“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Om de hele organisatie te kunnen voorzien van goede managementinformatie heb je gekozen voor een ‘centrale’ aanpak. Dat wil zeggen, je hebt alle BI-omgevingen en hun data warehouses geïntegreerd in één enkel data warehouse in één enkele BI-omgeving. Daarmee heb je alle brondata op één plek en kan de interpretatie van die brondata weinig verschillen. Een streefwaardige situatie, maar toch kan deze situatie signalen vertonen die aangeven dat een nieuwe groeistap nodig is.
Schets van de huidige BI-oplossing
Je hebt één BI-omgeving met een data warehouse (Dwh) gebaseerd op een centraal datamodel waarin alle brondate die je nodig hebt is opgeslagen. Jouw BI-omgeving loopt soepel door een goed opgezette BI-organisatie met expliciete procedures en werkafspraken die worden uitgevoerd door ervaren BI-professionals met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Om jouw management-disciplines, zoals marketing, finance en operations te voorzien van adequate managementinformatie, onttrek je gegevens uit het Dwh. Die zet je in specifieke datamarts neer, zodat jouw managers en informatiewerkers nieuwe dashboards kunnen maken. Hierbij gebruiken zij moderne selfservice BI-tools. De BI-omgeving wordt met een robuust, herhaalbaar proces regelmatig – bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks - ververst met nieuwe brondata.
Discipline, draakvlak en sponsorship
Om deze situatie te bereiken, heb je een hoop werk verricht. Naast de toegenomen werkdiscipline van jouw BI-organisatie en haar dataleveranciers en informatieafnemers, heb je veel moeite gestoken in het opzetten van het integraal datamodel. Hiervoor was het nodig om alle benodigde brondata eenduidig te definiëren, ongeacht de ‘smaak’ (commercieel, financieel, operationeel). Elke wijziging die optreedt in de organisatie leidt direct en efficiënt tot een aanpassing van dat model, zodat de begrippen in het data warehouse synchroon blijven lopen met de werkelijkheid in de bedrijfspraktijk. Dat is een lastige opgave en als die mislukt ben je waarschijnlijk uitgeweken naar een ‘consoliderende’ opzet, zie blog 38.6 over het Consoliderend Dhw. Dit is geen diskwalificatie, want het is slechts weinig bedrijven gegeven om op een kwalitatief goede wijze succesvol een centraal data warehouse op te zetten. Als ik het zou moeten inschatten, denk ik dat slechts vijf tot tien procent van de bedrijven hiervoor de benodigde rigide discipline en het onontbeerlijke draagvlak en sponsorship van de hele organisatie kan opbrengen.
Maar, het is je uiteindelijk gelukt en je hebt daarmee een goed geborgde, complete en centrale BI-omgeving ingericht waaraan je vele jaren plezier kunt hebben. Toch liggen er problemen op de loer, waardoor verdere aanpassingen aan jouw BI-omgeving nodig kunnen zijn.
Waar gaat het mis?
De signalen die aanduiden dat er iets mis is in jouw centrale BI-omgeving, zijn:
- Het management gaat vragen om meer operationele managementinformatie, denk bijvoorbeeld aan:
- directere end-to-end processturing, bijvoorbeeld business activity monitoring (BAM);
- realtime marketing intelligence ten behoeve van inbound marketing met bijvoorbeeld op surfgedrag gebaseerde next best actions/offers;
- realtime credit-scoring over tal van karakteristieken van klanten;
- realtime job-costing;
- realtime fraude-detectie.
- De veranderbaarheid van de organisatie neemt af, want elke verandering leidt tot een wijziging in het centrale datamodel. Dat kost tijd en die verandering moet worden doorgevoerd in de BI-omgeving voordat hij effectief kan worden.
- Met de toename aan geleverde managementinformatie (MI), groeit het centrale data warehouse waarbij de time-to-market voor de oplevering van nieuwe MI steeds langer gaat duren en tot stress en overspanning leidt. Je ziet in dit soort situaties ook al heel snel allerlei parallelle paden ontstaan, waar in kleinere ‘tijdelijke’ BI-omgevingen veel sneller (maar niet goed geborgd) MI wordt opgeleverd.
Waar komt dit door?
Het grote voordeel van een centraal Dwh is de eenduidigheid van gebruikte data. Maar dat is gelijk ook het grote nadeel, want het bewaren van die eenduidigheid betekent constant onderhoud aan het model. Het model moet namelijk een correcte weergave blijven van bedrijfsactiviteiten. Als deze activiteiten veranderen, moet je het model aanpassen en wel voordat de verandering in het werkproces wordt doorgevoerd. Anders klopt je managementinformatie niet met de werkelijkheid.
Als het je niet lukt om het centrale datamodel snel genoeg met jouw organisatie mee te laten veranderen, moet je overwegen om een stapje terug te doen en het datamodel te splitsen naar disciplines (marketing, finance, operations). Hiermee kom je op het ‘consoliderend’ model van BI-omgevingen. Dit is ook een oplossing als de situatie zich voordoet dat nieuwe dashboards een te lange time-to-market krijgen omdat de modelwijzigingen teveel tijd gaan kosten. Opnieuw, dit is geen brevet van onvermogen! Er is erg veel discipline vereist om een centraal data warehouse op te zetten en te onderhouden. Elke type BI-omgeving kent voor- en nadelen. Kijk goed wat bij jouw organisatie past of laat je adviseren door een ervaren BI-architect. Ik zou willen dat meer bedrijven zo moedig zijn om de genoemde problemen op hun waarde te schatten en bewust voor een terugval naar ‘consolidatie’ te kiezen. Het zou veel problematisch lopende BI-omgevingen sterk verbeteren.
Realtime managementinformatie
De problematiek rond de toenemende roep om meer realtime managementinformatie moet eerst worden gerationaliseerd. Er zijn situaties waarin deze wensen geheel legitiem zijn, maar er zijn ook voldoende gevallen waarin men probeert om iets in een BI-omgeving op te lossen dat daar niet thuishoort. Om hier meer grip op te krijgen, lees eens de blog over realtime data warehouses of download het eBook ‘De 10 need-to-knows rond BI voor managers’.
Next Steps
Uitgaande van een geldige reden voor het willen genereren van meer realtime of ‘near realtime’ managementinformatie, moet de volgende stap zijn om naar een zogenaamd ‘Enterprise Data Warehouse (EDW)’ te gaan. Dit lijkt op een centraal datawarehouse, maar verschilt in twee belangrijke kenmerken.
- Het EDW wordt namelijk gevuld met alle bedrijfsdata of deze nu direct nodig is voor dashboards of niet (‘pre-emptive loading’).
- De brondata wordt direct na het ontstaan in de primaire bedrijfsapplicaties doorgegeven aan het EDW en (zo mogelijk) direct verwerkt in het data warehouse.
Feitelijk heb je alles waarover überhaupt MI gevraagd kan worden al ter beschikking in het data warehouse. Daarmee kunnen dashboards beschikken over ‘up-to-minute’ informatie. Bovendien koppel je hiermee de ontwikkeling van het dashboard los van het noodzakelijke ontsluiten van nieuwe brondata. Dat klinkt natuurlijk fantastisch en kan met voldoende discipline en BI-volwassenheid zeer goede resultaten opleveren. Maar ook hier liggen afbreukrisico’s op de loer die je zult moeten onderkennen. Daarover vertel ik in de volgende en tevens laatste blog uit deze reeks.
Welke BI-omgeving past bij jouw situatie?
Als je een keer wilt controleren welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze is direct online te gebruiken en genereert meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten.
