Werk maken van datakwaliteit: een roepende in de woestijn?

Je organisatie werkt veel met gegevens. Ze bieden input voor de monitoring van processen en projecten. Als organisatie neem je er mede de beslissingen op. Je bent er daarom van overtuigd dat de kwaliteit van die gegevens goed moet zijn. En daar werk je aan met plannen, guidelines en een scherpe blik op de ingevoerde gegevens. Sta je binnen je organisatie in die focus op datakwaliteit alleen? Voel je je af en toe een roepende in de woestijn? In dit blog een pleidooi voor het verhogen van de datakwaliteit binnen een organisatie. Waarmee je eventueel je nog strubbelende collega’s om hun oren kunt slaan. Maar vooral: tips om datakwaliteit hoog op de agenda te krijgen en te houden.

Versterken van je flexibiliteit

Het zijn roerige tijden. Tijden waarin je je klanten nog meer centraal wilt stellen. Met diensten en producten van hoge kwaliteit, die passen bij wat de klant nodig heeft en waarmee je als organisatie kunt groeien. Daarin spelen alle gegevens die je als organisatie verzamelt een belangrijke rol. Een goudmijn die je - als je het goed inzet - heel veel ellende en minder succesvolle afslagen kan besparen. En ook biedt het je de kans om zorgvuldige stappen te zetten in de communicatie met bestaande en potentiële klanten. Versterken van de flexibiliteit vormt daarmee de hoofdreden voor het belang van datakwaliteit. Als je dan inzoomt, springen de volgende aspecten eruit.

1. Snelheid is key

Ontwikkelingen gaan snel. Wat aan de andere kant van de wereld gebeurt, kan impact hebben op jouw organisatie. Een levering die door een tekort aan een grondstof niet loopt zoals gepland, heeft impact op de aflevering van jouw eindproduct. Je wilt dan snel kunnen schakelen met je toeleveranciers en met je klanten. Als organisatie wil je niet eerst kostbare tijd kwijt zijn aan het controleren van product codes, afspraken, klantprofielen en contactgegevens.

2. Relevant zijn en blijven!

Je organisatie heeft een mooi klantenbestand opgebouwd. Klanten zijn tevreden. Tegelijkertijd is - door digitalisering en globalisering - voor klanten de drempel om naar een concurrent over te stappen, een stuk lager. Klanten blijven wanneer ze bij jouw organisatie de producten en diensten vinden die bij hen passen. Wanneer je werkt met niet-kloppende of slordig verwerkte gegevens over bijvoorbeeld bestedingen, gedrag op de website en online communicatiekanalen, maak je het je organisatie een stuk moeilijker. Daarnaast loop je de kans investeringen in productontwikkeling en marketing te doen die niet opleveren waarop je gehoopt had.

3. Zorgvuldige beslissingen nemen

Met zo veel beslissingen die je als organisatie moet nemen, maar ook zo veel gegevens waar je als organisatie over beschikt, kan het één eigenlijk niet zonder het ander. Beslissingen over de bedrijfsstrategie, een nieuwe locatie, nieuwe toeleveranciers of een verbreding van je marketing: jullie nemen ze op basis van analyses van gegevens van het verleden en heden. En jullie baseren er de voorspellingen voor de toekomst op.

Een komma op een verkeerde plaats, een te groot of een te klein bedrag of belangrijke gegevens die niet meegenomen zijn, geven een beeld dat niet overeenkomt met de werkelijkheid. Daarmee vormen ze een verkeerd uitgangspunt voor de volgende stap. Dát wil je als organisatie natuurlijk voorkomen.

Hoe zet en houd je datakwaliteit hoog op de agenda?

Dit doe je door je collega’s te wijzen op de voordelen van een hoge datakwaliteit. Maar ook door er een persoon binnen je organisatie voor aan te wijzen. Iemand die verantwoordelijk is voor het meten en verbeteren van de datakwaliteit, er een plan voor opstelt en dit uitvoert, die bij verschillende overleggen aanschuift en datakwaliteit als een agendapunt aandraagt. En wanneer het gebruik van een nieuwe tool wordt aangekondigd, duidelijk krijgt welke gegevens er ingevoerd en gedeeld worden.

Een ander belangrijk element is het houden van regelmatige opschoningsmomenten en het organiseren van interne communicatiecampagnes over het belang van datakwaliteit. Inclusief aansprekende voorbeelden en scenario’s. Laat collega’s zien wat er gebeurt als een komma niet op de goede plek staat. Neem ze mee in die reis en geef ze handvatten om de datakwaliteit zelf te managen, onder andere door de inzet van tools met daarin interne gegevensvalidatie-checks.

Met een officieel verantwoordelijke voor de datakwaliteit en alle neuzen dezelfde kant op, ben je geen roepende meer in de woestijn. Maar een persoon die de organisatie helpt de bedrijfsdoelen te bereiken. Dit doe je door optimaal gebruik te maken van gegevens met een hoge datakwaliteit, hier zorgvuldige analyses op los te laten aan de hand van een goed passende Business Intelligence strategie en daardoor een stevige volgende stap te zetten in de ontwikkeling van je organisatie.

Wil je meer weten over het gebruik van data? Download dan het onderstaande eBook over Business Intelligence en Data Analytics.