Veel organisaties ondersteunen hun bedrijfsprocessen met een toenemende diversiteit aan applicaties. Maar vormen deze applicaties ook een goed werkend, geïntegreerd geheel bij de onderlinge uitwisseling van informatie? Applicatie-integratie staat bij heel veel bedrijven en organisaties bovenaan op de it-agenda. Echter het integreren van de diverse applicaties is geen gemakkelijke job, is vaak complex en tijdrovend en gaat vaak gepaard met hoge investeringen. Daarom in dit blog de grootste valkuilen bij applicatie integratie. En nog belangrijker: hoe je die valkuilen kunt voorkomen.
Welke valkuilen ervaren gemeenten?
Niet alleen het mkb maakt steeds meer gebruik van applicatie integratie, ook gemeenten volgen deze trend. Zij zetten applicatie integratie in voor zaakgericht werken (bijvoorbeeld in het sociaal domein), voor de uitvoering van de Omgevingswet of de energietransitie. Applicatie integratie maakt het werken aan bepaalde overheidstaken niet alleen een stukje makkelijker, maar vooral ook beter. Je voert gegevens één keer in en verweeft ze in meerdere applicaties. Dit vermindert het aantal handmatige handelingen, verkleint de kans op menselijke fouten en het zorgt voor meer samenhang tussen de verschillende platformen. Het pad van applicatie integratie is voor veel gemeenten niet geplaveid en vol met kuilen. Om de (val)kuilen te vermijden noemen we een aantal van de meest voorkomende die je tegen kunt komen:
- Gebrekkige voorbereiding. Dit vertaalt zich voornamelijk in een beperkt beeld van wat je als gemeente met de applicatie integratie precies wilt en kunt bereiken. Waar zitten de grootste knelpunten in het informatiemanagement? Hoe ga je die met applicatie integratie oplossen? En wat zijn precies je doelen?
- Geen strategie voor legacy applicaties. Niet alle systemen in een gemeente kunnen in één keer geïntegreerd worden. Omdat er geen API’s van zijn, ze geen cloud-versie hebben of omdat ze niet doorontwikkeld worden. Er wordt echter nog wel van deze systemen gebruik gemaakt en ook de gegevens die erin zitten, hebben nog hun waarde in bepaalde processen. Als je daar niet van tevoren over nadenkt, zit je alsnog met een los systeem.
- Te weinig aandacht voor de gegevens. In de verschillende systemen zitten verschillende soorten gegevens met elk hun eigen format, opslagstructuur en ververs frequentie. Vaak gaat het ook om persoonlijke gegevens. Hier komt dan het belangrijke privacy-aspect om de hoek kijken. Dit betekent dat je niet alle systemen en gegevensbronnen kunt koppelen.
Stappenplan voor een zorgvuldige applicatie integratie
Wil je deze valkuilen voorkomen, dan is het goed om het volgende stappenplan als richtlijn aan te houden in je applicatie integratie project. Steek daarbij vooral tijd in een goede voorbereiding:
- Check bij je applicatieleveranciers de mogelijkheden. Wat bieden ze qua applicatie integratie? Hoe ver zijn ze met API’s of met het aanhaken op een data-integratieplatform?
- Stel een prioriteitenlijst samen van gewenste functionaliteiten. Je wilt met de applicatie integratie de belangrijkste knelpunten aanpakken in het informatiemanagement. Houd dit als leidraad aan voor je prioriteitenlijst welke systemen je als eerste wilt gaan integreren.
- Zorg voor inzicht in versiebeheer. Welke systemen die je wilt gaan integreren zijn al helemaal up to date? Welke vergen eerst een update zodat ze bijvoorbeeld ook kunnen werken via een API of een data-integratieplatform?
- Zorg voor een goed gegevensontwerp. Welke gegevens verzamel je waar? Wat is de structuur van die gegevens? Zijn de gegevens te migreren?
- Bepaal de mate van gegevenssynchronisatie. Hoe vaak wil je dat de gegevens gesynchroniseerd worden? Worden alle gegevensvelden altijd meegepakt? Wat is het beste tijdstip voor de verschillende werkprocessen?
- Bewaak de kwaliteit van de integraties en van de data. Houd een audit van je integraties. Volg verschillende scenario’s en check of gegevens goed gekoppeld zijn. Dit is belangrijke input voor het bewaken van je datakwaliteit.
- Bereid de live-gang voor. Dit is heel belangrijk omdat je ook werkt met persoonlijke gegevens en je de dienstverlening natuurlijk wilt laten doorlopen.
- Maak afspraken over onderhoud en ondersteuning. Elke applicatie integratie is weer net even anders. Daarbij ontwikkelen de verschillende systemen zich snel. Maak duidelijke afspraken met de leveranciers en eventueel met de externe applicatie integratie-specialisten over onderhoud en ondersteuning.
Zorg er verder voor dat je flexibel blijft. Focus je met applicatie integratie op de concrete problemen in je gemeente die je met applicatie integratie voor informatiemanagement wilt oplossen. Houd een agile en Common Ground aanpak aan, dan maak je slim gebruik van alle technologische ontwikkelingen.
Applicatie integratie en informatiemanagement: relevant voor datagedreven werken
In het gehele proces van applicatie integratie spelen gegevens een belangrijke rol. Ze vormen de basis waarop veel analyses gemaakt worden en zorgen ervoor dat je werkprocessen kunt optimaliseren. Datagedreven werken en applicatie integratie zijn daarmee innig verbonden. En heel relevant voor gemeenten. Bijvoorbeeld bij de inventarisatie van een bestemmingsplan of voor analyses van infrastructurele problemen.
Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer te profiteren van Applicatie integratie? Download dan onderstaand eBook “Applicatie integratie”.
