Excel is de meest gebruikte spreadsheet software ter wereld en bijna elke organisatie die berekeningen of cijfermatige overzichten moet maken, gebruikt het. Ook de toepassing van Excel als management dashboard zie je bij veel organisaties. En dat dit niet altijd goed gaat, blijkt uit onderzoek van Mazars. In het eerste deel van deze tweedelige miniserie over wat er mis kan gaan met een management dashboard in Excel, zetten we een aantal redenen op een rij waarom het zo belangrijk is aandacht te besteden aan deze redenen . Daarnaast geven we een overzicht van een aantal casussen waarin het goed mis is gegaan. In het tweede deel komen een aantal andere scenario’s (voor wat?) aan bod en geven we een aantal aandachtspunten waarop je kunt letten om dit soort scenario’s te voorkomen.
Eerst gedaan en dan gedacht…
Er zijn verschillende redenen om aandacht te besteden aan wat er mis kan gaan met het gebruik van Excel als management dashboard:
- Belangrijke bron voor beslissingen. Ten eerste vertrouwen organisaties over het algemeen volledig op de informatie in de Excel-sheets bij het nemen van belangrijke beslissingen voor hun organisatie.
- Bevatten vaak fouten. Ten tweede komt het heel vaak voor dat er fouten gemaakt worden in spreadsheets. Uit onderzoek van de European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRiG) blijkt dat bijna 90% van de spreadsheets fouten bevatten en dat ongeveer de helft van de spreadsheet modellen die voor operationele doeleinden gebruikt worden in grote organisaties, fouten bevatten.
- Fouten hebben grote impact. Ten derde kan de impact van een fout in een Excel-sheet dat gebruikt wordt als management dashboard heel groot zijn. Het kan in de miljarden euro’s lopen. Maar het kan ook leiden tot tijdverlies, reputatieschade en soms ook tot het ontslag van medewerkers.
- Makkelijk fouten te maken. Ten vierde is het heel makkelijk om een fout te maken in spreadsheet software. Het is flexibel en voor veel mensen makkelijk in het gebruik. Maar juist in dit gemak schuilt het risico. Vooral wanneer het grote en complexe spreadsheets zijn geworden.
Waartoe deze fouten kunnen leiden, zie je hieronder.
Chaos bij intakegesprekken Oxford University
Door een verwisseling van de kolom met de registratienummers met de kolom met de testresultaten, ontstond er chaos in de planning van de intakegespreken van de studenten die zich aangemeld hadden voor de geschiedenis-opleiding aan deze gerenommeerde universiteit. Hierdoor ontstond er een flinke vertraging in de intakegesprekken en liepen er veel ontredderde studenten rond die zich hadden voorbereid op dit belangrijke toelatingsgesprek.
Veiligheidsdienst MI5 luistert verkeerde telefoonnummers af
In het jaarverslag over 2010 geeft de Britse veiligheidsdienst toe dat ze door een opmaak-fout in een spreadsheet 134 verkeerde telefoonnummers hebben afgeluisterd.
10.000 dubbele kaarten verkocht bij Olympische Spelen
Door een invoerfout in een spreadsheet (beschikbare kaarten op 20.000 zetten in plaats van op 10.000) werden 10.000 kaarten dubbel verkocht voor het synchroonzwemmen in London in 2012. Met tot gevolg dat de organisatie er veel tijd en geld aan kwijt was om contact op te nemen met de mensen die de dubbele kaarten gekocht hadden en hen andere tickets aan te bieden.
Fout in de waarde van het pensioenfonds leidt tot scherpe daling aandelenkoers
Voor de consultancy firma Mouchel maakte een actuariskantoor een fout in de spreadsheet door een verkeerd bedrag van het pensioenfonds op te nemen. Hierdoor daalde de winst van de consultancy firma met 8,6 miljoen Britse Ponden, moest de CEO ontslag nemen en daalde op de aandelenbeurs de waarde van het bedrijf met een derde.
Geen inkomstenstijging maar -daling door rekenfout in spreadsheets
Door rekenfouten in spreadsheets moest een Ierse drankenfabrikant een rectificatie-bericht versturen naar de investeerders: in plaats van een 3% inkomstenstijging moesten ze een inkomstendaling van 5% mededelen. Door deze fout daalde de aandelenkoers met 15% en de beurwaarde met 170 miljoen Britse Ponden.
Schade voor de Britse belastingbetaler van £ 50 miljoen door aanbestedingsfout
Het Britse Ministerie van Transport maakte in 2012 gebruik van een nieuw financieel model om de biedingen van de verschillende partijen op de exploitatie van de West Coast Mainline treinverbinding goed met elkaar te kunnen vergelijken. Uit een onafhankelijk onderzoeksrapport bleek echter dat in het spreadsheet model dat gebruikt werd grote fouten zaten waardoor de biedingen niet op dezelfde manier met elkaar vergeleken werden en er onjuiste conclusies getrokken waren. De hele aanbesteding moest opnieuw gedaan worden, de toenmalige exploiterende partij Virgin bleef voor 4 jaar de uitbater van de lijn en de winnende partij First Group liep flinke schade op. Dit zorgde voor extra overheidsuitgaven en daarmee een schade voor de Britse belastingbetaler van 50 miljoen Britse Ponden.
Management dashboard in Excel: hoe kan het ook?
De bovenstaande casussen zijn natuurlijk extreem, maar ze hebben met elkaar gemeen dat een fout in de spreadsheet enorme gevolgen heeft. Vaak wordt dit veroorzaakt doordat Excel-sheets in de loop van het gebruik enorm groot worden en daardoor onoverzichtelijk. In het tweede deel van deze mini-serie komen nog een aantal andere casussen aan bod én de aandachtspunten om deze scenario’s te voorkomen.
Wil je ondertussen weten hoe je op een andere manier je management dashboard kunt inrichten en je zorgvuldiger gebruik kunt maken van de gegevens in je organisatie om tot betrouwbare managementinformatie te komen? Download dan hieronder het e-book met daarin praktische handvatten voor Business Intelligence en data analytics.
