Hoe bouw je een effectief KPI dashboard al dan niet met tussenkomst van IT?

Het aantal nieuwe klanten in de vorige maand, je debiteurenstand, de omloopsnelheid van je voorraad, maar ook de klanttevredenheid en het verzuim van je medewerkers: deze KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) laten je zien of je op de goede weg bent met het bereiken van je organisatiedoelstellingen. Met een KPI dashboard kun je de gegevens over je organisatie verzamelen en analyseren en de resultaten van de analyses visueel weergeven. Hierdoor krijg je aan de hand van de door jou gekozen KPI’s een snel en actueel overzicht van hoe het bedrijf presteert, of het op schema ligt met het behalen van de doelstellingen en kunnen beslissingen genomen worden over de richting waarin het bedrijf wil gaan en de accenten die men de komende periode wil gaan leggen. Een heel handig instrument dus! Maar hoe bouw je nu zelf, al dan niet met tussenkomst van de IT-afdeling, zo’n KPI dashboard op?

1. Bepaal hoe je het KPI dashboard wilt gebruiken

Voordat je een KPI dashboard opbouwt, is het goed om na te denken over hoe je het dashboard voornamelijk wilt gaan gebruiken. Dit bepaalt namelijk de keuzes voor de volgende stappen. Er zijn grofweg drie verschillende soorten KPI dashboards:

• Operationele dashboards bevatten (bijna) real time gegevens die je inzicht geven in wat er op een bepaald moment speelt. Bijvoorbeeld de downtime van je website, het aantal openstaande klantvragen of het aantal nog niet betaalde facturen.
• Strategische dashboards zijn de “helikopter” dashboards die een overzicht geven van de prestaties van de organisatie. Zoals de verhouding tussen de uitstaande leningen en het eigen vermogen, de nettowinstmarge of het rendement op het eigen vermogen.
• Analytische dasboards geven operationele of strategische gegevens waarin je kunt filteren. Hierdoor kun je trends ontdekken, bijvoorbeeld in de vraag naar bepaalde producten en diensten en in de klanttevredenheid.
  
  

2. Bepaal voor wie je het dashboard bouwt

Wie gaat het op te bouwen KPI dashboard precies gebruiken? Alleen jij? Of ook je collega’s? Ga je het dashboard gebruiken tijdens presentaties of neem je de grafieken op in rapporten? Zijn de mensen waarmee je de resultaten wilt delen, gewend aan grafieken? De antwoorden op deze vragen bepalen namelijk welke gegevens je gaat verzamelen, welke resultaten je gaat tonen, op welke manier je de resultaten toont en wat voor termen en veldnamen je, afhankelijk van het bedrijfsjargon, hiervoor gebruikt.

3. Bepaal hoe vaak je de gegevens wilt verversen

Operationele dashboards moet je real time kunnen verversen, bij strategische dashboards is dit veel minder van belang. Bepaal dus van tevoren of je een dashboard real time, dagelijks, wekelijks of maandelijks wilt verversen. Verzamel op basis hiervan de gegevens en geef op het dashboard weer wanneer de gegevens voor de laatste keer ververst zijn.

4. Gebruik alleen KPI’s waarop je kunt handelen

Wanneer je besloten hebt wat voor type dasboard je gaat ontwikkelen en voor wie, kijk je vervolgens naar de KPI’s die je wilt gaan tonen. Een tip: gebruik in je dashboard alleen de KPI’s die ondersteunend zijn aan jullie organisatiedoelstellingen, die je daadwerkelijk kunt meten en waarmee je aan de slag kunt. Maak de KPI’s ook SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. En maak de doelstellingen helder (kwantificeerbaar en eenduidig) in je business plan. De doelstellingen functioneren hierdoor als je richtpunt, de informatie op het KPI dashboard als je graadmeter.

5. Groepeer de KPI’s op een logische manier

Wanneer je een keuze hebt gemaakt in de KPI’s die je wilt weergeven, voor wie ze bestemd zijn en op welke manier ze worden gepresenteerd, is de volgende stap het verzamelen van de benodigde gegevens. Hierna kun je de resultaten gaan weergeven in je dashboard. Hierbij is het handig om de getoonde resultaten te groeperen op één scherm. Dus de financiële KPI’s op een financieel dashboard en de verkoop gerelateerde KPI’s op een sales dashboard. Indien mogelijk in jouw business intelligence tool, is het handig om de belangrijkste KPI’s in de linkerbovenhoek te plaatsen. Dit is de plek die vaak de meeste aandacht krijgt.

6. Less is more

Bepaal vervolgens welke soorten grafieken het beste passen bij de mensen aan wie je de informatie wilt laten zien. En zorg ervoor dat de grafieken zo clean mogelijk zijn. Gebruik hiervoor als leidraad bijvoorbeeld de data-ink ratio van Edward Tufte: hij stelt dat een groot deel van de grafiek moet bestaan uit de data en dat er dus zo min mogelijk ruis in je grafiek moet zitten. Beperk bijvoorbeeld als het mogelijk is het gebruik van overduidelijke en aandachttrekkende rasterlijnen en assen. Laat de inhoud (de data) vooral naar voren komen, probeer met zwarte tekst op een witte achtergrond te werken en maak verstandig gebruik van de signaalkleuren (rood, groen, oranje) om aan te geven welke KPI’s vooral aandacht nodig hebben.

Zelf aan de slag

Met een goed opgebouwd KPI dashboard krijg je in één oogopslag een overzicht van hoe je organisatie presteert en wat de knelpunten zijn. Je kunt hierdoor beter bijsturen en als organisatie groeien. Wil je zonder tussenkomst van de IT-afdeling zelf het KPI dashboard ontwikkelen, denk dan goed na waar je je data vandaan haalt en hoe de kwaliteit er van geborgd is. De echte self service business intelligence dus waarbij je, rekening houdend met een aantal aandachtspunten, heel goed zelf het KPI dashboard kunt inrichten, de benodigde informatie verzamelt en de resultaten van de analyses toont.

Wil je ook zelf aan de slag met het inrichten van een effectief KPI dashboard voor jouw organisatie? Maar heb je moeite met het verzamelen van de benodigde gegevens door frequent veranderende informatiebehoeften en gegevensbronnen? Dan is TimeXtender hiervoor een oplossing. Wil je hier meer over weten? Download dan hieronder de brochure over TimeXtender’s Discovery Hub.