Business Intelligence wordt door steeds meer bedrijven gebruikt om inzicht te krijgen in de markt, klanten, concurrenten en interne bedrijfsprocessen. Logisch, want goed uitgevoerd levert BI je veel op, van efficiëntere werkwijzen tot meer customer intimacy. Tegelijkertijd staat de inzet van BI niet garant voor succes. Je hebt experts nodig die ervaring hebben met je bedrijf en branche, maar ook met de nieuwste technologische ontwikkelingen. Dat soort mensen heb je vast niet per 10 verpakt in je voorraadkast liggen. Dan maar roeien met de riemen die je hebt? Of een dozijn nieuwe medewerkers aannemen? Nergens voor nodig. Tegenwoordig kun je BI-teams gewoon laten invliegen. Hoe dat werkt, bespreken we in dit artikel.
De Mise-en-Place van de IT-afdeling
Het inhuren van een extern team is niet nieuw en komt in veel sectoren voor. Denk maar aan horeca-teams zoals Mise-en-Place, mobiele OK-teams, cabin-crews en beveiligingsteams. Hiermee haal je kennis en ervaring in huis die je makkelijk op- en afschaalt. Inhuren biedt immers meer flexibiliteit dan vaste contracten aanbieden. En het laten invliegen van een extern team t.o.v. het inhuren biedt nog meer voordelen. Zo zijn de teamleden in externe teams vaak geselecteerd op basis van hun rol en krijg jij zo de perfecte mix van ervaring en specialisaties. Daarnaast zijn de teamleden op elkaar ingewerkt en hebben ze een andere kijk op jouw branche, organisatie en IT-infrastructuur. Zo kunnen zij verbeteringen doorvoeren waar je eigen IT-mensen niet eens aan hadden gedacht. Dit levert niet alleen kostenbesparingen op, maar ook een betere marktpositie.
Veel voordelen dus, maar hoe werkt het inhuren van een extern BI team in de praktijk? Hieronder geven we drie tips.
Tip 1. Maak vooraf duidelijke afspraken
Niets vervelender dan betalen voor diensten die je niet nodig hebt. Zorg daarom dat van tevoren duidelijk is wat je van het BI team verwacht. Voor hoeveel weken of maanden komen de specialisten helpen en wat gaan ze doen tegen welke tarieven? Zorg ervoor dat je halverwege bij kunt sturen als dit nodig blijkt. Zo kun je bij veel partijen extra uren inhuren. Stel ook realistische doelen: hiermee voorkom je dat het project drie keer zo lang duurt als gepland en de kosten oplopen. Besteed ook aandacht aan nazorg. Kan je de externe specialisten achteraf telefonisch om hulp vragen en kunnen zij zorgen voor de overdracht aan je eigen IT-managers? Het is onhandig als het team met stille trom vertrekt en je eigen mensen geen idee hebben wat er de maanden ervoor is uitgevoerd.
Tip 2. Hou zeggenschap over je strategie
Je kunt veel zaken uitbesteden, maar niet je strategie. Een extern BI team weet (als het goed is) alles van BI en manieren om inzicht te krijgen in grote hoeveelheden data, maar niemand weet de bedrijfskoers beter te bepalen dan je eigen management. Laat je externe BI team daarom niet bungelen en vertel hen wat je met de opgedane inzichten wilt bereiken. De BI specialisten kunnen je vervolgens wél adviseren in de stappen die je met BI moet zetten om deze doelen te behalen. Doe je dit niet, dan zijn de externe BI-specialisten stuurloos en is de kans klein dat ze zich uitbetalen- hoe goed ze ook zijn.
Tip 3. Laat externen en internen samenwerken
Het inhuren van een externe partij kan spanning oproepen bij je eigen medewerkers, zeker als de externen werkzaam zijn in hetzelfde vakgebied. Praat je eigen IT-mensen daarom van tevoren bij over de plannen die je hebt met het externe BI team. Maak duidelijk dat je externen inhuurt om je eigen IT-afdeling te ontlasten en/of te verbeteren, niet om hen te vervangen. Je in-house IT-ers zijn immers hard nodig voor andere IT-gerelateerde zaken en kunnen niet zomaar een extra project op hun schouders nemen. Leg daarnaast uit dat het externe team nieuwe kennis het bedrijf in brengt waar de IT-afdeling veel aan gaat hebben. Zorg er daarom voor dat de externe en interne IT-ers op dag 1 al aan elkaar worden voorgesteld en samen optrekken. Externe BI teams mogen dan wel alles weten van BI; jouw eigen IT-medewerkers weten alles van het bedrijf en de branche.
Strategische touwtjes
Een extern BI team inhuren levert dus het meeste op als je hun komst goed voorbereidt, je IT-medewerkers betrekt en zelf de strategische touwtjes in handen houdt. Dat klinkt als een flinke tijdsinvestering, maar hiermee zorg je ervoor dat het team voor langere tijd zelfstandig aan de slag kan. En dat gaat meer opleveren dan je met eigen medewerkers en kennis zou kunnen klaarspelen.
Benieuwd welk type IT’er bij jouw organisatie past? Vul dan de test hieronder in en kom erachter of je op zoek moet naar iemand binnen je organisatie, een nieuwe collega met een vast dienstverband of dat een collega via detachering een beter idee is voor jouw organisatie.
