Geschikte situaties voor Cloud-BI

‘Misschien is het aantrekken van BI als een dienst wel de ideale oplossing voor de behoeften aan managementinformatie in jouw organisatie’

Dit blog is onderdeel van de themareeks Management & BI (Business Intelligence). Deze reeks is geschreven door managers voor managers. In begrijpelijke business-termen zonder alle poespas, trendy termen en hypes.

‘BI as a service’, ook wel genoemd ‘Cloud BI’ of ‘BI in the Cloud’, is een combinatie van Cloud Computing (IT-infrastructuur in de cloud) aangevuld met een Business Intelligence omgeving die als managed service, professioneel wordt aangeboden. BIaaS houdt in dat jouw eigen BI-oplossing met behulp van dit ‘multi tenant’-platform gebouwd wordt, waarna je er de volledige beschikking over hebt. Feitelijk is het jouw eigen, volledig verzorgde BI-omgeving met je eigen data en je eigen management-dashboards, maar dan off-premise, ergens in de cloud waar je je geen zorgen over hoeft te maken.

Zo’n oplossing in the cloud kent een aantal flinke voordelen. Maar in welke situaties is zo’n Cloud BI oplossing nu echt het overwegen waard? Met andere woorden: ‘wanneer is BIaaS echt iets voor jou’? 

Situatie 1: ICT heeft geen tijd voor BI of ontbeert de nodige kennis en ervaring

Business Intelligence is een eigen discipline binnen de ICT, met professionals die de valkuilen kennen bij het opbouwen en beheren van een BI-omgeving. Voor organisaties die niet bekend zijn met BI betekent dit een leerproces, waarbij de BI-omgeving mettertijd groeit en volwassener wordt. Dat leerproces is vooral een groeiproces via een aantal ‘tussenstations’. Dat betekent een aantal jaren werken in een minder optimale situatie.

Gebruik maken van een Cloud BI oplossing betekent dat de hele ICT rond jouw BI-oplossing voor jou verzorgd wordt. De ervaren BI-professionals die de Cloud BI diensten leveren kunnen vanaf de start de optimale BI-oplossing ontwerpen en inrichten, zodat jij direct de beschikking hebt over adequate managementinformatie (MI). Het Cloud BI platform kan ook rekening houden met allerlei moderne vormen van MI bekijken - denk aan smartphones en tablets – door Mobile MI gelijk voor je te regelen. Zo hoeft ICT zich niet eerst een eigen weg door alle moderne mobile devices te plaveien.

Situatie 2: Het is nog onduidelijk welke behoeften aan managementinformatie jouw organisatie precies heeft

Ook de eindgebruikers van Business Intelligence (managers, informatiewerkers, analisten) moeten door een leerproces heen als ze nog niet bekend zijn met BI. Je hoort dan vaak ‘Ja, maar ik weet niet wat er allemaal kan’ of ‘als je dat had verteld, dan had ik die KPI ook wel in mijn dashboard willen hebben’. BI kan op allerlei manieren en op verschillende ambitieniveaus je besluitvormingsproces ondersteunen. Daar hoort een beetje leren en durven bij. Het levert ook een zekere transparantie van informatie op. Er wordt meer bekend over het werkelijke reilen en zeilen van de onderneming. Die transparantie kan sommige managers een beetje kopschuw maken. Niet zozeer omdat ze iets te verbergen hebben, maar omdat hun ‘naar beste weten en kunnen’ gegenereerde cijfers, misschien niet helemaal blijken te kloppen. Dat kan tot onzekerheid leiden. Dat zou je eerst wel eens even willen zien en controleren.

Verschillende leerprocessen

Door gebruik te maken van een professionele BI-omgeving, wordt dit leerproces voor eindgebruikers niet verstoord door een gelijktijdig leerproces binnen je ICT-afdeling. Het ICT-leerproces kan leiden tot onzekerheid over de juistheid van de MI die uit de BI-omgeving komt. Tijdens elk leerproces worden nu eenmaal fouten gemaakt. Dat kan funest zijn voor het vertrouwen en daarmee voor het leerproces rond BI. Een gebrek aan vertrouwen kan het hele BI-initiatief zelfs doen stranden.

Vertrouwen moet groeien

Met een goede BIaaS-oplossing kun je die valkuil geheel vermijden. Je kunt je eerst concentreren op de wijze waarop je jouw nieuwe managementinformatie precies wilt gaan gebruiken in je managementprocessen. Zo laat je het vertrouwen in het effect en de waarde van de BI-oplossing groeien. Als iedereen vertrouwd is met de manier waarop BI adequaat aan jouw organisatie kan bijdragen, dan kun je daarna altijd nog je Cloud BI oplossing on-premise brengen en het leerproces voor ICT (begeleid door professionals) gaan starten.

Situatie 3: Jouw organisatie krijgt het benodigde budget voor het opzetten van een BI-omgeving niet bij elkaar

Business Intelligence levert veel op, maar kost ook geld. En zelfs al heb je voldoende kapitaal, dan blijft een goed beargumenteerde en gecalculeerde Business Case van belang voor de goedkeuring van de budgetaanvraag. Dit is een stuk makkelijker als iedereen overtuigd is van het nut van BI. Maar wat als mensen daar logischerwijs nog allerlei vraagtekens bij hebben? Dan wordt dat besluit rond de investering voor BI opeens een stuk lastiger. Bovendien is het vaak vrijwel onmogelijk om goede kosteninschattingen te maken als je nieuw begint met BI.

Cloud BI

Een Cloud BI oplossing kan hier uitkomst bieden. De risico’s zijn lager omdat de omgeving professioneel gebouwd en beheerd wordt. Eindgebruikers krijgen direct adequate informatie. Tegen een calculeerbare en voorspelbare maandlast, want een goede BIaaS-provider levert jou diensten voor transparante prijzen. Niet alleen de prijzen rond beheer en uitvoering, maar ook over de bouwprijzen. Tevens kun je op korte termijn het gebruik en daarmee de kosten op- of afschalen, afhankelijk van het succes van BI binnen jouw organisatie.

Natuurlijk kost het bouwen van jouw eigen BI-oplossing op het platform van de BIaaS-provider een eerste investering, maar ook daar is bij een goede BIaaS-provider een mouw aan te passen. De provider kan jou toestaan om die eerste investering af te schrijven over de duur van het beheercontract. Dit leidt weer tot voorspelbare maandlasten en naar een lagere CapEx.

Situatie 4: Jouw organisatie ontplooit wel BI-initiatieven, maar die komen niet goed van de grond en zijn daarmee niet succesvol

Natuurlijk kunnen aan deze situatie allerlei oorzaken ten grondslag liggen. Wij komen vaak tegen dat:

• er conflicten ontstaan tussen de gelijktijdige leerprocessen (bij ICT en bij de eindgebruikers) door de onvermijdelijke fouten en onderling onbegrip;
• er te weinig support is vanuit de Business (de eindgebruikers);
• er te weinig kennis en ervaring rond BI is bij de interne ICT-afdeling;
• het de eindgebruikers niet lukt om voldoende specifieke requirements op te stellen en
• er te hoge en brede ambities worden nagestreefd (bijvoorbeeld starten met een enterprise data warehouse) waardoor het leerproces niet voldoende gestalte en tijd krijgt.

Requirements en ambities

Een Cloud BI oplossing kan al deze oorzaken wegnemen of het effect ervan in ieder geval sterk reduceren. Niet alleen vermijd je zo het leerproces van ICT – of stel je het uit tot afronding van het business leerproces - de BIaaS-provider heeft ook getrainde professionals aan boord, die jouw organisatie kunnen begeleiden in het formuleren van requirements en het uitzetten van een haalbaar leerproces geborgd in evenzo haalbare ambities. BI-oplossingen stranden vaker vanwege organisatorisch falen dan vanwege technische onkunde. Dat klinkt misschien gek, maar ICT is sterk afhankelijk van de organisatie om een goed aansluitende BI-oplossing te ontwerpen. Denk bijvoorbeeld aan de interpretatie van bedrijfsgegevens, het ontsluiten van bronsystemen, het ontwerpen van de benodigde datamodellen of de juiste interpretatie van KPI’s. Het is echt veel minder vanzelfsprekend dan je zou denken. Eindgebruikers moeten gaandeweg een flink aantal besluiten nemen. Ervaren BI-professionals kennen het klappen van de zweep en kunnen je veel sneller en irritatievrijer door het proces heen helpen.

Situatie 5: Jouw organisatie heeft al een BI-omgeving, maar die functioneert slecht of heel traag

Ook hier kunnen allerlei oorzaken aan ten grondslag liggen. In de dagelijkse praktijk worden wij het meest geconfronteerd met:

• een mismatch tussen de behoefte aan MI en de vermogens van de BI-omgeving om die adequaat op te leveren, door een niet goed aansluitende structuur van de BI-oplossing;
• onbetrouwbare en onnavolgbare cijfers die leiden tot toenemend wantrouwen in BI;
• een te lage data-kwaliteit, waardoor geen stabiel informatieproductieproces ontstaat;
• onvoldoende getrainde BI-professionals en slecht uitgewerkte werkprocessen om de BI-omgeving te beheren, waardoor het BI-productieproces niet robuust en herhaalbaar is;
• onsuccesvol streven naar één datamodel voor alle bedrijfsgegevens en;
• te trage time-to-market omdat elke volgende wijziging en uitbreiding steeds meer tijd en moeite gaat kosten om aan te brengen. Ook veelal veroorzaakt door toenemende complexiteit op de verkeerde plekken in de BI-omgeving. 

Baten en kosten

Ook hier geldt dat een BIaaS-oplossing baat kan hebben. Er moet een duidelijke afweging gemaakt worden tussen de baten en kosten van enerzijds een correctie van de interne BI-omgeving (eventueel aangevuld door externe BI-professionals) en anderzijds het inschakelen van een BIaaS-oplossing om de oorzaaksgebieden van elkaar te isoleren en op die manier hanteerbaar te maken. 

Vastlopen in zelf ingerichte BI-tools

Laten we eens kijken naar een vaak voorkomende situatie bij MKB-ondernemingen. Hier bestaat de ad-hoc ontstane BI-omgeving vaak uit eilandjes van door managers aangekochte moderne selfservice BI-tools op de PC’s van hun heroes (super users). Deze situatie voldoet eerst heel aardig met de fraaie visualisaties. Vrijwel altijd na een jaar of drie loop je vast in een overvloed van zelfgemaakte rapportages met onvergelijkbare cijfers, een onhandelbare complexiteit in de logica van de rapporten, onzekerheid en geschillen over de juistheid en de interpretatie van cijfers en problemen rond de versies van rapporten. In 90% van deze gevallen is de oplossing het plaatsen van een goed ontworpen data warehouse achter de diverse BI-tools, waarbij de BI-tools hun gegevensvoeding vanuit het Dwh gaan halen. Ook in dit geval kan een BIaaS-oplossing worden gebruikt om dit data warehouse mee te realiseren. Vanuit de BIaaS-oplossing wordt dan geschoonde en geconsolideerde data geleverd aan de ‘speeltuinen’ van de managers met hun BI-tools.

Zit jij in een van deze situaties? Ik ben benieuwd naar jouw ervaring op het gebied van BI. Een goede BIaaS-oplossing kan echt een uitkomst voor je zijn. Wil je er meer over weten? Download dan het ebook ‘Cloud BI: Placebo of Panacee’.