Heldere analyses maken en belangrijke beslissingen nemen op basis van betrouwbare en actuele gegevens over je bedrijfsprocessen, dat wil ieder bedrijf wel. Dankzij de digitale transformatie zijn deze gegevens steeds beter en sneller te verzamelen en om te zetten in relevante managementinformatie. Informatie waarmee je als organisatie effectiever en efficiënter kunt ondernemen, onder meer omdat je geld wilt besparen. Op welke manieren je precies geld kunt besparen met Business Intelligence, heb ik in dit blog op een rij gezet.
1. Betere aansluiting op je strategie
Je kunt met BI geld besparen doordat je de organisatieactiviteiten beter kunt aansluiten op je organisatiestrategie. Je hebt je strategie bepaald om je doelstellingen te behalen. Maar of je goed op weg bent om invulling aan die strategie te geven en daardoor je doelstellingen te halen, weet je eigenlijk pas wanneer je de inspanningen en resultaten meet. Oftewel: wanneer je weet hoe het staat met de ontwikkelingen in je afzet, je klantenbestand en de kosten die je maakt. Over het afgelopen jaar, het afgelopen kwartaal of de afgelopen week. Maar ook door voorspellingen te doen (zoals in de logistieke sector al veel gebeurt) op basis van de gegevens die je over een voorafgaande periode verzameld hebt.
Wanneer je over deze gegevens beschikt, kun je bijsturen om je doelstellingen te halen. Bijvoorbeeld door in de komende periode meer te focussen op logistiek om je voorraadbeheer te optimaliseren, of op marketing om je klantenbestand te laten groeien. Zodat de doelstellingen gehaald kunnen worden en de organisatie zich blijft ontwikkelen in de richting die jullie vastgelegd hebben in de strategie.
2. Betere beslissingen
De tweede manier waarop je met BI geld kunt besparen is doordat je betere beslissingen kunt nemen omdat je snel en eenvoudig de beschikking hebt over de benodigde informatie. De basis hiervoor ligt in een datawarehouse. Een datawarehouse bevat gegevens die voor analyse of rapportage zijn verzameld, opgeschoond en geïntegreerd. De gegevens hebben betrekking op bijvoorbeeld je voorraad, prijzen, klanten, uitgaven aan sales en marketing en over het energieverbruik van je bedrijfsruimte. Op basis van deze gegevens kun je analyses maken van de ontwikkelingen in je inkomsten en uitgaven en op basis hiervan goed onderbouwde beslissingen nemen.
Bijvoorbeeld door te beslissen je prijzen te verhogen of te verlagen, producten op bepaalde aspecten te verbeteren omdat op basis van de gegevens blijkt dat over een bepaalde productfeature veel klachten binnenkomen, bepaalde diensten aan te bieden of over te gaan op duurzame energiemaatregelen voor je bedrijfsruimte.
Met BI neem je geen beslissingen meer op basis van fingerspitzengefühl, maar op basis van een grote set gegevens uit verschillende systemen in je organisatie. Hierdoor kun je goed doordachte beslissingen nemen die de risico’s verkleinen en daadwerkelijk iets opleveren voor je organisatie.
3. Meer doen met minder mensen
Ten derde kun je met BI geld besparen door meer te doen met minder mensen ofwel de doelmatigheid van de managementinformatievoorziening te verhogen. Het verzamelen, opschonen en integreren van de gegevens uit de verschillende digitale systemen zoals de financiële administratie, het voorraadbeheer, de logistiek, de salarisadministratie, websitebezoeken en je klantenadministratie vergt veel effort. Indien je automatisch deze gegevens kunt verzamelen voor jouw BI systeem, scheelt dit heel veel tijd. Het is dan bijvoorbeeld niet meer nodig dat medewerkers per afdeling een Excel-sheet maken met de stand van zaken en die opsturen naar de manager. En als manager hoef je niet meer zo ontzettend veel uren te besteden aan het vinden van de juiste gegevens, het wachten op de gegevens van de verschillende afdelingen, het overzetten van de gegevens en het up to date houden van de verschillende Excel-sheets.
Hierdoor zijn er binnen je organisatie minder mensen bezig met het verzamelen van de gegevens, creëer je meer overzicht en krijg je sneller inzicht in de stand van zaken van je organisatie.
4. Minder verspillen
De vierde manier waarop je geld kunt besparen met BI is doordat je een snelle terugkoppeling kunt ontvangen op je beslissingen en de processen in je organisatie. Het regelmatig verzamelen van gegevens over bijvoorbeeld openstaande klachten, afhakende websitebezoekers en niet op tijd afgeleverde pakketten levert je organisatie direct zicht op waar de bottlenecks zitten in je klachtenafhandeling, je website, je productielijn of je logistieke processen. Hierdoor weet je sneller wat wel en wat niet werkt en kun je die processen direct optimaliseren. Zodat je de verspilling aan mensuren, producten en marketingbudget door niet-werkende initiatieven beperkt.
Geld besparen met BI door effectiever en efficiënter werken
Met BI kun je dus veel geld besparen doordat je beter aansluit op je strategie, betere beslissingen neemt, meer kunt doen met minder mensen en je minder resources verspilt. Wanneer je daarnaast gebruik maakt van een KPI dashboard voor het in kaart brengen van je doelstellingen en rekening houdt met de AVG, levert BI je organisatie helemaal ontzettend veel op.
Wil je ook weten op welke manier je organisatie voordeel kan halen uit de groeiende hoeveelheid gegevens en in welke richting Business Intelligence zich gaat ontwikkelen, download dan het e-book “Data analytics: Oplossingen voor huidige en toekomstige uitdagingen”. Het geeft je een handig en inspirerend overzicht van de mogelijkheden van BI en data analytics.
