Dit artikel is onderdeel van de column-reeks van John ‘BI’ Boham. Hier worden op luchtige wijze onderwerpen rond BI aangehaald.
Vandaag gaan we het eens hebben over het gebruik van Excel-spreadsheets.
Veel MKB-bedrijven maken hun rapporten en dashboards met behulp van Excel. Voor bepaalde managementinformatiebehoeften is daar niets mis mee. Denk bijvoorbeeld aan het maken van: een ad hoc analyse, de opslag van kleine datasets of het creëren van eenvoudige rekenmodellen. Maar soms zie ik MKB-managers of hun analisten werken met Excel-sheets om meer complexe en kritische bedrijfsinformatie voorhanden te krijgen. Een dergelijk gebruik kent risico’s, er liggen namelijk een aantal gevaren op de loer:
Spreadsheets zijn tijdrovend
Op het eerste gezicht is er niks mis met spreadsheets: veel mensen zijn inmiddels bekend met de software en hoeven er geen opleiding voor te volgen (hoewel het mijn overtuiging is dat een professionele opleiding de efficiëntie, navolgbaarheid en betrouwbaarheid van spreadsheets sterk kunnen verhogen). Ondanks de prettige lage instap-drempel, kunnen het opzetten en onderhouden van omvangrijkere en complexere spreadsheets heel tijdrovend werken. Ik kom vaak managers en analisten tegen, die veel tijd kwijt zijn met het up-to-date houden, wijzigen en corrigeren van spreadsheets die ze tegelijk met anderen gebruiken. Terugkerende werkzaamheden waar een analist en al zeker een manager eigenlijk niet mee bezig moet zijn.
Spreadsheets zijn moeilijk beheer(s)baar
Bij ondernemingen in het MKB die bedrijfsbreed spreadsheets hebben geïmplementeerd en waarvan de invoer door diverse afdelingen wordt verzorgd, ontstaan al snel verschillende versies. De verschillende versies worden naar elkaar gemaild en in het ergste geval aangepast. Er is nu eenmaal eenvoudigweg geen versiebeheer in MS Excel ingebouwd. Microsoft Excel is over het algemeen flexibel en gemakkelijk om mee te werken en geeft een vrijheid waarin ook juist het gevaar ligt, vooral wanneer spreadsheets groot en complex zijn en er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt. En wanneer het fout gaat weet niemand wie er wanneer iets voor het laatst heeft aangepast. Een audit trail is nauwelijks aanwezig.
Spreadsheets zijn foutgevoelig
Het invoeren van gegevens in spreadsheets wordt in veel gevallen handmatig gedaan. Het spreekwoord "een ongeluk zit in een klein hoekje" is dan ook van toepassing op het 1-op-1 overtikken van gegevens in spreadsheets. Door een kleine fout kunnen nare 'ongelukken' ontstaan. Volgens F1F9, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het maken van financiële modellen, bevat maar liefst 88 procent van alle spreadsheets fouten. Niet verrassend in mijn ogen, als je je bedenkt dat bedrijven vaak met meerdere versies werken, waarin informatie wordt verwijderd of toegevoegd hetgeen leidt tot grote verschillen. Vaak worden fouten, zoals een verkeerde formule die niet direct opvalt, pas laat opgemerkt waardoor ook het corrigeren ingewikkeld en tijdrovend is. Fouten in spreadsheets veroorzaken veel problemen, niet alleen uitgedrukt in geld (miljarden) en tijd. Het kan bijvoorbeeld ook leiden tot verkeerde beslissingen, reputatieschade of zelfs een verstoorde carrière. Het kan dus zowel op een bedrijf als een individuele medewerker veel impact hebben. Zie ook de horror-stories die door de European Spreadsheet Risks Interest Group (EUSPRIG) zijn verzameld. Een menselijke fout is snel gemaakt met een spreadsheet. Maar is het wel eerlijk om een medewerker hier geheel verantwoordelijk voor te maken?
Hoewel er wereldwijd miljarden euro’s verloren gaan aan fouten in spreadsheets, laten veel bedrijven zich er verrassend genoeg niet door afschrikken volgens F1F9. Is dit terecht? Of is het een zwaktebod van de softwareleveranciers? Ik hoor het graag!
