“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Je hebt een goed lopende BI-omgeving ingericht voor Marketing of Finance. Je hebt verstoringen in het BI-proces zoveel mogelijk verholpen door de omgeving te borgen in een goede organisatie rondom jouw data warehouse en datalogistiek. Je zou zeggen, wat kan er nu nog misgaan? En gelijk heb je. In principe. Toch kan er van alles op je pad komen, waardoor een nieuwe uitbreiding toch noodzakelijk gaat worden.
Schets van de huidige BI-oplossing
Meestal is het eerste data warehouse (Dwh) dat binnen een organisatie ontstaat specifiek bedoeld voor de managementinformatie van een bepaalde discipline of afdeling. Welke afdeling binnen jouw organisatie de lead neemt en het budget weet te regelen, is afhankelijk van de bedrijfssituatie. Vaak is dat marketing (verhoging omzet) of finance (beperking van kosten), soms operations (verbetering end-to-end processen) en sporadisch HRM (aantrekken en vasthouden high-potentials).
Laten we er, bij wijze van voorbeeld, vanuit gaan dat het Marketing - als meest ambitieuze afdeling binnen jouw organisatie - is geweest die de lead heeft genomen. Als Marketing voldoende budget en tijd heeft gekregen, dan zal hier mettertijd een goed georganiseerde marketing BI-omgeving zijn ontstaan. Bestaande uit losse componenten voor datalogistiek (bijv. een ETL-tool), een data warehouse (met voornamelijk klant-, product- en campagne-informatie) en mooie moderne front-end BI-tooling met selfservice mogelijkheden. Hiermee kunnen zowel de data-analisten, list-managers, marketeers en managers zelf dashboards maken. Het Dwh levert je met vaste regelmaat betrouwbare en consistente klantinformatie, die netjes in dashboards tot adequate managementinformatie wordt getransformeerd. Ook wordt klantdata direct uit het data warehouse onttrokken als voeding voor marketing automation software, zoals Hubspot of Marketo. Jouw marketing Dwh loopt zo robuust omdat je er een BI-organisatie omheen hebt ingericht met goede procedures, werkafspraken, rollen en verantwoordelijkheden.
Feitelijk is dit een goed geborgde situatie waarin je vele jaren door kunt. Het enige dat roet in het eten kan gooien komt uit onverwachte hoek, namelijk de toegenomen interesse van de rest van de organisatie. Zij willen ook zo’n goedlopende oplossing die adequate managementinformatie voor hen gaat leveren.
Waar gaat het mis?
Succes kent navolging. Dus het duurt niet lang of andere afdelingen, zoals Finance of Operations, gaan managementinformatie vragen aan het marketing Dwh (“daar is immers zoveel goede data toch al opgeslagen”). Of ze verzamelen budget om een eigen BI-omgeving op te zetten. Ook kan het voorkomen dat de directie de behoefte krijgt om informatie uit jouw marketing Dwh te gebruiken om organisatiebrede vragen te kunnen beantwoorden. Misschien gaan er zelfs stemmen op om met behulp van de consistente klantgegevens in jouw BI-omgeving, alle klantbestanden in de productie-applicaties te gaan synchroniseren.
Waar komt dit door?
Je kunt niet alle vragen van alle afdelingen beantwoorden vanuit jouw marketing BI-omgeving. Het marketing Dwh bevat immers alleen brondata die interessant is voor marketing en die bewerkt is en gebruikt wordt voor marketing-doeleinden. Alle andere disciplines vereisen andere cijfers en daarmee deels andere brondata. Elke discipline kent zijn eigen taalgebruik en begrippeninterpretatie. Elke discipline heeft ook eigen requirements aan data die voor hen bestemd is.
Next Steps
Naarmate de roep om managementinformatie uit andere bedrijfsonderdelen toeneemt, sta je voor een belangrijke keuze:
- Je kunt de BI-omgeving voor marketing uitbreiden om ook andere managementdisciplines van dienst te zijn. Dat betekent dat het marketing Dwh wordt uitgebreid tot een meeromvattende oplossing, die we vaak een ‘centraal data warehouse’ noemen. Dat betekent dat in dat data warehouse een veel breder, meeromvattend datamodel moet worden ontworpen.
- Je kunt naast het marketing Dwh ook een BI-omgeving voor Finance en voor Operations neerzetten. Dan ontstaat er een beperkt aantal BI-omgevingen (voor bijvoorbeeld Marketing, Finance en Operations). Voor bedrijfsbrede, meer strategische vragen vanuit bijvoorbeeld de directie, kun je een extra data warehouse lanceren dat de cijfers uit de afzonderlijke discipline Dwh’s combineert tot een ‘consoliderend data warehouse’.
Een lastige, maar belangrijke keuze
Bij het gaan voorzien in bedrijfsbredere managementinformatie is bovenstaande keuze onvermijdelijk en van groot belang. Deze keuze is afhankelijk van jouw specifieke situatie en requirements. Bovendien is het een lastige keuze, eigenlijk één waar je het best een ervaren BI-architect naar kan laten kijken. Een eerste indicatie van wat voor jou het beste is, kun je in ieder geval al verkrijgen middels de BI-IntroScan.
Een verkeerde keuze leidt tot veel frustratie en mogelijk desinvesteringen bij een benodigde terugkeer op het ingeslagen pad. Beide oplossingen zijn geschikt om bedrijfsbrede MI te leveren, maar ze kennen ieder hun voor- en nadelen. In de volgende blog vertel ik over de consequenties en problemen binnen het ‘consoliderend data warehouse’. De consequenties van een ’centraal data warehouse’ bespreek in de blog daarna.
Als je een keer wilt controleren welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze is direct online te gebruiken en genereert meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten.
