Enorme wateroverlast in je kantoor, een groot deel van je personeel dat de griep heeft, of de uitval van de ICT-systemen door stroomstoringen; hopelijk doen deze crisissen zich niet voor in jouw organisatie. Het kan echter geen kwaad hierop voorbereid te zijn. Ongelukken zitten namelijk in een klein hoekje en het voorkomen van grote schade aan kritische bedrijfsprocessen is dan niet alleen prettig, maar voor het voortbestaan van je organisatie ook essentieel. Heeft jouw organisatie al goed in beeld welke bedrijfsprocessen het belangrijkste zijn om snel weer in de lucht te krijgen na een ramp of crisis? Om dit in kaart te brengen, is een Business Impact Analyse heel bruikbaar. Wat dit precies is, welke stappen je ervoor zet en welke rol Business Intelligence hierin speelt, bespreek ik in dit blog.
Wat is een Business Impact Analyse?
Je gebruikt een Business Impact Analyse (BIA) om onderscheid te maken tussen kritische bedrijfsprocessen en niet-kritische bedrijfsprocessen. Wanneer je namelijk op een rij hebt welke ICT-systemen, gebouwen, medewerkers en externe partijen noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van deze kritische bedrijfsprocessen, kun je daar de middelen (geld, tijd, mensen) voor vrijmaken om deze bedrijfsprocessen storingsvrij te maken en te houden.
Een Business Impact Analyse is een eerste stap in het maken van een Business Continuity Plan (BCP) en is onderdeel van je risicomanagement. In een BCP geef je aan wat de kritische bedrijfsprocessen zijn en wat je bij een crisis moet doen om ervoor te zorgen dat deze processen weer binnen een bepaalde tijd op een aanvaardbaar niveau terug zijn. Door het als organisatie beter voorbereid zijn op crisissen (op het gebied van ICT, omgeving of personeel) verklein je de impact op de reputatie van je organisatie, het vertrouwen in of de aandeelwaarde van je organisatie en daarmee het voortbestaan van je organisatie verzekeren.
Stappenplan Business Impact Analyse
Het maken van een Business Impact Analyse is niet ingewikkeld, maar je moet er wel even tijd en mensen voor vrijmaken om het goed te doen. Een Business Impact Analyse bestaat uit de volgende stappen:
Stap 1. Bepaal de impact van het uitvallen van een proces
Bijvoorbeeld de impact van het niet meer kunnen administreren van betaalde en openstaande facturen van klanten doordat de stroomvoorziening door brand is uitgevallen. Doe dit samen met de verantwoordelijke(n) voor dat proces. Kijk niet alleen naar de financiële schade, maar ook naar de gevolgschade zoals reputatieschade en de schade voor het personeel en andere belanghebbenden, eventuele juridische consequenties van het uitvallen van dit proces of de gevolgen ervan voor het behalen van de strategische doelen van je organisatie. Hiermee creëer je een helder overzicht van de processen waarvan het uitvallen grote gevolgen heeft. Grote schades die zich in potentie snel kunnen voordoen, zet je bovenaan de lijst.
Stap 2. Verzamel de middelen die de continuïteit van het proces kunnen garanderen
Onderzoek vervolgens welke middelen er noodzakelijk zijn om de continuïteit van een bepaald proces te kunnen garanderen. Dit kunnen ICT-systemen zijn of het papierwerk dat nodig is om het proces weer op te starten of in stand te houden, maar ook werknemers en gebouwen.
Stap 3. Bepaal de hersteltijd
Leg voor elk element de tijd vast waarbinnen een proces of middel teruggebracht moet zijn op een aanvaardbaar niveau zodat voorkomen wordt dat de uitval ervan een onacceptabele impact heeft op het voortbestaan van de organisatie.
Stap 4. Bepaal hoeveel er verloren mag gaan
Bij grote crisissen kun je niet tegelijkertijd elke grote schade voorkomen. Spreek daarom met elkaar af tot welk punt in de tijd jullie minimaal het bedrijfsproces willen herstellen. Gezien het belang van het gebruik van ICT-systemen voor de bedrijfsvoering, gaat het hierbij vooral om het maken van afspraken over de acceptabele hoeveelheid aan dataverlies.
Op deze manier maak je met een Business Impact Analyse je kritische bedrijfsprocessen inzichtelijk, kun je specifiek hiervoor middelen vrijmaken en besteed je je tijd en middelen niet aan het continueren van niet-kritische bedrijfsprocessen. Daarnaast helpt een Business Impact Analyse op deze manier bij aan een stukje bewustwording onder de verantwoordelijken. Zodat zij bij een crisis weten voor welk deel zij verantwoordelijk zijn en waar ze zich op moeten richten.
Business Impact Analyse en Business Intelligence
In de Business Impact Analyse speelt ook Business Intelligence een rol. Business Intelligence is het werkveld binnen de ICT dat ervoor zorgt dat uit beschikbare bedrijfsdata bruikbare managementinformatie gegenereerd wordt. Met deze managementinformatie kun je belangrijke beslissingen nemen om je organisatie goed te besturen.
Dat de brongegevens voor Business Intelligence vaak verzameld en geanalyseerd worden in een ICT-systeem, meestal is dit een datawarehouse, zal wanneer een grootschalige hack of stroomuitval plaatsvindt ook je Business Intelligence tool kwetsbaar zijn. De gevolgen van het stilliggen van jouw Business Intelligence systeem of het kwijtraken van je gegevens, kunnen groot zijn. Denk aan het wegvallen van cruciale informatie voor de accountant, de belastingdienst of de aandeelhouders. Neem je Business Intelligence systeem daarom ook op in je lijst met ICT-systemen die ondersteunend zijn aan je kritische bedrijfsprocessen. En de acties die je moet ondernemen om het systeem weer in de lucht te krijgen.
Jouw Business Intelligence tool kan je helpen bij het in kaart brengen van kritische bedrijfsprocessen doordat het inzicht geeft in de verschillende dimensies van de organisatie. Zo geeft het niet alleen een beeld van de omzet van de organisatie als geheel, maar ook van de relevantie van de afdelingen voor de bedrijfsvoering en de waarde van gebouwen en machines. Je kunt hiermee een beeld creëren van de gevolgen van schade bij bepaalde onderdelen. En kun je zo samen met de verantwoordelijken een actueel beeld scheppen en houden van je organisatie.
Business Intelligence: veel mogelijkheden en toepassingen
Business Intelligence speelt daarmee een heel relevante rol in je Business Impact Analyse. Wil je meer weten over Business Intelligence? Download dan hieronder het eBook “10 need to knows over Business Intelligence”. Het geeft je een helder overzicht van de belangrijkste aspecten van Business Intelligence. En de vele toepassingsmogelijkheden ervan binnen een organisatie.
