Dit artikel is onderdeel van de column-reeks van John ‘BI’ Boham. Hier worden op luchtige wijze onderwerpen rond Business Intelligence aangehaald.
Deze keer gaat het om de associatie van Business Intelligence met grote bedrijven en multinationals terwijl BI ook geschikt is voor kleinere spelers.
Nog steeds zie ik dat Business Intelligence (BI) vaak wordt geassocieerd met grote bedrijven en multinationals. Waarom zou BI alleen voorbehouden zijn aan de grote spelers? Ook voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) kan inzicht in data grote voordelen opleveren, tegen steeds lager wordende kosten. Daarom lees je in deze column over de redenen waarom kleinere ondernemers deze optie moeten overwegen en welke voordelen BI op kleinere schaal kan bieden.
Het nut van Business Intelligence kortweg
Een goede informatievoorziening is essentieel in iedere organisatie. Of het nu gaat om een miljoenenbedrijf of de broodjeszaak om de hoek, iedere ondernemer wil weten hoe de zaken ervoor staan. Business Intelligence is het continue proces waarmee organisaties op gerichte wijze bedrijfsdata verzamelen, opslaan en analyseren. Door de daaruit resulterende informatie en kennis in besluitvormingsprocessen toe te passen, kun je de bedrijfsprestaties verbeteren. Kortweg: “BI doet de kwaliteit van je informatievoorziening toenemen”. BI komt in allerlei vormen en maten voor, waardoor ook kleinere bedrijven met BI uit de voeten kunnen.
Hoe beginnen we met BI?
Er zijn verschillende redenen voor het gebruik van BI in het MKB. In de praktijk valt het ontbreken van een goede informatievoorziening het snelst op binnen operationele en tactische niveaus. Daarom ontstaan daar vaak de eerste BI initiatieven, beperkt tot één of meerdere afdelingen. Binnen een organisatie zullen deze initiatieven snel hun vruchten afwerpen omdat informatie veel beter beschikbaar komt en makkelijker te presenteren is. Tevens ontstaat er meer kennis en doe je ervaring op met nieuwe technieken. In feite zijn de overal voorkomende Excel-spreadsheets met tabellen en grafieken, een voorbeeld van de start met die informatievoorziening op lokale en kleine schaal. In BI-jargon noemen we ze ook wel “spreadmarts”, een samentrekking van spreadsheet en datamart.
Van Excel naar BI-tool
Helaas loopt het gebruik van Excel als BI-tool al snel tegen beperkingen op. Denk aan een zwakke data-ontsluiting, beperkte data-opslag, hoge foutgevoeligheid, beperkte visualisatie mogelijkheden, beperkte interactiviteit en slecht beheerbaar. Dit maakt dat afdelingen vaak al vrij snel op zoek gaan naar meer geschikte en gebruikersvriendelijke tools voor hun lokale informatievoorziening. De meeste komen dan al snel uit bij self-service tools als QlikView en Tableau. Hierbij is de data-ontsluiting beter geregeld, de opslag geen directe beperking meer, data makkelijker te bestuderen en een dashboard snel en eenvoudig op te zetten. Daarmee ontstaat een tevredenstellende situatie die een aantal jaren tot flinke groei van de lokale informatievoorziening leidt.
Van BI-tool naar BI-oplossing
Ondanks deze initiële successen, zijn de lokale BI initiatieven niet ideaal vanwege twee belangrijke storende factoren. Enerzijds hebben de lokale tools door de groei de neiging te complex te worden en nemen de problemen rond het beheer snel toe. Anderzijds vormen deze losse BI-tools geen samenhangend geheel, zeker niet als meer strategische besluitvorming om bedrijfsbrede informatie gaat vragen. Zo kan het gaan voorkomen dat rapporten uit twee verschillende afdelings-tools, onderling afwijkende cijfers gaan opleveren.
En wie heeft er dan gelijk?
Na de ervaringen met de lokale BI-tools, zal de organisatie meestal na zo’n drie tot vijf jaar dan ook veranderen naar een meer structurele, bedrijfsbrede BI-oplossing. De migratie naar zo’n integrale, professionele oplossing vanuit de verschillende lokale BI-tools, vormt vaak een redelijk grote investering.
Business Intelligence voor MKB is haalbaar
Ook voor het MKB is Business Intelligence onmisbaar, zeker in de toenemende concurrentiestrijd om de klant. Een rapport uit 2014 van Dresner Advisory Services gaf aan dat de hoofdreden voor het MKB om BI te gaan gebruiken, het verbeteren van de besluitvorming is. Een goed ingerichte BI-omgeving verbetert de beschikbaarheid van bruikbare informatie. Afhankelijk van het vraagstuk waarvoor informatie wordt ingewonnen, kan BI je veel voordelen (inzicht, efficiency, concurrentievoordeel, etc.) bieden.
Maar moet je als MKB-bedrijf door de hierboven beschreven en vaak-gebaande geschiedenis heenlopen om tot een volwassen BI-oplossing te komen? Of moet je gelijk in die dure integrale ‘professionele’ BI-oplossing investeren, terwijl je organisatie nog onbekend is met BI en er dus zeker niet zoveel budget voor over heeft? Nee, in feite niet…!
Door de schaalbaarheid van moderne ICT-mogelijkheden, kun je het BI leertraject tegenwoordig ook anders laten verlopen. Klein beginnen betekent niet meer “Marketing koopt een BI-tool, daar kunnen we starten met het leren en begrijpen van BI”. Je kunt ook een leertraject starten voor je organisatie met een professionele BI-oplossing die vooralsnog buiten de organisatie staat, in de cloud. Op die manier leren en ervaren de managers en analisten wat ze met BI kunnen doen, zonder de investering en moeite van een compleet nieuw stuk ICT.
Iets voor jouw MKB-bedrijf?
Gezien de voordelen zijn veel MKB bedrijven bezig hun BI-omgeving in te richten. Als je erachter wilt komen of jouw Excel of BI-tools voorzien in de behoefte aan managementinformatie binnen jouw bedrijf probeer dan eens onze uitgebreide gratis Introscan. Met het resultaat van de Introscan heb je direct inzicht in welke mate jouw BI-omgeving voldoet en op welk gebied eventueel verbeteringen mogelijk zijn.
Ook kun je een kijkje nemen bij de voordelen van Xero, onze BI as a Service omgeving of eens uitrekenen met de Xero-calculator dat een dergelijke omgeving niet duur hoeft te zijn.
Heb jij als MKB ondernemer al stappen gezet naar een BI-omgeving? Zoja, wat waren daarbij de genomen hobbels? Ik hoor het graag van je in een reactie.
Deze column is geschreven door: John Boham