Scrum zou teams écht innovatief maken. Dat was het idee achter de werkmethode die inmiddels in veel disciplines (zelfs in opvoeding!) gehanteerd wordt. Men neme een team inclusief alle benodigde vaardigheden, geeft hen een korte periode de tijd om een business wens te verwezenlijken en dan maar hopen dat er mooie software uitkomt. Dat lukt aardig, maar er is altijd een risico aan verbonden. Hoe kan een scrumteam beloven dat zij de wens inderdaad kunnen verwezenlijken binnen het gegeven tijdbestek? De Definition of Ready helpt hierbij.
Waarom een Definition of Ready bepalen?
Scrum wordt in allerlei projecten en programma’s gebruikt. De business wensen variëren daarin nogal en daarmee de werkzaamheden. We kunnen die variatie indelen op een schaal van improvisatie (een project waar veel onzekerheid mee gemoeid is) tot routine (een project met bijna fabrieksmatige werkzaamheden en dus veel zekerheid). Scrum gedijt het beste ergens tussen extreme improvisatie en extreme routine, omdat sprints dan gehaald worden en ook nog wat overhead opleveren. Hoe routinematiger de werkzaamheden, des te voorspelbaarder wordt het werk en dus het resultaat dat het scrumteam oplevert. Die voorspelbaarheid wil je als opdrachtgever zo veel mogelijk zeker stellen. Daar ontstaat de Definition of Ready. Je laat het scrumteam voorwaarden opstellen waarop zij het aandurven de wens te verwezenlijken.
Een voorbeeld van de D.o.R.
De voorwaarden worden per wens door het team opgesteld. Het team verwacht dat de opdrachtgever aan deze voorwaarden voldoet, zodat zij het aandurven te wens op te leveren. Hoe ziet zo’n Definition of Ready er dan uit? Ik geef je wat voorbeelden:
- De wens is helder (acceptatiecriteria zijn bekend)
- De wens is ingeschat door het team
- Externe personen zijn beschikbaar
- Bronbestanden zijn beschikbaar
- FTP koppeling is afgestemd
- Afhankelijkheden met andere wensen zijn bekend
- Het team heeft in beeld hoe de demo uit te voeren is
De Definition of Ready richt zich op de start van de werkzaamheden en kan per wens best verschillen. Bij Business Intelligence wensen komt dat vaak voor. In tegenstelling tot de Definition of Done die zich richt op het eind van de werkzaamheden en altijd hetzelfde is, varieert de Definition of Ready juist.
De Definition of Ready maken
Als je een scrumteam aan de slag laat gaan met een (Business Intelligence) wens, zal je merken dat voor het verwezenlijken van sommige wensen externe bronnen of personen nodig zijn. Dit zie je terug in het voorbeeld van een D.o.R. hierboven. Soms kan het team de wens zelfstandig verwezenlijken. Teams hebben meestal al snel door wat er nodig is om te kunnen starten. Neem in het opstellen van de voorwaarden mee in welke mate de werkzaamheden zich aan de improvisatie- of routinekant van het spectrum bevinden. De voorwaarden zet je op een afvinklijst. Het gevaar van de D.o.R. zit ‘m in het aantal en de diepgang van de voorwaarden. Probeer te voorkomen dat het een contract wordt waarin geen speling zit. Met gezond verstand kom je waarschijnlijk een heel eind. Daarnaast is het handig om te weten dat de Definition of Done invloed heeft op de Definition of Ready. Bijvoorbeeld: als de D.o.D. zegt “Aan de acceptatiecriteria is voldaan” moet in de D.o.R. staan “Acceptatiecriteria moeten aanwezig zijn”.
De Definition of Ready hanteren
Gebruik de D.o.R. als afvinklijst die je per wens toevoegt. Bij iedere sprint bekijkt het team welke voorwaarden niet van toepassing zijn. Die kunnen meteen worden afgevinkt of doorgestreept. Net voor de sprintplanning controleert het team of aan alle voorwaarden voldaan is en of de sprint kan starten.
Aan de slag
De Definition of Ready helpt het scrumteam de voorwaarden te creëren waaronder zij het gewenste resultaat kunnen behalen. De Definition of Done geeft weer hoe dit resultaat uiteindelijk opgeleverd wordt. Als beide definities helder en compleet opgesteld zijn, kan het verwezenlijken van de wens beginnen. Hoe zorg jij dat het scrumteam goed kan beginnen aan het verwezenlijken van de wens? Of heb je tips voor het opstellen van de D.o.R.? Deel deze in een reactie!
