De Vereniging voor Nederlandse Gemeenten werkt aan de ontwikkeling van nieuwe API-standaarden voor gemeenten. Deze helpen gemeenten om de verschillende applicaties in hun organisatie met elkaar te laten communiceren. Wat mij betreft een slim idee, want pas wanneer je systemen met elkaar integreert, kun je daadwerkelijk een volgende stap zetten. Waarom dit juist voor de lokale overheid geldt, lees je in dit blog.
Wat zijn de kenmerken van applicatie integratie?
Een snelle blik op de Gartner website leert ons dat de definitie van applicatie integratie de volgende is:
“Applicatie integratie is het proces waarbij onafhankelijk van elkaar ontworpen applicaties met elkaar kunnen samenwerken.”
Door applicatie integratie heb je met één user interface of applicatie toegang tot de gegevens en functionaliteiten van andere - onafhankelijk van elkaar ontworpen - applicaties. De kopieën van de gegevens blijven in al die applicaties gelijk.
Bij applicatie integratie wordt onderscheid gemaakt tussen diepe integratie (soortgelijke applicaties die heel veel met elkaar kunnen delen) en wijde integratie (wat verder van elkaar afstaande applicaties die op een andere manier werken, maar ondanks dat toch met elkaar kunnen communiceren).
Hoe werkt applicatie integratie?
Voor applicatie integratie worden voornamelijk API’s gebruikt. API staat voor Application Programming Interface. Dit is een pakket functies en regels die ervoor zorgen dat een applicatie naar onderdelen van een andere applicatie kan verwijzen of ermee kan communiceren. Binnenin die API zorgen specifieke protocollen ervoor dat de applicatie integratie plaatsvindt. Met de groei van internet en van cloud software, is applicatie integratie vooral een extern proces geworden: API’s zijn voornamelijk Web API’s.
Waarom zou je als lokale overheid investeren in applicatie integratie?
De behoefte aan applicatie integratie komt vooral doordat organisaties gegevens tussen applicaties willen verplaatsen. Denk bijvoorbeeld aan het overzetten van gegevens van de Basisregistratie Personen naar de applicatie voor het heffen van de gemeentelijke belastingen. Of aan het overzetten van gegevens van een oud Geografisch Informatiesysteem naar een nieuw GIS.
Applicatie integratie maakt het werken aan bepaalde overheidstaken een stukje makkelijker, maar vooral beter. Je voert gegevens één keer in en verweeft ze door middel van een API in meerdere applicaties. Dit vermindert het aantal handmatige handelingen, verkleint de kans op menselijke fouten en het zorgt voor meer samenhang tussen de verschillende platformen.
Dankzij applicatie integratie en API’s hoef je je als gemeente minder zorgen te maken of je applicaties oorspronkelijk wel of niet bedoeld waren om met elkaar te communiceren. Dit geeft je de vrijheid en flexibiliteit om zelf voor bepaalde applicaties te kiezen, zonder dat je beperkt bent tot de applicaties die gebruik maken van dezelfde technologie of die van dezelfde aanbieder komen.
Wat zijn de uitdagingen van applicatie integratie?
Applicatie integratie klinkt als makkelijk te realiseren en heel aantrekkelijk. Toch is het nog niet allemaal rozengeur en maneschijn. Niet alle applicaties kunnen direct door middel van een API met elkaar geïntegreerd worden. Hier gaat vaak een complex proces aan vooraf. Voor sommige gegevens is het bijvoorbeeld geen probleem of juist goed om die door middel van applicatie integratie met andere programma’s te delen. Andere gegevens mogen juist alleen binnen een bepaalde applicatie gebruikt worden.
Daarnaast komen er regelmatig nieuwe uitdagingen bij. Zo werken sommige applicaties in de cloud, maar andere alleen op lokale computers of ze staan op een bedrijfsserver. En de stroom aan nieuwe applicaties kent voorlopig geen einde, ook deze moeten geïntegreerd worden.
Daarom is het zo belangrijk om flexibel te blijven. Ga voor een agile aanpak op basis van de concrete problemen en de reële wensen van de gemeente én van de burgers. Dan hou je het behapbaar en pluk je als lokale overheid de vruchten van applicatie integratie en API’s.
Beter en sneller samenwerken aan vergunningaanvragen
Een mooi voorbeeld van applicatie integratie is gerealiseerd in de Canadese gemeente Surrey. Zij hebben ervoor gezorgd dat voor de aanvraag van de installatie van een watermeter een specifieke workflow de informatie tussen verschillende applicaties coördineert. De burger vraagt via een online formulier een vergunning voor de watermeter aan, het applicatie integratie platform zet de communicatie op tussen de vergunningensoftware en het Geografisch Informatiesysteem. De coördinatie tussen de ingenieurs, de uitvoerders, de opzichters en de belastinginspecteurs over de plaatsing van de watermeter vindt vervolgens online plaats. En de burger kan online de status van zijn aanvraag volgen.
Deze applicatie integratie heeft gezorgd voor consistente gegevens die voor alle belanghebbenden toegankelijk zijn. De tijd tussen de aanvraag en de daadwerkelijk installatie van de watermeter is hierdoor aanzienlijk verkort: van meerdere maanden tot enkele weken. Een enorm voordeel voor de burger én de gemeente.
Meer weten over applicatie integratie voor de lokale overheid?
Wil je meer weten over hoe je als lokale overheid optimaal gebruik kunt maken van de aanwezige gegevens in je organisatie? Vooral op het gebied van datagedreven werken biedt een cloud-migratie gemeenten direct veel voordelen: cloud-applicaties kunnen gemakkelijker aan elkaar gekoppeld worden en als gemeente beschik je al over veel data. Zodat je op deze manier, dankzij de cloud-migratie, een flinke sprong vooruit maakt in je digitale transformatie.
Wil je meer weten over welke stappen je kunt zetten om als gemeente meer te werken met applicatie integratie? Download hieronder ons ebook "De applicatie integratie gids: Met je organisatie naar de cloud".
