Applicatie integratie levert gemeenten veel voordelen op. Je voert de gegevens voor bijvoorbeeld een vergunningsaanvraag één keer in. En met een druk op de knop staan ze ook in de eraan gekoppelde gemeentelijke systemen. Resultaat: minder handmatige handelingen, minder kans op menselijke fouten en betere overkoepelende analyses. Dit klinkt eenvoudig en dat is het - met de juiste voorbereiding - ook. In dit blog lees je over de verschillende manieren van applicatie integratie en hoe je je hier als gemeente op voorbereidt.
Applicatie integratie: hoe werkt dat?
Applicatie integratie levert veel voordelen op. Maar het is ook iets dat “aan de achterkant” geregeld moet worden, iets wat niet direct zichtbaar is. Je hebt er middleware, API’s en/of een integratieplatform voor nodig. Daarmee kun je de onafhankelijk van elkaar ontworpen applicaties koppelen en soepel laten samenwerken. Die koppelingen tussen de verschillende applicaties kun je op verschillende manieren tot stand brengen:
Via middleware. Met deze systeemsoftware integreer je meerdere applicaties. De software staat als het ware tussen verschillende applicaties in en zorgt voor een standaard taal. De applicaties gebruiken vervolgens de middleware om gegevens uit te wisselen.
Met behulp van API’s. Een Application Programming Interface is een pakket met functies en regels die ervoor zorgt dat een applicatie naar onderdelen van een andere applicatie kan verwijzen. Of ermee kan communiceren. Binnenin de API zorgen protocollen ervoor dat de applicatie integratie plaatsvindt.
API’s verschillen in de mate van beschikbaarheid:
● Openbare API’s: voor iedereen beschikbaar, meestal gratis, soms betaald.
● Partner API’s: alleen beschikbaar als je de applicatie hebt aangeschaft.
● Interne API’s: specifiek voor een organisatie ontwikkeld.
En ze verschillen in het niveau van de koppeling:
● Database API’s: voor communicatie tussen de applicatie en een databasemanagementsysteem.
● Besturingssysteem API’s: zodat applicaties de bronnen en services van een besturingssysteem kunnen gebruiken.
● Externe API’s: voor interactie met applicaties op verschillende devices.
● Web API’s: voor communicatie via het HTTPS-protocol tussen webapplicaties. Erg interessant als je als gemeente meer in de cloud wilt gaan werken.
Met een integratieplatform. Als gemeente heb je waarschijnlijk veel verschillende applicaties draaien. Sommige ervan zijn cloud applicaties, andere werken nog on-premise. Voor de koppelingen tussen verschillende applicaties zijn er inmiddels tienduizenden API’s beschikbaar. API’s werken voor het integreren van applicaties heel goed. Een integratieplatform gaat nog een stapje verder: hiermee kun je de gegevens uit de applicaties nog gemakkelijker koppelen en synchroniseren. Met behulp van sommige integratieplatformen kun je ook zelf API’s bouwen. En gemakkelijker aansluiten op (verplichte) landelijke voorzieningen, zoals de Omgevingswet of MijnOverheid.nl.
Hoe bereid je je gemeente voor op de applicatie integratie?
Applicatie integratie in je gemeente is geen klus die je even tussendoor doet. Zo’n project heeft tijdelijk een flinke impact op je IT-team. Vooral wanneer je deels on-premise en deels cloud applicaties hebt. Een goede voorbereiding is dan het halve werk:
- Zorg voor overzicht. Bepaal het doel van de applicatie integratie en de financiële ruimte voor het project. Inventariseer welke applicaties je hebt draaien binnen je gemeente en welke daarvan integratiemogelijkheden bieden. Prioritiseer op basis van deze mogelijkheden en je IT-strategie welke applicaties je het beste als eerste kunt integreren om de gestelde doelen te behalen. Verwerk dit in een applicatie integratie projectplan.
- Ontwikkel een strategie voor je legacy applicaties. Waarschijnlijk kun je niet alle applicaties binnen je gemeente in één keer integreren. Er zijn misschien nog geen API’s voor beschikbaar. Of vanwege wetgeving of informatiebeveiliging is het nog niet toegestaan om bepaalde applicaties te koppelen. Bedenk van te voren wat je met de gegevens van burgers, ondernemers en andere belanghebbenden in die legacy applicaties doet. En hoe je voor die applicaties het onderhoud, de servercapaciteit en de gebruikersondersteuning inricht.
- Regel tijdelijk extra capaciteit in je team. Maak inzichtelijk hoeveel tijd en menskracht je voor het applicatie integratie project nodig hebt. Splits dit op naar projectfase en naar expertise. Maak vervolgens binnen je gemeentelijk IT-team mensen tijdelijk vrij voor dit project. Schakel eventueel tijdelijk externe capaciteit in. Of huur tijdelijk integratiespecialisten in.
- Investeer in de kennisopbouw van je eigen IT-team. Houd de kennis over applicatie integratie vast in je team. Bied hen gerichte online cursussen op het gebied van IT architectuur en de werking van API’s. Organiseer sessies met de toeleveranciers van je applicaties waarin ze applicatie integratie aspecten bespreken. En zorg voor online informatiebronnen die je teamleden gemakkelijk kunnen aanvullen, raadplegen en met elkaar kunnen delen.
- Besteed aandacht aan je gegevens. Een belangrijk onderdeel van applicatie integratie wordt gevormd door de gegevens die je op meerdere plekken gebruikt en gaat integreren. Een goed gegevensontwerp is dan erg handig. Het geeft je een overzicht van je gegevensbronnen, gegevensstromen, gegevenstypen en de gegevensformaten. Besteed ook aandacht aan de frequentie van de synchronisatie van de gegevens, de procedures om de gegevenskwaliteit te behouden of te verbeteren en de maatregelen voor het beveiligen van je gegevens.
Applicatie integratie: een stap vooruit in datagedreven werken
Wanneer je je applicaties goed geïntegreerd hebt, kun je ook veel meer voordelen halen uit alle gegevens die je als gemeente al aan het verzamelen bent. Bijvoorbeeld voor de energietransitie of in het sociaal domein. Zodat je je als gemeente verder kunt ontwikkelen in het datagedreven werken. Wil je meer weten over applicatie integratie? Download hier ons eBook.
