“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Om de hele organisatie te kunnen voorzien van goede managementinformatie heb je gekozen voor een ‘consoliderende’ aanpak. Dat wil zeggen, je hebt data warehouses per managementdiscipline (marketing, finance, operations) en eventueel een extra consoliderend data warehouse voor strategische bedrijfsbrede managementvragen. Wat zijn de signalen in deze situatie die erop wijzen dat een nieuwe groeistap nodig is?
Schets van de huidige BI-oplossing
De ‘consoliderende’ aanpak om bedrijfsbrede managementinformatie te verkrijgen, betekent een situatie met meerdere BI-omgevingen. In principe voor elke managementdiscipline. Elk van die BI-omgevingen is specifiek getuned voor die specifieke managementgroep. Zo zal de marketing BI flexibel veranderbaar zijn met up-to-date data over klanten, prospects, verkoopproducten en contracten. De BI voor finance zal juist een heel robuust, herhaalbaar en geborgd proces kennen, met vaste regelmaat en met precieze, controleerbare en traceerbare cijfers. De BI voor operations kent vooral procesgegevens ontstaan uit de registratie van alle events binnen de organisatie en KPI’s die daaruit worden berekend.
Deze discipline georiënteerde data warehouses leveren ook gegevens aan een apart, voorliggende BI-omgeving, die specifiek bedoeld is strategische, bedrijfsbrede managementinformatie.
Met deze ‘consoliderende’ aanpak heeft feitelijk elke managementdiscipline (directie, marketing, finance, operations, HRM) haar eigen BI-omgeving, specifiek ingericht naar de eisen en wensen van die discipline en helemaal getuned naar haar begrippen, haar terminologie.
Het grote voordeel van deze situatie ten opzichte van één centrale BI-omgeving voor alles, is dat de zware - misschien onhaalbare - opgave om alle brondata begrippen in één centrale datastructuur te modelleren, grotendeels vermeden kan worden. Tevens hoeven de vaak sterk tussen de managementdisciplines uiteenlopende requirements niet via compromissen te worden gecombineerd in één BI-omgeving. Hierdoor vermijd je dat alle disciplines water bij de wijn moeten doen.
Hiermee heb je een goed geborgde, optimale situatie waarmee je vele jaren vooruit kunt. Toch kunnen er omstandigheden zijn waardoor een verdere centralisatie nodig blijkt te zijn.
Waar gaat het mis?
Signalen waaruit blijkt dat jouw BI-situatie toch wat problemen kent die verdere groei vereisen:
- De cijfers blijken onderling te verschillen tussen de verschillende BI-omgevingen, waardoor deze minder goed te combineren zijn omdat hun interpretatie of grondslag onderling afwijkt;
- Cijfers vanuit verschillende BI-omgevingen kennen andere karakteristieken, de ene BI-omgeving werkt met cijfers die minder precies en minder betrouwbaar zijn, of met cijfers die minder regelmatig of later opgeleverd worden dan cijfers uit een andere BI-omgeving;
- De verversingsgraad van de bedrijfsbrede gegevens is te laag, waardoor het te lang duurt voordat nieuwe gegevens beschikbaar zijn.
Waar komt dit door?
De gelaagdheid heeft een negatief effect op de mogelijke snelheid van dataverversing. De gelaagdheid wordt veroorzaakt door het feit dat het consoliderend data warehouse zijn data verkrijgt uit de discipline- of afdeling Dwh’s. Feitelijk moeten alle onderliggende data warehouses – voor iedere managementdiscipline – geheel ververst zijn, voordat de data kan worden geconsolideerd in het bedrijfsbrede Dwh. Gezien de verschillen in requirements die de managementdisciplines hebben op hun eigen BI-omgeving, kunnen de verversingsfrequenties van hun data warehouses onderling verschillen en onderling asynchroon lopen. In principe moet het consoliderend data warehouse wachten tot de laatste onderliggende BI-omgeving klaar is.
Dat hoeft geen probleem te zijn, want in de meeste gevallen is de consoliderende BI-omgeving bedoeld voor de ondersteuning van meer strategische vraagstukken, waarvoor niet de meest courante cijfers nodig zijn. Maar soms zijn er striktere requirements en dan is er minder tijd om alles netjes door te laden en om onvergelijkbare cijfers op één noemer te krijgen. Het kan geen kwaad om die ‘zware’ requirements eerst goed tegen het licht te houden. Je kunt je in ieder geval afvragen waarom strategische besturing (als tegenhanger van operationele en tactische sturing) zulke courante cijfers nodig heeft. Is de top van het bedrijf niet aan het ‘micro-managen’? Waarom laten ze dat niet aan middle management over?
Next Steps
Als er een einde is gekomen aan het zoveel mogelijk versnellen van de individuele BI-omgeving binnen de consoliderende opzet, is het tijd voor een algehele herstructurering van de opzet van jouw BI-omgevingen. Als je niet in heroverweging alsnog voor een ’centraal dwh’ kiest, moet de weg naar een Enterprise Data Warehouse (EDW) worden ingeslagen. Hierbij wordt alle in het bedrijf aanwezige brondata realtime ingelezen in één centraal data warehouse met één centraal bedrijfsbreed datamodel. Dit is een forse stap in benodigde discipline. Behalve dat het een zeer omvangrijk en vaak onhaalbaar project is om een dergelijk enterprise datamodel op te zetten, betekent het ook de centralisatie van alle BI-effort en organisatie naar één plek. Tevens maakt deze verandering een totale en gedisciplineerde beheersing van de data nodig, waaruit allerlei nieuwe rollen vloeien. Denk aan data stewards en service level managers om de levering van brondata en managementinformatie te besturen. Een stap die ook pas goed mogelijk is als uit de voorgaande situatie blijkt dat de BI-omgevingen prima functioneerden, er veel geleerd is over de brondata en haar interpretatie en de BI-staf bestaat uit kundige, ervaren BI-professionals.
Ook dit is een grote stap bij het volwassen worden in het gebruik van Business Intelligence. Met een goed functionerend Enterprise Data warehouse kun je weer veel jaren vooruit. Wanneer daar weer een einde aan komt vertel ik in de volgende blog.
Als je een keer wilt controleren welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze is direct online te gebruiken en genereert meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten.
