De digitale gemeente Venray bouwt een veilige datafundering met TimeXtender
De gemeente Venray ligt in Nederlands Limburg, telt bijna 44.000 inwoners en heeft een oppervlakte van 146,03 km². De kern Venray ligt 36 kilometer ten zuiden van Nijmegen en 22 kilometer ten noordwesten van Venlo. Net als andere gemeenten in Nederland heeft de gemeente Venray te maken met uitgebreidere interne en externe relatienetwerken, nieuwe partijen en samenwerkingsverbanden, steeds meer maatwerk en noodzaak tot verantwoording. Dit maakt het steeds ingewikkelder om de juiste informatie op het juiste moment in de juiste samenhang op veilige wijze beschikbaar te stellen. Theo Peeters, Informatiemanager bij de Gemeente Venray: “Slimmer omgaan met data leidt tot effectiever beleid en daarmee tot betere resultaten voor onze samenleving. Om die reden hebben we Business Intelligence benoemd als belangrijke pijler in ons informatiebeleidsplan 2019-2022.”
Voor de invoering van een Business Intelligence-omgeving werd de informatievoorziening binnen de organisatie gedreven door Excelsheets, ad hoc query’s en het handmatig verbinden van databases om hier relevante gegevens uit te halen. Maurice Staals, Business Intelligence Specialist bij de gemeente Venray: “Hierin waren we vooral reactief, en dat biedt weinig ondersteuning bij de beleidsontwikkeling. Daarnaast was er een wildgroei ontstaan aan verschillende informatieproducten. Een totaaloverzicht en strategie ontbrak, met alle gevolgen op het gebied van beveiliging en dataprivacy van dien.”
“We hebben nu een goed geconfigureerde, optimaal beveiligde en geautomatiseerde datafundering, om de talloze uren handmatige invoer en verwerking van data te kunnen besteden aan het ondersteunen van besluitvorming en beleid.”
Maurice Staals, Business Intelligence Specialist, Gemeente Venray
De weg naar een geautomatiseerd BI-systeem
In 2019 is de organisatie begonnen met de uitvoering van het informatiebeleidsplan – en met de selectie en implementatie van een Business Intelligence-platform dat breed kan worden gebruikt. Maurice Staals: “Uitgangspunten hierbij waren gebruikersvriendelijkheid bij het beschikbaar stellen van data-analyses, centraal beheer van data en het verlagen van de kwetsbaarheid op het gebied van informatieverstrekking, beveiliging en privacy. We wilden een goed geconfigureerd, optimaal beveiligd en geautomatiseerd BI-systeem om de talloze uren handmatige invoer en verwerking te kunnen besteden aan het ondersteunen van besluitvorming en beleid.”
Pragmatische aanpak voorop
Voor het uitrollen van deze data- en BI-omgeving koos de gemeente Venray voor een pragmatische aanpak. Maurice Staals: “We hebben gekeken naar de gemeente Horst aan de Maas, onze buurgemeente. Zij waren al verder dan wij en hadden, samen met het bedrijf FourPoints, een uniforme omgeving voor data- en informatievoorziening ontwikkeld met de tools TimeXtender en Power BI. Samen met hen zijn we een pilot gestart om de meerwaarde van BI voor onze eigen organisatie aan te tonen. Van daaruit heeft er een evaluatie plaatsgevonden. Alle belanghebbenden waren enorm enthousiast, wat voor ons het startpunt was om een soortgelijke omgeving voor Venray te realiseren.”
In januari 2021 is begonnen met de stapsgewijze implementatie van de datamanagement-omgeving. Als implementatiepartner koos het team van de gemeente Venray voor FourPoints, omdat dit bedrijf ook het ontwerp en de implementatie van de datamanagement-omgeving bij de gemeente Horst aan de Maas had verzorgd. Maurice Staals: “De keuze voor FourPoints was de meest logische. We wilden een omgeving die identiek was aan de omgeving van Horst, die was ontworpen samen met FourPoints. Daarnaast vindt FourPoints het belangrijk om omgevingen te ontwerpen waar je als gemeente uiteindelijk zelf mee aan de slag kan. Zo blijft het aantal consultancy-uren beperkt tot het geven van advies in de ontwerpfase en de implementatie zelf.”
Over gemeente Venray
De gemeente Venray is een middelgrote gemeente in Nederland en telt bijna 44.000 inwoners.
Solution Snapshot
Het bouwen van een datafundering met TimeXtender om verschillende datasilo’s te verbinden, om de juiste mensen, op het juiste moment, op veilige wijze, zelf toegang te geven tot de juiste informatie.
Remco van Vliet van FourPoints vertelt over deze implementatie: “Bij FourPoints vinden we het belangrijk om eerst groot te denken, maar om daarna klein te beginnen. Zo hebben we met de Gemeente Venray goed gekeken naar de blauwdruk. In welke rollen wil je voorzien? Hoe zorg je dat de omgeving die je bouwt over vijf jaar ook nog volstaat? Hoe ga je om met beveiliging? Maar daarna zijn we al snel begonnen met de installatie van TimeXtender en het inladen van data in TimeXtender voor de eerste rapportages.”
“Bij FourPoints vinden we het belangrijk om eerst groot te denken, maar om daarna klein te beginnen. Zo hebben we met de Gemeente Venray goed gekeken naar de blauwdruk”
Gelijk resultaat zien
Maurice Staals: “Binnen het Sociaal Domein waren de wensen het dringendst en de belangen het grootst. Daarom hebben we eerst alle data die nodig zijn om goed over de voortgang op de verschillende beleidsterreinen binnen het Sociaal Domein te kunnen rapporteren opgenomen in TimeXtender. Denk hierbij aan data uit de specifieke systemen voor het sociaal domein (Jeugdzorg, WMO, schuldhulpverlening en onderwijs), gecombineerd met data uit ons financiële systeem en de BRP. Het mooie was dat we echt gelijk resultaten zagen. Binnen enkele weken was de eerste dataset klaar en konden medewerkers binnen het Sociaal Domein zelf aan de slag met dashboards en analyses.”
Ruim 6 maanden na de eerste technische implementatie van TimeXtender heeft de gemeente grote stappen gezet op het gebied van data-uniformiteit en beheersbaarheid. Maurice Staals: “De nieuwe inrichting van onze data betekent variatie aan de ‘bovenkant’ en tegelijkertijd uniformiteit aan de ‘onderkant’. Deze uniformiteit aan de onderkant betekent dat het hele verzamelproces van data beschreven en geautomatiseerd is, op een centrale plek. Zo kunnen we de dataprivacy op uniforme en veilige manier borgen. Ook zie je dat de datakwaliteit steeds verder verbetert. Aan de bovenkant betekent het dat we data op uniforme manier ontsluiten voor onze medewerkers. We zien dat deze teams steeds handiger worden in het rapporteren en analyseren van data. Ze kunnen zelf de antwoorden vinden op hun vragen, wat ons enorm veel werk scheelt.”
Benefits
- De gemeente weet welke data er vastgelegd en verwerkt wordt
- Data wordt steeds vollediger en betrouwbaarder
- Er hoeft geen data in Excel geladen (of zelfs overgetypt) te worden
- Interne en externe data kan in de juiste samenhang bij elkaar gebracht worden
- De juiste informatie kan op elk moment inzichtelijk gemaakt worden voor de juiste belanghebbende
- Compliance met AVG
- Functioneel beheer kan meer tijd aan strategische zaken besteden in plaats van aan het maken van query’s voor informatieverzoeken
- Informatievoorziening is niet langer afhankelijk van 1 of 2 personen maar volledig geautomatiseerd