Het Business Intelligence domein is continu in ontwikkeling. Een mooi voorbeeld daarvan is managementinformatie; de gegevens waarmee je als manager bedrijfsprocessen kunt sturen. Dankzij de digitale transitie en de ontwikkelingen op het gebied van Business Intelligence en data analytics zijn er namelijk veel nieuwe gegevens bijgekomen die je kunt gebruiken om op te sturen. In dit blog geef ik je hiervan een overzicht.
Managementinformatie bestaat uit de (bewerkte) gegevens die je als manager nodig hebt voor de besturing en beheersing van je organisatie, plús de (bewerkte) gegevens die je als manager nodig hebt om verantwoording over je functioneren af te leggen. Het gaat dus om stuur- en verantwoordingsinformatie. Deze informatie moet up-to-date en volledig zijn zodat je snel, goed onderbouwde beslissingen kunt nemen en daardoor beter kunt inspelen op de ontwikkelingen in de markt.
Data, data en nog eens data
Dankzij de digitale transformatie en het goedkoper worden van gegevensopslag zijn steeds meer databronnen beschikbaar voor het samenstellen van managementinformatie. Bronnen met gegevens die je op detailniveau en op helikopterview-niveau inzicht geven in hoe bijvoorbeeld de marketingafdeling draait, maar ook de website, de energiehuishouding, de prestaties van de customer service afdeling en zelfs de individuele medewerkers. Maar niet alleen het aantal bronnen, ook de omvang van die bronnen groeit snel. Doordat je veel meer gegevens tot je beschikking hebt, kun je daar steeds betere analyses op loslaten. Data analytics is niet voor niets een heel snel groeiend vakgebied.
De vele dimensies van managementinformatie
Maar welke gegevens kun je allemaal verzamelen die relevant zijn om als managementinformatie te gebruiken en daarmee als informatiebron voor de sturing van je organisatie? Je gebruikt waarschijnlijk al kengetallen als de kosten per eenheid product, de kostenontwikkeling per periode, de liquiditeit, de brutomarge en de bedrijfslasten per kostensoort ten opzichte van de omzet. En waarschijnlijk gebruik je als referentiekader ook branchespecifieke kengetallen. Maar er zijn nog veel meer gegevens die je veel informatie kunnen geven voor het goed besturen van je organisatie. Hieronder een aantal voorbeelden:
- Social media. Je Twitter-account, je LinkedIn-bedrijfspagina, eventueel je Instagram-account of YouTube-kanaal: ze verzamelen allemaal gegevens over hoe vaak jouw social media content bekeken en gedeeld wordt. Wanneer je deze gegevens verzamelt, biedt dit input voor je social media strategie, je marketingstrategie en de allocatie van je middelen (mensen en advertentiebudget). Bovendien kun je de gegevens gebruiken om te analyseren welke ontwikkelingen er qua interesses van je publiek waar te nemen zijn en wat de kosten-baten verhouding is.
- Aan de social media gegevens gelieerd, zijn de gegevens die je verzamelt over het gebruik van je website. Je website is je visitekaartje en een heel belangrijk onderdeel van je marketingstrategie. Daarnaast volgen de ontwikkelingen op het gebied van web design en web usage elkaar snel op en dan is het goed om scherp in de gaten te houden welke onderdelen van je website goed scoren en welke minder. Verbeteringen of een nieuwe website zijn inmiddels vrij omvangrijke en daarmee kostbare projecten. Inzicht op basis van cijfermatige analyses geeft je dan een goede basis voor de belangrijke beslissingen op dit gebied.
- Niet alleen je website, maar ook het gebruik van ICT-apparatuur binnen je organisatie geeft inzicht in de qua kostenpost groeiende ICT-afdeling. Denk aan gegevens over hoe vaak ICT-apparatuur of -software gebruikt wordt, de benutting van de opslagcapaciteit voor gegevensopslag en de input uit de sensoren die je gebruikt voor bijvoorbeeld logistieke processen. Vanwege het belang van ICT en de snelle ontwikkelingen hierin, is het goed om feeling te houden met je uitgaven hiervoor. Wanneer je een scherp beeld hebt van het belang van ICT in je organisatie, kun je er ook makkelijker mensen voor aannemen.
- Prestaties van de medewerkers. Niet alleen over de middelen in je organisatie, maar ook over de mensen kun je (mits met respect voor hun privacy) gegevens verzamelen. Met de verzamelde data over de inzet van je medewerkers kun je bijvoorbeeld bijhouden of doelen gehaald worden, bijsturen als dat niet zo is, de productiviteit van medewerkers verbeteren en hen belonen op basis van feitelijke prestaties. Wanneer je beter weet hoe je medewerkers kunt inzetten, dan kun je ook meer uit hen halen. Let hierbij wel op dat je de medewerkers niet in een keurslijf van prestatie-indicatoren perst. Daarmee gaan de betrokkenheid en de prestaties niet automatisch omhoog. Gebruik de gegevens vooral om een algeheel beeld te krijgen van het personeel en te kijken waar je qua bezetting kunt inkrimpen of misschien nog kunt groeien.
Al deze gegevens bieden je enorm veel inzicht in belangrijke aspecten voor het reilen en zeilen van je organisatie. Let wel op dat je niet alleen eindeloze tabellen met cijfers genereert. Maak het visueel, dat zegt alle betrokkenen veel meer!
Managementinformatie: voorbeeld van een sterke ontwikkeling van BI
Er liggen dus volop mogelijkheden voor het uitbreiden van je managementinformatie. Maar er zijn ook ontwikkelingen in de systemen voor het slim inrichten van die managementinformatie. Daarvoor hebben we een aantal tips op een rijtje gezet. Ook de compliance aan de verschillende soorten wetgeving, zoals de Avg is een belangrijk aspect van BI dat continu in ontwikkeling is. Maak daarom een goed plan van aanpak en wijs een verantwoordelijke aan voor het verzamelen van de managementinformatie. Op die manier haal je heel veel uit de gegevens in je organisatie, stijgt de kwaliteit van je managementinformatie en maak je je organisatie future proof.
Wil je meer weten over de ontwikkelingen in Business Intelligence en data analytics? Download dan hieronder de brochure over de oplossingen voor de huidige en toekomstige uitdagingen in data analytics. Ga mee in de mogelijkheden die BI biedt zodat je klaar bent voor de toekomst!
