Strategische managementinformatie en data analytics zijn inmiddels onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hierdoor kun je steeds beter onderbouwde beslissingen nemen en daarmee je organisatie beter besturen. In het vorige blog gaf ik voorbeelden van bronnen van managementinformatie waar je misschien nog niet aan had gedacht. In dit blog zoom ik in op een specifiek aspect: de strategische managementinformatie. Oftewel de informatie die nodig is om je missie, visie en doelstellingen te bepalen, te monitoren, bij te stellen en up to date te houden. Ook vertel ik hoe je tot waardevolle strategische managementinformatie komt op basis van de grote hoeveelheden gegevens die je al in huis hebt.
Welk soort managementinformatie gebruik je wanneer?
Om je organisatie goed te besturen, heb je verschillende soorten informatie nodig. Deze informatie kun je verdelen in strategische, tactische en operationele managementinformatie:
-
Strategische managementinformatie is gericht op het bepalen van de activiteiten in de toekomst (meer dan een jaar vooruit). Deze informatie is nodig voor het aansturen van je organisatie als geheel: “Waar gaan we als organisatie naar toe? Hoe ziet onze markt er over drie jaar uit?” Deze informatie verzamel je één à twee keer per jaar. Voorbeelden van strategische informatie zijn portfolioanalyses en marktanalyses.
-
Tactische managementinformatie is gericht op het volgen of bijsturen van de huidige activiteiten van je organisatie. Denk aan de bezettingsgraad van je afdelingen of de kostprijs van je diensten en producten. Deze informatie verzamel je maandelijks, bijvoorbeeld in A3-rapporten.
-
Operationele managementinformatie is gericht op het aansturen van de werkvloer zodat de bedrijfsprocessen vlot verlopen. Denk hierbij aan het regelen van de goederenstroom, het maken van een projectplanning of het in de gaten houden van de openstaande vorderingen.
Bouwblokken voor een groter geheel
Strategische, tactische en operationele managementinformatie zijn niet los van elkaar te zien. Het zijn bouwblokken die er samen voor zorgen dat je zowel dagelijks, maandelijks als (half)jaarlijks een goed beeld hebt van je organisatie en kunt bijsturen op operationeel, tactisch en strategisch niveau. De gegevens om tot operationele en tactische stuurinformatie te komen, haal je uit je transactieverwerkende systemen, zoals logistieke systemen, maar ook uit je aangeschafte software en tools en uit je systemen die in eigen beheer ontwikkeld zijn. Door vervolgens koppelingen te maken met de gegevens uit je financiële administratie, salarisadministratie, verkoopoverzichten en andere relevante systemen verzamel je zóveel gegevens dat je deze goed kunt analyseren en als waardevolle strategische managementinformatie kunt gebruiken.
Tegelijkertijd kun je in deze enorme hoeveelheid aan gegevens makkelijk verzanden, waardoor het als organisatie alsnog moeilijk wordt de juiste beslissingen te nemen. De drie tips hieronder helpen dit te voorkomen en te zorgen voor waardevolle strategische managementinformatie.
Tip 1: Wees kort & bondig
Waardevolle strategische managementinformatie is precies wat bestuurders nodig hebben, niet meer, niet minder. En dan bij voorkeur helder visueel weergeven. Dus geen tabellen met droge cijfers op dagniveau, maar een KPI dashboard met grafieken waarin de kleuren duidelijk weergeven wat de status en de ontwikkelingen zijn. Denk aan de bijdragen van de verschillende afdelingen in de kosten. Of “verkeerslichten” die aangeven welke ontwikkeling in de organisatie goed gaat, en welke door het bestuur goed in de gaten gehouden moet worden.
Tip 2: Wees relevant
Strategische managementinformatie is relevant wanneer het de vragen beantwoordt die spelen bij de bestuurders. Zorg er daarom niet alleen voor dat je de juiste informatie kort en bondig weergeeft, maar ook dat je een toelichting geeft op onverwachte cijfers of ontwikkelingen. Geef inzicht in de onderdelen van de organisatie waarmee het “geld verdiend wordt”. En toon wat de risico’s en de kansen zijn voor de organisatie. Voor iedere bestuurder geldt immers: An individual without information cannot take responsibility; an individual who is given information cannot help but take responsibility (Jan Carlson).
Tip 3: Verzamel wat nodig is
Dankzij de digitale transformatie is er een enorme hoeveelheid gegevens binnen je organisatie beschikbaar over hoe de organisatie presteert op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Maar om uit deze enorme bak aan gegevens op een veilige en snelle manier strategische managementinformatie te kunnen destilleren, is het noodzakelijk om een aantal afspraken met elkaar te maken. Daarnaast moet je zorgen voor een veilige manier van het centraal verzamelen van de gegevens, in een datawarehouse bijvoorbeeld. Vergeet ook niet je ICT-afdeling hierop toe te rusten, of werk met een self-service business intelligence systeem. Op deze manier leg je de basis voor een zorgvuldige gegevensverzameling en een goede kwaliteit van je data waarop je de analyses en uiteindelijk de strategische beslissingen baseert.
Data in je organisatie: waardevolle bron voor strategische managementinformatie
Door aandacht te besteden aan bovenstaande aspecten, ben je beter voorbereid om van de enorme rijkdom aan gegevens in je organisatie gebruik te maken, kun je op deze gegevens zorgvuldige analyses voor je business intelligence loslaten en vervolgens goed onderbouwde stappen zetten in het besturen van je organisatie.
Wil je meer weten over de ontwikkelingen in data analytics en (self-service) business intelligence? Download dan hieronder het e-Book “Data analytics” met oplossingen voor de huidige en toekomstige uitdagingen op het gebied van business intelligence.
