“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Om de hele organisatie te kunnen voorzien van goede managementinformatie heb je inmiddels een zeer uitgebreide en uiterst professionele BI-omgeving opgezet: het ‘Enterprise Data Warehouse (EDW)’. Hierin heb je alle BI-omgevingen en hun data warehouses geïntegreerd. Alles in één enkel data warehouse in één enkele BI-omgeving. Alle bedrijfsdata binnen jouw organisatie wordt realtime als brondata in jouw EDW geladen. Er is geen enkele verwarring over terminologie, want het Enterprise Datamodel (EDM) definieert alle begrippen en relateert alle data aan elkaar. Je kunt makkelijk nieuwe dashboards maken, want alle bedrijfsdata is toch al beschikbaar gemaakt in het EDW. Wat kan hier nog misgaan?
Schets van de huidige BI-oplossing
Je hebt één uitgebreide, constant data-verwerkende BI-omgeving gebaseerd op één bedrijfsbreed datamodel waarin al jouw bedrijfsdata direct na hun ontstaan in de primaire bedrijfsapplicaties, wordt opgeslagen. Om nieuwe bedrijfsdata direct te kunnen verwerken loopt er een robuust 24/7-uurs datalogistiek proces. Omdat dit proces volledig automatisch verloopt, heb je alle maatregelen genomen om die brondata kwalitatief zo goed mogelijk te maken. Je hebt data stewards rondlopen die de bedrijfsdata inhoudelijk van haver tot gort kennen en met data profiling tools de stroom brondata constant in de gaten houden. Je hebt service level managers die door middel van data-SLA’s uitgebreide afspraken hebben gemaakt met de brondata-leveranciers over de constante stroom van brondata uit hun primaire bedrijfsapplicaties. Elke wijziging in brondata wordt ruim van tevoren doorgegeven zodat de dataverwerking binnen jouw EDW gelijktijdig met de verandering in de bedrijfsapplicatie kan worden aangepast. Je hebt ervaren data-modelers die het enterprise datamodel adequaat onderhouden. Want het model is de spil van de informatievoorziening voor de organisatie omdat dit een (near) realtime adequate weergave is van de situatie van het hele bedrijf.
Gebruikers aan de voorkant
Aan de front-end van jouw BI-omgeving wordt dankbaar gebruik gemaakt van jouw EDW. Periodieke standaardrapporten en dataleveringen aan informatie-afnemers worden door jouw BI-ontwikkelaars gebouwd en onderhouden. Je hebt moderne selfservice front-end BI-tools waarmee complexe dashboards en data-analyses kunnen worden uitgevoerd door kundige informatiewerkers, maar ook jouw managers kunnen zelfstandig eigen ad-hoc dashboards maken als zij die voor hun besluitvorming nodig hebben. Om alle afnemers van managementinformatie te voorzien worden expliciete afspraken met hen gemaakt in de vorm van informatie-SLA’s door jouw service level managers. Hierin staat wanneer, hoe vaak en met welke kwaliteit managementinformatie wordt opgeleverd. Terwijl bij realtime dashboards afspraken zijn vastgelegd over openstellingstijden, beschikbaarheid, uitwijk en data-recovery.
Besluitvorming op basis van jouw BI-omgeving
Je kunt je met een dergelijke opzet op de schouders kloppen, want je hebt een enorme klus geklaard. Het EDW is niet alleen technisch complex vanwege de constant lopende stroom van brondata, maar vooral door de uiterst professionele BI-organisatie die daarvoor nodig is én het complete vertrouwen en draagvlak van de hele organisatie in jouw BI-omgeving. Deze heeft zich immers afhankelijk van de BI-omgeving gemaakt voor alle managementinformatie. Je kunt nu de voordelen plukken van een volledig transparante en van boven tot beneden geheel consistente besluitvorming.
Het EDW kent echter ook een aantal expliciete signalen waaruit blijkt dat verdere uitbreiding of juist terugval noodzakelijk is. Laten we daar eens naar kijken.
Waar gaat het mis?
De signalen die aanduiden dat er iets mis is in jouw Enterprise Data Warehouse, zijn:
- Ook al kun je nu veel sneller en beter geïnformeerd besluiten nemen, het blijkt dat het doorvoeren van die besluiten in de organisatie steeds meer tijd inneemt. Met andere woorden: de veranderbaarheid van de organisatie neemt af.
- De wachtrij voor het loket van de gecentraliseerde BI-ontwikkeling voor het maken van nieuwe managementinformatie (MI) of het doorvoeren van aanpassingen aan de MI wordt steeds langer. Managers voelen zich achtergesteld, gaan klagen en zoeken naar alternatieven voor hun MI. Je ziet in dit soort situaties ook al heel snel allerlei parallelle paden ontstaan, waarbij kleinere ‘tijdelijke’ BI-omgevingen veel sneller (maar niet goed geborgd) MI opleveren.
- Vanuit de organisatie neemt het aantal wensen rond het doorvoeren van data-synchronisatie over de hele organisatie van bepaalde belangrijke sleuteldata (‘master data’ zoals klant, product, locatie) toe.
Afnemende veranderbaarheid
Het grote voordeel van een EDW is de eenduidigheid van de voor MI gebruikte data. Maar dat is gelijk ook het grote nadeel, want het bewaren van die eenduidigheid betekent dat het datamodel constant onderhouden moet worden. Het model moet een correcte weergave blijven van de bedrijfsactiviteiten. Als deze activiteiten veranderen, moet het model worden aangepast. Dat moet gebeuren voordat de verandering wordt doorgevoerd, anders klopt je managementinformatie niet met de werkelijkheid. Dit fenomeen speelde al bij het centrale data warehouse, maar doet dat in nog veel sterkere mate in het EDW. Dit komt omdat het EDW - in tegenstelling tot het centraal dwh - alle bedrijfsdata bevat in plaats van een selectie van de brondata die nodig is voor de vigerende behoefte aan MI. Door het realtime karakter van het EDW, moet het EDW uitgaan van opslag van alle bedrijfsdata. Anders leidt elke MI-wijziging tot een verstoring van de realtime datalogistiek, hetgeen het EDW tot een knarsende stilstand zou forceren. Bij realtime data warehouses is de loskoppeling van alle processen rond het laden van het data warehouse en die rond het gebruik van de data in het dwh, binnen managementinformatie onontbeerlijk.
Als het je niet lukt om het centrale datamodel en de realtime datastromen snel genoeg met jouw organisatie mee te laten veranderen, zal jouw organisatie moeten wachten met doorvoeren van een verandering tot de BI-omgeving ook klaarstaat voor de wijziging. Dat kan in een beweeglijke markt tot competitieve nadelen leiden die niet acceptabel zijn.
Een stapje terug?
In deze situatie moet je overwegen om een stapje terug te doen en het enterprise datamodel te splitsen naar disciplines (marketing, finance, operations) waarmee je feitelijk op een – eventueel realtime - vorm van het ‘consoliderend’ model van BI-omgevingen komt. Dit is geen brevet van onvermogen! Een BI-omgeving werkt optimaal als hij goed aansluit bij de eisen van de organisatie, niet als hij technisch vooruitstrevend is. Elk type BI-omgeving kent nu eenmaal specifieke voor- en nadelen. Kijk goed wat bij jouw organisatie past of laat je adviseren door een ervaren BI-architect. Gebruik voor een eerste indicatie eens onze BI-IntroScan. Die geeft je direct een eerste indruk in welke BI-omgeving bij jou past.
Wachtrijen voor BI-ontwikkeling
Toenemende wachtrijen voor jouw BI-omgeving voor het doorvoeren van vernieuwingen of aanpassingen, duiden op een te hoge druk op je centrale BI-ontwikkelteam. Meer capaciteit in parallelle ontwikkelstraten aanbrengen of verhoging van het aantal SCRUM-teams werkt slechts tot op de zekere hoogte. De centrale BI-omgeving is de bottleneck. Op een bepaald moment gaan de mensen die eraan willen sleutelen, elkaar daar in de weg lopen. Het wordt dan onvermijdelijk om de BI-ontwikkeling te decentraliseren. Om dat mogelijk te maken moet het EDW naar een volgende groeifase gebracht worden, namelijk ‘service oriented BI’. Maar daarover zodirect meer, want het volgende groeisignaal wijst ook op een eventuele groei naar service oriëntatie.
Master Data Management
Eigenlijk vormt jouw EDW een goede weergave van de werkelijkheid, omdat alle bedrijfsdata erin is samengebracht. De data zijn onderling consistent in verband gebracht, waarbij inconsistenties tussen data uit meerdere primaire bedrijfsapplicaties zijn opgelost. Het kan voorkomen dat het EDW de enige plek is met volledig consistente data. Je kunt dan al snel verwachten dat jouw managers gaan vragen of het EDW die consistent gemaakte data niet kan terugvoeren in de bedrijfsapplicaties. Zo kunnen onderlinge verschillen tussen data in de primaire bedrijfssystemen worden recht getrokken. De grootste pijnpunten liggen meestal in veelgebruikte data zoals klanten, producten en locaties. Deze data wordt daarom vaak ‘Master Data’ genoemd en het consistent maken van die data ‘Master Data Management (MDM)’. Om dit goed te kunnen doen, moet het EDW een constante stroom van berichten rond consistentie-correcties gaan publiceren. Ook hierbij komt service oriëntatie om de hoek kijken.
Next Steps
Als laatste stap in de groei van BI-omgevingen naar de meest uitgebreide vorm gaan we het EDW geschikt maken voor service oriëntatie. We noemen een dergelijke aanpak ‘service oriented BI’. Hierbij gaan we ‘services’ definiëren voor zowel de centrale data (data-services) als delen van de managementinformatie (informatie-services). Deze services worden middels ‘service calls’ via een message-infrastructuur (een ‘Enterprise Service Bus’ of ‘ESB’) ter beschikking gesteld aan de rest van de organisatie.
Ontlasten van de wachtrijen
Dat betekent dat de ontwikkeling van dashboards en rapportages gedecentraliseerd kan worden naar de gebruikersafdelingen met hun managers. De gebuikersafdelingen kennen een eigen BI-team van ontwikkelaars (informatiewerkers) die met hun selfservice BI-tools de information-services gebruiken om dashboards samen te stellen. Hiermee wordt het ontwikkelteam van het centrale EDW sterk ontlast, hetgeen de ontstane wachtrijen ontlast.
Altijd up-to-date informatie
Tevens kunnen de data-services gebruikt worden om de laatste status van objecten als klant, product of locatie door te geven aan alle primaire gebruikersapplicaties. De data-services hebben dan meestal een publish & subscribe karakter. Het EDW publiceert de laatste versie van een object als ‘klant’ en alle bedrijfsapplicaties die ook een versie van het klant-object hebben kunnen hierop worden geabonneerd. Zo kunnen zij hun registratie updaten naar de laatste versie, ongeacht waar in de organisatie die update is ontstaan. Hiermee heb je een goede aanpak voor je MDM-probleem beschikbaar.
Ruwe data
De data-services kunnen daarnaast gebruikt worden voor analisten die liever met de ruwe data werken, dan met afgeleide managementinformatie.
Service Oriented Business Intelligence
Service Oriented BI is de meest uitgebreide opzet voor een BI-omgeving. Naast de forse eisen die een EDW kent, moet je nu ook services definiëren en onderhouden, je moet een goede messaging infrastructuur (ESB) maken en je moet de bedrijfsapplicaties geschikt maken om met die services te kunnen werken. Nieuwe taken, rollen en verantwoordelijkheden, procedures, werkafspraken en tools zijn hierbij nodig.
De BI-IntroScan
We zijn toegekomen aan de achtste en laatste blog in deze reeks. In de reeks hebben we allerlei BI-situaties geschetst en aangegeven wat de signalen binnen een dergelijke situatie zijn, waaruit je kunt afleiden dat je actie moet ondernemen. Dat kan een groei-actie zijn door jouw BI-oplossing uit te breiden, maar kan ook duiden op een overweging om een minder complexe BI-oplossing na te streven.
Uiteindelijk kent elk kopje een schoteltje. Er is geen beste BI-oplossing voor alle organisaties. Een BI-oplossing is optimaal als hij goed aansluit bij jouw eisen en wensen (en dus ook niet onnodig complex is) en past bij jouw type organisatie en cultuur.
Welke BI-oplossing bij jouw situatie en organisatie past, kan een van onze ervaren architecten voor je uitzoeken. Wil je alvast een indicatie, lees dan de User Guide voor onze BI-IntroScan. Daarin lees je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten. Voer daarna eens geheel vrijblijvend onze gratis BI-IntroScan uit. Deze is direct online te gebruiken en genereert direct een rapport over welke BI-omgeving het best bij jou past.
