Veel organisaties gebruiken een systeem om gegevens over het presteren van hun onderneming te verzamelen. Van Excel-sheets tot complete datawarehouses: er zijn allerlei management informatie systemen in gebruik voor business intelligence doeleinden. In dit soort systemen worden gegevens uit verschillende databronnen verzameld, bewerkt, geanalyseerd en gepresenteerd. Hierdoor kun je als manager goed onderbouwd vooruit kijken en verbeterpunten voor het nieuwe jaar formuleren. Maar waarop moet je letten bij de inrichting van je management informatie systeem? Dat vertel ik je in dit blog aan de hand van 4 tips.
1. Kan het systeem grote hoeveelheden gegevens aan?
Organisaties hebben vaak veel gegevens over hun bedrijfsprocessen in huis: van cijfers over de afzet, het energieverbruik en de salarissen tot gegevens over binnengekomen klachten en websitebezoeken. Deze gegevensbronnen hebben inmiddels een enorme omvang: Big Data. Het grote aantal verschillende databronnen waarvan de inhoud zich regelmatig ververst, zorgt ervoor dat je als organisatie beter onderbouwde en actuele beslissingen kunt nemen. Dat helpt je om beter in te spelen op marktontwikkelingen. Bijvoorbeeld over het doen van investeringen, markten die jullie wel of niet kunnen aanboren en het al dan niet moeten terugbrengen van de kosten.
Maar door deze grote, snel van inhoud veranderende databronnen en externe marktontwikkelingen, wordt van een management informatiesysteem veel gevraagd op business intelligence gebied. Daarom is het goed om te kijken of je management informatie systeem hier goed mee kan omgaan.
2. Welke gegevens stop je erin?
De gegevens die je in het management informatie systeem stopt, moeten accuraat en zo actueel mogelijk zijn. Anders neem je beslissingen die jouw organisatie misschien niet adequaat ondersteunen, bijvoorbeeld bij het nemen van een besluit over de investeringen in marketing of logistiek. Maak daarom afspraken over wie wanneer welke gegevens aanlevert en in welk formaat. Op deze manier zorg je ervoor dat de kwaliteit van je gegevens toeneemt, en daarmee ook de kwaliteit van de managementinformatie én de conclusies die je trekt.
3. Hoe is de beveiliging geregeld?
Je management informatie systeem bevat belangrijke én gevoelige gegevens over je organisatie. Gegevens die je niet met iedereen wilt delen. Kijk daarom bij de inrichting van het systeem goed wie er toegang toe heeft en let op aspecten als de compliance aan wetgeving. Wanneer je de gegevens in je management informatie systeem goed beschermt en niet méér gegevens opslaat dan nodig is (privacy by design), zet je daarmee ook goede stappen op het AVG-vlak.
4. Hoe is de match tussen informatiebehoefte en informatiesysteem?
Je management informatie systeem moet natuurlijk “gewoon goed genoeg” zijn om te kunnen gebruiken voor business intelligence inzichten. Maar hoe kom je daar achter? Hoe koppel je een informatiebehoefte als ‘ik wil de winstgevendheid van elke klant en elk product weten’ eigenlijk aan de vraag ‘welke business intelligence software heb ik nodig?’ Om hierin inzicht te krijgen, kun je een aantal stappen volgen:
1. Bepaal de informatiebehoefte
Vraag managers van verschillende afdelingen die met het systeem (moeten) werken, aan de hand van vragenlijsten naar hun behoefte aan managementinformatie. Zijn er bijvoorbeeld dagcijfers nodig, of zijn week- en/of maandcijfers ook voldoende? En moet de informatie uitgesplitst kunnen worden naar afdeling, of volstaat de informatie per locatie? Is er een sterke behoefte aan inzicht in de afhandeling van klachten? Of in de ontwikkelingen op online marketing-gebied?
2. Bepaal de minimaal benodigde inrichting
Wanneer je vastgesteld hebt aan welke managementinformatie er binnen de organisatie behoefte is, ga je kijken welke inrichting je daarvoor minimaal nodig hebt. Voldoen de Excel-sheets bijvoorbeeld nog? Of past een desktop business intelligence oplossing of een datawarehouse beter bij jullie management informatie behoefte? Met het vaststellen van het minimaal benodigde type management informatiesysteem, weet je ook de minimaal benodigde inrichting. Willen de managers bijvoorbeeld zelf KPI-dashboards kunnen gaan maken? Dan moet het management informatie systeem wel deze functionaliteit bieden.
3. Breng de huidige business intelligence situatie in kaart
Bepaal voor elk van de benodigde inrichtingsaspecten de stand van zaken binnen jouw eigen organisatie. Worden er al gegevens op dagniveau verzameld, gegevens over de klachten van klanten of gegevens die gebruikt worden voor marketingdoeleinden? Wordt er veel beroep gedaan op de IT-afdeling voor ondersteuning bij het genereren van management informatie? Breng dit in kaart.
4. Vergelijk huidig met gewenst
Bekijk tenslotte per inrichtingsaspect het verschil tussen wat jullie minimaal nodig hebben en wat jullie nu hebben binnen de organisatie. Dan weet je waar je goed zit én waar je nog kunt verbeteren.
Vruchten plukken van je management informatie systeem
Met de bovenstaande tips en het doorlopen van het stappenplan, leg je de basis voor een goede inrichting van je management informatie systeem. Besteed daarbij ook veel aandacht aan het functioneren van de ontwikkel- en beheerorganisatie rondom het management informatie systeem, dit is al de helft van het werk. Zorg ervoor dat deze mee kan groeien in de ontwikkelingen op het gebied van business intelligence (meer en grotere databronnen, meerdere vragen vanuit het management, self-service business intelligence). Houd ook rekening met support die bij deze verandering komt kijken. Welk type medewerker(s) heb je nodig om de taken goed uit te voeren? Wanneer je dit in kaart brengt, kun je de vruchten gaan plukken van je management informatie systeem én geld besparen met business intelligence.
Wil je meer weten over het slim inrichten van een management informatie systeem? Download dan hieronder het eBook “Meten is weten”. Daarin worden de verschillende business intelligence oplossingen behandeld en gaan we dieper in op het stappenplan en op de inrichting zelf.
