Groeit je klantenbestand? Worden facturen op tijd betaald? Hoeveel klachten krijgen we over ons product of dienstverlening? Om op deze vragen goed antwoord te kunnen geven wil je snel de beschikking hebben over de benodigde gegevens cq informatie. Deze informatie kan je ook gebruiken om bijvoorbeeld voorspellingen te doen over de groei van het bedrijf en deze te toetsen aan de doelstellingen. Voor het analyseren van afwijkingen en het eventueel nemen van corrigerende maatregelen om ervoor te zorgen dat aan de vooropgestelde verwachtingen wordt voldaan heb je informatie nodig die relevant, actueel en betrouwbaar is. En die je op een snelle en veilige manier verkregen hebt. Maar hoe krijg je dit voor elkaar?
Efficiënte managementinformatieverzameling
Om je organisatie goed te besturen en te verbeteren, moet je de prestaties van je organisatie kunnen meten en je organisatieplannen kunnen bijstellen. Bijvoorbeeld met behulp van de kwaliteitscirkel van Deming waarbij je aan de hand van een Plan-Do-Check-Act-cyclus de kwaliteit verbetert. Het snel verkrijgen van alle juiste gegevens speelt hierin een centrale rol. Voor managementinformatie is dit helemaal belangrijk.. Bij het verzamelen van gegevens ten behoeve van managementinformatie is het daarom goed om op de volgende punten te letten:
- Meten is weten. Zorg ervoor dat je de missie, strategie, speerpunten en KPI’s helder verwoordt en vertaalt in kwantitatieve normen en budgetten.
- Duidelijke definities. Gebruik heldere en eenduidige definities voor de begrippen die jullie gebruiken in de managementinformatie. Spreek af wat je als management verstaat onder bijvoorbeeld de verkoopprijs (inclusief of exclusief btw), welke perioden je hanteert (boekjaar, kwartaal), wanneer iemand als een klant beschouwd wordt en welke kenmerken dan opgeslagen worden (om dubbele registraties te voorkomen). Leg de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de afgesproken definities op één plek. Bijvoorbeeld bij de controller.
- Plan vooruit en maak ruimte voor het verzamelen van gegevens ten behoeve van de benodigde informatie. In een dynamische markt is informatie met korte tussenpozen nodig, aan kwartaalcijfers is met de regelmaat van de klok behoefte.
- Afspraken over realistische deadlines. Maak duidelijke afspraken over wie welke gegevens aanlevert en spreek hiervoor duidelijke en realistische deadlines af. Gegevens verzamelen over de voorraden en geproduceerde hoeveelheden is over het algemeen makkelijker en daardoor sneller aan te leveren dan indicatoren als de klanttevredenheid of de kwaliteit van het productieproces.
- Vaste taak. Neem het aanleveren van gegevens ten behoeve van managementinformatie op in de bedrijfsprocessen. Maak het een onderdeel van het takenpakket van degenen die voor het aanleveren ervan verantwoordelijk zijn.
Op deze manier zorg je ervoor dat de informatie die je verzamelt compleet, relevant en actueel is. Maar hoe zorg je ervoor dat de informatie ook betrouwbaar is en veilig verkregen en opgeslagen wordt?
Wie levert wat aan
Voor de betrouwbaarheid van de informatie is het belangrijk dat je goed in kaart brengt waar de gegevens die je gebruikt voor de managementrapportages precies vandaan komen en dat je hiervoor controlemechanismen inbouwt. Gaat het om bijvoorbeeld de jaarcijfers, zorg dan dat de accountant ze aanlevert. En wanneer de gegevens in de aangeleverde databronnen regelmatig onvolledig zijn of er duidelijke fouten in zitten, koppel dit dan terug aan degene die hiervoor verantwoordelijk is. Maak afspraken over de manier waarop de gegevens geregistreerd worden. Hierdoor neemt de betrouwbaarheid van de gegevens waarop je de managementrapportages baseert enorm toe.
Wie heeft toegang
Zorg ook voor een actueel overzicht van de toegangsrechten tot het systeem waarmee je de managementrapportages maakt: wie heeft toegang tot welke gegevens en tot welke toepassingen binnen het systeem. Alle medewerkers inzicht geven in de winstprognose is niet altijd nodig. Maar ook de beveiliging van je opgeslagen gegevens (bijvoorbeeld aan de hand van een ISO-audit) vormt een steeds belangrijker punt van aandacht. Let er goed op dat de databronnen die je gebruikt geen virussen bevatten. Zorg in ieder geval voor een goede firewall en virusscanner en update je systemen regelmatig.
Blauwdruk voor je organisatie
Met deze maatregelen zorg je ervoor dat de gegevens die je verzamelt compleet, betrouwbaar en actueel zijn. En dat alleen de mensen die de gegevens mogen inzien hier toestemming voor hebben. Hierdoor leg je ook een blauwdruk voor het verzamelen en gebruiken van gegevens in andere informatiesystemen binnen je organisaties en zet je een mooie stap in je data compliance.
Zelf managementrapportages maken
Met de verzamelde gegevens zijn vervolgens managementrapportages te maken. Bijvoorbeeld door de IT-afdeling die de verschillende databronnen “aan elkaar knoopt” en een dashboard met rapportages inricht. Maar je kunt dit als manager ook zelf doen, door middel van self-service business intelligence en het automatiseren van processen. Bijvoorbeeld door in het business intelligence systeem zelf de veldnamen te kiezen waarmee je de gegevens opslaat, zelf databronnen toe te voegen en zelf rapportages te genereren. Op deze manier kun je zelf analyses maken op basis van de verzamelde gegevens, daardoor tijdwinst behalen en sneller reageren op ontwikkelingen in de markt.
Wil je meer informatie over self-service voor BI in combinatie met data governance en wil je daarmee de volgende stap zetten in business intelligence? Download dan hieronder de brochure over de huidige en toekomstige uitdagingen en oplossingen in data analytics.
