In een vorig blog schreef ik over het belang van digitalisering voor het MKB. Eén van de voordelen van digitaal werken is dat je sneller en zorgvuldiger informatie kunt verzamelen en uitwisselen. Verschillende tools en apps helpen je daarbij. Handelingen zijn in deze tools te automatiseren en digitalisering maakt op afstand werken mogelijk. Een interessante volgende stap voor MKB-ondernemingen is het integreren van applicaties. Op welke manieren je applicaties kunt integreren en wat de voordelen van applicatie integratie zijn, lees je in dit blog.
Applicatie integratie is het proces waarbij de onafhankelijk van elkaar ontworpen applicaties in je onderneming met elkaar samenwerken. Met één user interface of applicatie heb je dan toegang tot de gegevens en functionaliteiten van de andere applicaties. Er zijn verschillende manieren van applicatie integratie:
- Alleen aan de buitenkant. De gebruiker heeft één user interface voor zich waarachter verschillende applicaties schuilgaan die anders niet geïntegreerd kunnen worden. Met middleware technologie verzamelt het de informatie die de gebruiker invoert op een webpagina of in een ander soort user interface.
- Koppelen van bedrijfsprocessen. Hierbij worden de verschillende logistieke stappen van een bedrijf als het ware op de IT-systemen “geplakt”. De workflows helpen bij het bepalen welke informatie uit welke systemen wanneer nodig is. Bijvoorbeeld aan en melding van een verkoopsysteem aan het systeem van de boekhoudafdeling dat een factuur opgemaakt moet worden.
- Gegevens uitwisselen. Hierbij worden de gegevens met verschillende applicaties gedeeld en op al die plekken up to date gehouden. Dit kan door code te schrijven die ervoor zorgt dat de applicaties in de onderneming elkaars gegevens begrijpen. Of door gebruik te maken van een bestandsformaat dat de verschillende applicaties begrijpen, zoals CSV.
- API’s. API staat voor Application Programming Interface. Dit is een pakket functies en regels die ervoor zorgen dat een applicatie naar onderdelen van een andere applicatie kan verwijzen of ermee kan communiceren. Binnenin de API zorgen protocollen ervoor dat de applicatie integratie plaatsvindt. Deze manier van applicatie integratie wordt veel toegepast, bijvoorbeeld bij webapplicaties.
Wat zijn de voordelen van applicatie integratie?
Je kunt applicatie integratie dus op verschillende manieren toepassen. Wat de meest geschikte manier voor jouw onderneming is, hangt af van verschillende factoren. Zoals de grootte van je onderneming, het beschikbare budget en de aanwezige expertise om applicaties te integreren. Welke manier je ook kiest, het zal je voordelen opleveren:
- Wanneer je applicaties hebt gekoppeld die gebruik maken van dezelfde gegevens, hoef je die gegevens maar één keer in te voeren. Dit scheelt veel tijd. Denk bijvoorbeeld aan het integreren van de applicaties voor het kunnen uitbetalen van de lonen. Wanneer je het tijdregistratiesysteem koppelt aan de loonbetalingen, scheelt dit veel tijd omdat je de persoonsgegevens niet twee keer hoeft in te voeren.
- Minder fouten. Het eenmalig invoeren van gegevens scheelt ook veel fouten. Vooral bij het uitbetalen van grote bedragen, maar ook voor een zuivere boekhouding is het foutloos werken enorm belangrijk. Wanneer applicaties gekoppeld zijn en gegevens maar één keer ingevoerd worden, verklein je de kans op menselijke fouten.
- Verbetering van de interne processen. Wanneer je de applicaties voor bijvoorbeeld je verkopen en je facturatie integreert, heb je minder handmatige handelingen en verloopt het interne proces soepeler. Hetzelfde geldt voor het koppelen van de applicaties voor je klantenadministratie en je e-mailnieuwsbrieven. Bij elke nieuw te versturen nieuwsbrief maak je dan gebruik van de automatisch gegenereerde up-to-date nieuwsbrief-inschrijflijst uit je klantenadministratie.
- Direct inzicht voor klanten in relevante informatie. Bijvoorbeeld wanneer je Google Maps integreert in je website om aan je klanten de locatie van je onderneming te tonen en hen een routebeschrijving te laten genereren. Of een koppeling tussen je voorraadsysteem en je online shop zodat een klant direct ziet of het gewenste product nog op voorraad is.
- Nieuwe inzichten. Wanneer je de gegevens uit bijvoorbeeld je marketingtool combineert met de gegevens uit je voorraadsysteem, krijg je een beter beeld van de impact van je marketingcampagnes op je verkopen. Of wanneer je de uitgaven aan reiskosten van de medewerkers koppelt aan de huur van je bedrijfspand, krijg je meer inzicht in de kosten en baten van de locatie van je onderneming en de stappen die je eventueel kunt zetten om dit te optimaliseren.
- Meer grip op je onderneming. Wanneer je verschillende applicaties met elkaar integreert, wordt het ook makkelijker om een goed overzicht te krijgen van het reilen en zeilen van je bedrijf. Het blijft dan niet beperkt tot losse Excel-sheets, maar je krijgt dan up-to-date grafieken en diagrammen van alle inkomsten en uitgaven tot je beschikking. Hiermee creëer je een goede basis voor de toepassing van Business Intelligence.
Meer weten over applicatie integratie in het MKB?
Digitalisering en applicatie integratie leveren MKB-ondernemingen dus ontzettend veel voordelen op en applicatie integratie is op verschillende manieren mogelijk. Belangrijk is vooral om klein te beginnen, ook wanneer je aan de slag gaat met bijvoorbeeld een Business Intelligence project. Met de gekoppelde applicaties kun je op basis van de daarin aanwezige gegevens sneller en efficiënter werken, maar ook betere analyses maken. Analyses die helpen bij het optimaliseren van de bedrijfsvoering en het nemen van beslissingen.
Wil je meer weten over het implementeren en transformeren naar de cloud? Download hieronder ons ebook "De applicatie integratie gids: Met je organisatie naar de cloud".
