‘Een online calculator om inzicht te krijgen in de prijs van een eigen BI-omgeving in de Cloud’
Dit blog is onderdeel van de themareeks Management & BI (Business Intelligence). Deze reeks is geschreven door managers voor managers. In begrijpelijke business-termen zonder alle poespas, trendy termen en hypes.
Vraag jij je ook wel eens af of Business Intelligence as a Service (BIaaS, Cloud BI) iets voor jouw organisatie is? De beschikking hebben over een professioneel beheerde BI-omgeving zonder het bijbehorende gedoe in je eigen organisatie? Wat kost zoiets, qua investering en qua lopende kosten?
Een BI-omgeving als dienst in de Cloud, wordt op maat gemaakt. Afhankelijk van de behoeften aan managementinformatie kan de omgeving qua omvang en complexiteit variëren. Daarom is er niet zoiets als een vaste prijs voor een dergelijke dienst. Van welke aspecten is de prijs van BIaaS dan afhankelijk? De belangrijkste prijsbepalende aspecten zijn: de brondata, de managementrapportages en de BI-tool gebruikslicenties.
Aspect 1: Brondata
Een BIaaS-oplossing gebruikt de bedrijfsgegevens die worden aangeleverd door jouw organisatie. Deze gegevens (brondata) komen uit jouw operationele bedrijfssystemen (bronsystemen), zoals het CRM-systeem, het Web-portal, het financiële systeem, het logistieke systeem, de projecten/uren-registratie enzovoorts. Meestal wordt uit een dergelijk bronsysteem een bestand aangemaakt (bronbestand) met de relevante gegevens en klaargezet voor de BI-omgeving. Belangrijke factoren qua bouw en beheer hierbij zijn:
- Het aantal bronbestanden
- De complexiteit van het bronbestand
- De hoeveelheid data in de bronbestanden
Aspect 2: Managementrapportages
Uit de data in het data warehouse (dwh) wordt door de BI-omgeving managementinformatie samengesteld in de vorm van rapporten, grafieken en dashboards. Ook deze managementinformatie wordt op maat gemaakt naar jouw behoeften. Belangrijke factoren als het gaat om bouw en beheer zijn:
- Het aantal rapporten, dashboards en dergelijke
- De complexiteit van de managementinformatie
Aspect 3: De BI-tool gebruikslicenties
De managementinformatie (MI) die door de BI-omgeving wordt gegenereerd, kun je bekijken middels de zogenaamde front-end BI-tools. De BI-tools variëren van ‘simpele’ viewing tools tot uitgebreide selfservice tools om zelf rapportage en dashboards samen te stellen. De BI-tools worden als onderdeel van het BIaaS-platform aan jou ter beschikking gesteld. In de meeste gevallen via een moderne en professionele web-interface, maar ook via App’s voor mobiele devices. De belangrijkste factoren die van invloed zijn op de licentiekosten van dergelijke tools zijn:
- Het aantal gebruikerslicenties
- De gebruiksmogelijkheden (bijv. Viewer, Analyst, Developer)
- Het distributiekanaal voor de MI (bijv. eMail, Web, Mobile)
Afgeleide kostenaspecten
Naar de gelang de intensiteit waarmee de BI-omgeving door jouw organisatie wordt gebruikt, zullen een aantal infrastructurele kosten variëren, denk daarbij aan:
- De omvang van de benodigde data-opslag
- Het gebruik van servers en netwerk
CapEx en OpEx
Onder de investeringen (CapEx) vallen de kosten voor de op maat te bouwen brondata-ontsluitingen, het ontwerp en de bouw van jouw eigen data warehouse en de voor jou specifiek te bouwen managementrapporten en dashboards. Als je liever CapEe vermijdt, dan is het vaak mogelijk om ook deze initiële investeringen af te schrijven over een periode van één of twee jaar, waardoor ze als operationele kosten kunnen worden opgevoerd.
Onder de operationele kosten (OpEx) vallen de kosten voor: het applicatief, technisch en operationeel beheer van de periodieke brondataverwerking, het genereren van de periodieke managementinformatie (vooral afhankelijk van aantal en complexiteit), het gebruik van infrastructuur en data-opslag en de licentiekosten voor BI-tools voor jouw eindgebruikers.
De Xero-calculator.
Wil je een indruk krijgen van de kosten die een BIaaS-oplossing in jouw situatie, dan kun je gebruik maken van onze Xero-calculator. Deze werkt online en realtime en natuurlijk volledig vrijblijvend. Op basis van door jou ingevoerde gegevens over jouw brondata, managementinformatie en eindgebruikers, rekent de calculator direct uit wat de maandkosten zullen zijn voor een goed bij jou aansluitende BI-oplossing op ons BIaaS-platform ‘Xero’; een BIaaS-omgeving met gestandaardiseerde prijzen per kostenaspect/-factor. Professioneel beheerd en geheel verzorgd.