Dit artikel is onderdeel van de themareeks BI-Tooltips, bedoeld om interessante nieuwsfeiten en gebruikstips voor specifieke BI-Tools te publiceren. Deze tooltip behandelt enkele aandachtsgebieden bij het beheren van QlikView omgevingen.
De eerste dashboards zijn snel gebouwd en de enthousiaste reacties van de gebruikers stromen binnen. Plannen voor meer dashboards schieten als paddenstoelen uit de grond. Maar hoe zorg je er nu voor dat al je dashboards dezelfde business rules hanteren? Dat ze dezelfde look & feel hebben? En dat niet voor elk nieuw dashboard het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden?
Context
QlikView is zeker een prettige self-service BI tool om snel dashboards mee te maken en analyses uit te voeren. Maar naarmate het aantal dashboards groeit is het raadzaam om een aantal richtlijnen in acht te nemen. Deze regels leiden tot duidelijke afspraken voor ontwikkelaars en daardoor ook tot minder beheer. Je wilt immers de tijd en kosten aan ontwikkeling en beheer in de hand houden.
De wijze waarop beheer is geregeld, verschilt per organisatie. Het kan belegd zijn bij een separaat beheerteam dat meerdere applicaties beheert en zorgdraagt voor het uitvoeren van kleine wijzigingen. Of het kan belegd zijn bij het ontwikkelteam dat daarmee ook het onderhoud en beheer doet, hetgeen vaak het geval is bij kleinere omgevingen.
Ongeacht de vorm, een aantal richtlijnen voor beheer blijven hetzelfde.
Overzicht richtlijnen
Onderstaande regels zijn de belangrijkste en kun je per situatie toepassen.
- Structuur! Richt de QlikView omgeving gestructureerd in
- Maak gebruik van een multi-tier opzet
- Hergebruik zo veel mogelijk bestaande logica en instellingen door ze slechts één keer te definiëren
- Maak een template applicatie die zorgt voor één look & feel
- Leer van andere organisaties en bestaande middelen (best practices)
Het zijn uiteraard geen wereldschokkende zaken, maar toch komt het nog te vaak voor dat er, door een eerste snelle ontwikkeling van een dashboard, geen richtlijnen worden toegepast. De kans is dan groot dat je volgende dashboards ook zonder richtlijnen ontwikkelt waardoor er al snel sprake is van wildgroei en geen uniformiteit. Als de eerste grote wijzigingen zich dan aandienen, of als je bestaande dashboards wilt combineren, loop je tegen de beperkingen aan van het ontbreken van uniformiteit. Dat betekent extra werk, zoals het geheel opnieuw ontwikkelen van datamodellen en het herbouwen van de gebruikers interface. Gebruikers begrijpen dit niet en roepen vertwijfeld: “maar jullie waren zo snel en nu moet ik weken wachten, hoe kan dat?”.
Laten we de richtlijnen eens nader bekijken en toelichten.
Structuur
Plaats de verschillende bestandssoorten en onderdelen van de QlikView omgeving in aparte mappen. Dit zorgt voor duidelijkheid en overzicht en bevordert de beheerbaarheid en de herbruikbaarheid.
Zelf gebruik ik vaak onderstaande indeling:
Dit heeft ook direct te maken met de richtlijnen rondom de multi-tier opzet.
Multi-tier
Ik raad je aan om de QlikView omgeving ‘multi-tier’ of gelaagd op te zetten, met minimaal twee lagen. Zo kun je in de eerste laag, de brongegevens - of het nu databases of bestanden (xml, txt, xlsx, etc.) zijn - direct in QlikView databestanden (QVD’s) opslaan. De tweede laag vorm je dan door de datamarts, waarin de ruwe data is getransformeerd naar betekenisvolle data. Deze datamarts vormen de grondstof voor het uiteindelijke dashboard. In de praktijk worden tussen de aangeleverde gegevens en de datamarts ook wel tussenlagen gebruikt, maar dat is voor deze discussie niet relevant; de essentie is dat je de omgeving in aparte lagen opzet. Elk van deze lagen heeft een eigen locatie, die we ook in de mappen-structuur terug willen zien (zie punt 1).
Het voordeel van het opdelen van het data-logistieke verwerkingsproces is dat het resultaat, de datamarts (of qlikmarts), door meerdere dashboards gebruikt kan worden. Hiermee bereik je dat je een bron maar één keer inleest waardoor je ook geen verschillen in naamgeving of betekenis krijgt.
Probeer ook om zo veel mogelijk logica en berekeningen (de business rules) in een laag te leggen in plaats van in het dashboard zelf. Dit voorkomt niet alleen complexe (en trage) berekeningen in het dashboard, maar ook redundantie als je dezelfde berekening in meerdere dashboards gebruikt.
Hergebruik
Maak zo veel mogelijk gebruik van centraal opgeslagen instellingen. Denk hierbij aan datum- en getalsnotatie, bestandslocaties, variabelen voor kleurstellingen en routines. Maar ook meta-data, de beschrijving van de data, leg je bij voorkeur centraal vast. In bovenstaande structuur is dat de map ‘0. Settings’.
Je kunt een template maken van een dashboard waar je alle zaken zoals kleurgebruik in definieert. Ook grafieken, gauges, etc. kun je hier in zetten. Gebruik deze template dan voor nieuwe dashboards, hiermee spaar je veel tijd uit.
Look & Feel
Een goede datavisualisatie is essentieel om informatie goed over te brengen. Zorg daarbij voor een consistente lay-out zodat de gebruiker dezelfde items op dezelfde plaats terugvindt in dezelfde vorm. Dit geeft een rustig en helder beeld waarmee een gebruiker ook bij nieuwe dashboards snel vertrouwd is. In de template (zie hierboven) kun je de algemene lay-out regelen, zodat je deze niet elke keer hoeft in te richten.
Tot slot
Het toepassen van richtlijnen is essentieel om een goed beheerbare rapportageomgeving te creëren die gebruikers ook het gevoel geeft van één geïntegreerde informatievoorziening. Bovendien zorgt het ervoor dat de ontwikkeling van nieuwe dashboards sneller tot resultaat leidt en de kwaliteit van een hoger niveau is. Weersta dus de verleiding om meteen te beginnen, want de tijd die je besteedt aan het opstellen van een set van richtlijnen is snel terugverdiend als de omgeving groter wordt.
Meer informatie over het gebruik van gestructureerde omgevingen vind je via onderstaande links.
Handige links:
- QlikView Components: een verzameling functies en standaarden voor QlikView documenten.
- QlikView Deployment Framework: gestructureerde opzet volgens Qlik.
- Perceptual Edge: datavisualisatie volgens Stephen Few.
Heb jij nog aanvullende tips voor het gebruik van QlikView? Laat het mij weten in een reactie.
Meer weten over wat de toekomst van BI en data analytics te bieden heeft? Hoe deze technologie zal evolueren en continu van waarde kan zijn in een snel veranderende wereld waar de behoefte aan informatie groeit? Download het eBook en ontdek welke oplossingen uitkomst bieden voor jouw huidige en toekomstige uitdagingen!
Dit artikel is geschreven door: Robert Ruiter, Business Intelligence Professional.