In het eerste blog van deze tweedelige serie gingen we in op de drie stappen die je moet zetten om te starten met een BI project voor het MKB. Om succesvol hierin te zijn, is het handig om voor die eerste stap eerst kritisch te kijken naar je huidige organisatie. Hoe je dat doet en wat je kan helpen, lees je in dit blog.
De 3 stappen: een korte samenvatting
Even terug naar ons vorige blog: de drie stappen van het BI project. Kort door de bocht zijn dit de volgende:
- Ontwerp de BI-omgeving. Zorg dat je eerst groots nadenkt: hoe moet jouw organisatie er in de toekomst uitzien? Word vervolgens concreet door één use case op te stellen waarmee je kan testen.
- Vervolgens ga je jouw use case implementeren of optimaliseren. Waar ging het fout? Wat zijn aandachtspunten voor de volgende keer? En welke processen zou je absoluut weer herhalen? En: in hoeverre is deze use case generaliseerbaar voor je hele organisatie?
- Bouw hierna de BI-omgeving verder uit. Nadat je één succesvol project hebt gedraaid en weet waarop je moet letten, kun je doorpakken. Zorg dat je gegevensbeheer optimaliseert en start met een volgende use case.
Klinkt helder, toch? Maar ongetwijfeld weet jij (net als ik) dat dit gemakkelijker gezegd is dan gedaan. In het MKB heb je meestal geen dedicated BI-team tot je beschikking, wat betekent dat je het moet doen met beperkte capaciteit en tijd. Het is dus zaak om zo efficiënt mogelijk ter werk te gaan.
Het geautomatiseerde datawarehouse
Wil je een vliegende start maken met BI én je BI-omgeving goed klaarzetten zodat je in de toekomst uit kan breiden, maar wil je geen compleet BI team inhuren? Dan kan een geautomatiseerd datawarehouse voor jou een goede oplossing zijn. Data warehouse automation (DWA) is het proces waarbij alle fases van een datawarehouse worden versneld of geautomatiseerd. Dit vindt plaats vanaf de systeemanalyse van bronnen tot het testen en de documentatie. Zo zorg je voor meer productiviteit, betere kwaliteit en kun je kosten van business intelligence verlagen. De drie meest genoemde voordelen zijn:
- Efficiënter gebruik van je BI-omgeving
- Sneller reageren op veranderingen
- Betere beslissingen nemen
Aan de slag met DWA
Ik moet toegeven: ook DWA klinkt als veel werk. Processen automatiseren levert je natuurlijk op de lange termijn bijvoorbeeld kosten- en tijdbesparing op, maar vergt in eerste instantie zeker wat tijd. Allereerst moet je kiezen wat het soort datawarehouse is waarmee je aan de slag wil: enterprise, operational data store of data mart. Welke je nodig hebt, hangt voornamelijk af wat je uiteindelijk met de gegevens wil doen. In veel gevallen is het namelijk helemaal niet nodig om met de grootste optie te starten. Klein beginnen kan je tijd besparen en zorgen dat je sneller aan je BI project toekomt. In deze fase is het vaak handig om een specialist in te vliegen; dat kan door bijvoorbeeld hulp te vragen aan iemand van je IT-afdeling die hier al ervaring mee heeft (bijvoorbeeld vanuit vorige werkgevers) of door een externe specialist in te huren.
De vier stappen van data warehouse automatisation
Heb je de knoop doorgehakt en wil je ook een geautomatiseerd datawarehouse in jouw bedrijf? Goed idee. Zorg voordat je start dat je deze vier stappen doorneemt en uitvoert- zo voorkom je dat het project halverwege strandt:
- Zorg voor commitment binnen je organisatie. Richt een projectgroep op en zorg voor draagvlak.
- Zorg voor een goede data-integratie en -beveiliging. Wanneer je systemen aan elkaar koppelt, is beveiliging en goede integratie cruciaal. Let ook op wie je toegang geeft tot de systemen, zodat niet iedereen zomaar overal bij kan.
- Verleg rollen en werk samen. Door collega’s verantwoordelijk te maken voor taken, zorg je voor beter gegevensbeheer. Breng processen in kaart en blijf goed met elkaar samenwerken en communiceren.
- Zorg voor goede training. Essentiele laatste stap: besteed tijd aan het inwerken van collega’s die aan de slag gaan met je data warehouse, zodat je zeker weet dat je het meeste uit je aankoop kunt halen.
Van datawarehouse automation naar self-service BI
Met behulp van datawarehouse automation zal je BI project een stuk succesvoller zijn. Sterker nog, je bent in staat om veel analyses en rapporten zelf uit je data te halen. Hierdoor heb je dus minder hulp van IT nodig. Ben je benieuwd dit er in de praktijk uitziet? Download dan onderstaand e-book.
