong vooruit maakt in je digitale transformatie.
Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer te werken met applicatie integratie? Download hieronder ons ebook "De applicatie integratie gids: Met je organisatie naar de cloud".
