Steeds meer gemeenten maken gebruik van de gegevens die ze in verschillende systemen verzamelen. Bijvoorbeeld voor de implementatie van de energietransitie en de Omgevingswet. Maar ook om meer grip te krijgen op het sociaal domein, problemen in de gemeente aan te pakken, inzicht te krijgen in de gemeentelijke processen en een beeld te krijgen van mogelijke verbeteringen. Zodat ze - ondanks het grotere takenpakket en het kleinere budget - efficiënter en effectiever kunnen werken. De rol van gegevens in belangrijke gemeentelijke overheidstaken is daarmee steeds groter geworden en zal verder uitgroeien. De kwaliteit van de gebruikte gegevens is daardoor essentieel.
Uit onderzoek van GemeentenNL onder 274 gemeenten blijkt dat over die kwaliteit zorgen bestaan. Hoewel 66% van de gemeenten aangeeft met gegevens te werken, vindt 63% van de geënquêteerden de kwaliteit van de gegevens die ze gebruiken voor hun functie nog onvoldoende of matig. 66% van de gemeenten geeft aan dat de eigen analyses van de gegevens beter moeten en 54% vindt dat er nog een verbeterslag gemaakt kan worden in de verwerking van de gegevens.
Hoe meet je de gegevenskwaliteit van je gemeente?
Er is dus nog wel werk aan de winkel. Maar wat is gegevenskwaliteit precies? Wat wordt eronder verstaan? Gegevenskwaliteit is de mate waarin de gegevens die je gebruikt, geschikt zijn voor het doel waarvoor je ze wilt gebruiken (fit for use). Voor je gemeente is het bijvoorbeeld belangrijk dat de gegevens die je gebruikt voor het verlenen van toestemming voor laadpalen, bouwprojecten en uitgaven aan de WMO volledig kloppen: de gegevens moeten actueel, volledig, accuraat, consistent, begrijpelijk en uniek zijn.
Daarnaast zijn de aspecten privacy en security van je gegevens belangrijk. Denk aan de eisen die gesteld zijn in het kader van de AVG. Maar ook aan de normen op het gebied van de beveiliging van je gegevens tegen cyberaanvallen op gemeentelijke databases en systemen. Tools en audits geven je een goed beeld van hoe het gesteld is met de kwaliteit van je gegevens op deze twee gebieden.
Voor welke gegevens is deze kwaliteit allemaal belangrijk?
Voor alle gegevens die je gebruikt binnen je gemeente is de kwaliteit belangrijk. Het principe van garbage in, garbage out is door de groeiende rol van het gebruik van gegevens binnen gemeenten nog relevanter geworden. Wanneer de gegevens over bijvoorbeeld het aantal cliënten van de WMO, vroegtijdige schoolverlaters of verleende horeca-vergunningen niet kloppen (in je primaire gegevensbronnen), neem je als gemeente verkeerde beslissingen. Daarnaast zijn er twee bronnen waarvoor de kwaliteit van de gegevens net zo belangrijk is; de secundaire gegevensbronnen:
- Big Data. De grote hoeveelheden gegevens die je verzamelt via verschillende systemen vormen input voor de analyses en beslissingen op het gebied van gemeentelijk beleid. Zoals de rapportages over de status van het sociaal domein in je gemeente waarbij het gaat over de verschillende aspecten als jeugdzorg, thuiszorg en (re)integratie. Of de ruimtelijke analyses en de kernregistratie van je beleid in het kader van de Omgevingswet. Wanneer je de gegevens uit deze verschillende bronnen niet zuiver en actueel houdt, wordt het een stuk moeilijker om deze goed te combineren tot een nieuwe gegevensbron. En hier de juiste analyses op los te laten, zuiver beleid op te maken en bij te sturen.
- Open Data. Hierbij gaat het om gegevens die je als gemeente relatief gemakkelijk en gratis kunt verkrijgen. Bijvoorbeeld bij de landelijke overheid of uit internationale, lokale en regionale databronnen. Het is niet alleen belangrijk dat je de kwaliteit van die externe bronnen goed checkt. Maar ook dat de gegevensbronnen die je als gemeente zelf openbaar maakt de juiste kwaliteit hebben. Denk bijvoorbeeld aan de input die je levert voor de Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein, maar ook aan de kaarten met kadastrale perceelsgrenzen, milieuzones en winkelgebieden die je via je gemeentelijke website aanbiedt.
Hoe verbeter je de kwaliteit van je gegevens?
Het meten van de kwaliteit van je gebruikte gegevens heeft natuurlijk alleen zin als je er vervolgens ook iets mee gaat doen. Om de kwaliteit te verbeteren van de grote hoeveelheid gegevens die gemeenten inmiddels verzamelen, is een stappenplan essentieel:
Stap 1. Houd een gegevenskwaliteitsscan
Inventariseer welke gegevens je verzamelt en in welke systemen deze gebruikt worden. Breng per domein binnen je gemeente een hiërarchie aan in het belang van de verschillende gegevensbronnen. Check of de gebruikte gegevens actueel, volledig, accuraat, consistent, begrijpelijk en uniek zijn. En of ze voldoen aan de eisen op het gebied van de AVG en de normen op het gebied van informatiebeveiliging.
Stap 2. Maak met elkaar afspraken over de verbetering
Maak met de verschillende afdelingen afspraken over de kwaliteitseisen, de prioriteiten in de gegevensbronnen en de manier van aanleveren van de gegevens. En ga hier vervolgens mee aan de slag. Pak de prioriteiten beet en houd elkaar regelmatig op de hoogte van de vorderingen.
Stap 3. Maak van gegevenskwaliteit een prioriteit
Wijs een persoon aan in je gemeente die de gegevenskwaliteit in de gehele gemeente in de gaten houdt, coördineert en continu optimaliseert. En zet het onderwerp regelmatig op de verschillende vergaderagenda’s. Op deze manier hou je focus op de gegevenskwaliteit en zet je een grote stap richting de verdere uitbreiding van datagedreven werken in je gemeente.
Gegevenskwaliteit en datagedreven werken: een noodzakelijke samenwerking!
Datagedreven werken levert gemeenten veel voordelen op, zoals tijdwinst en een verhoging van de kwaliteit van het beleid en de beslissingen. Het hoeft verder geen betoog dat gegevenskwaliteit
een van de belangrijkste pijlers is van het datagedreven werken. Met de gegevenskwaliteit goed en continu in het vizier in het datagedreven werken, verbeter je als gemeente de kwaliteit van je dienstverlening en besluitvorming. Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer datagedreven te gaan werken? Download dan onderstaand eBook “In 3 stappen naar een datagedreven gemeente”.
