“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Je hebt een structurele verbetering aangebracht, je hebt een eerste data warehouse (Dwh) gebouwd ten behoeve van een discipline zoals Marketing of Finance. Een aparte datalogistieke tool vult dat Dwh met brondata. Vanuit dit data warehouse, waarin je ook netjes jouw historie opbouwt, worden jouw front-end BI-tools voorzien van eenduidige brondata. Ondanks de goede structurele opzet van jouw BI-omgeving, kom je na verloop van tijd nieuwe problemen tegen. Welke problemen kun je verwachten? En wat dan?
Schets van de huidige BI-oplossing
Voorheen waren de power-users nog vooral bezig met de ontwikkeling van voor (dashboard maken) tot achter (brondata ophalen). Nu kent je BI-omgeving een eerste splitsing tussen back-end en front-end. Een deel van de power-users legt zich toe op het ontsluiten van bronnen, het bewerken van de brondata en de opslag ervan in een eerste data warehouse, al is dat meestal voor één specifieke afdeling zoals Marketing of Finance. Deze power-users vervullen daarmee de eerste echt gespecialiseerde back-end BI-functies in de ‘centrale’ BI-omgeving.
Omdat je nu de beschikking hebt over een centrale plek voor de functionaliteit rond het binnenhalen, bewerken en opslaan van brondata, hebben de andere power-users een minder zware taak in de front-end. Zij maken nu gebruik van hun moderne selfservice front-end BI-tool clients met eventueel een server-component. Daarmee kunnen zij zich veel meer concentreren op de logica om de juiste managementcijfers uit de bedrijfsdata te halen en deze netjes te presenteren op een rapport of dashboard. Zij vertrouwen erop dat ze consistente en correcte brondata binnenkrijgen van hun back-end collega’s.
Ook de managers die zelf hun wat eenvoudigere rapporten of dashboards willen maken, zijn een stuk beter af. Zij werken nu met veel schonere brondata en met een goed beheerde historie.
Het hebben van een datalogistieke component (zoals SSIS, PowerCenter en ODI) en een data warehouse, betekent een flinke verbetering in de behandeling van de brondata voor jouw afdeling. De interpretatie van de brondata en de bewerking ervan liggen nu op één plek binnen de afdeling. Hierdoor verbetert de consistentie in grote mate.
Waar gaat het mis?
De belangrijkste indicatoren dat er na verloop van tijd iets mis gaat bij deze aanpak zijn:
- Onduidelijkheid over de versheid van brondata in het data warehouse;
- Het verversen van het data warehouse duurt steeds langer;
- Sommige fouten in de brondata blijven lang hangen voordat ze verbeterd worden;
- Het data warehouse is steeds vaker ‘down’, waardoor de rapporten niet kunnen worden gegenereerd;
- De power-users die de back-end beheren zijn te druk om vragen over de data te beantwoorden.
Waar komt dit door?
Feitelijk is de belangrijkste oorzaak voor de eerste problemen in het eerste afdeling Dwh in de meeste gevallen: de organisatie. Naar mijn ervaring wordt het eerste data warehouse in veel gevallen technisch best netjes neergezet, maar ontbreekt het vaak aan het opzetten van een goede organisatie eromheen.
De back-end power-users hebben met hun nieuwe data warehouse en het datalogistieke component een nieuwe rol gekregen, maar daarmee ook een zware verantwoordelijkheid. Alle brondata die uiteindelijk in de management-dashboards terechtkomt is nu van één plek afkomstig, namelijk het afdeling Dwh. De brondata is daarmee wel veel consistenter dan voorheen, maar er ontstaat ook een afhankelijkheid. Daar is niets mis mee, zolang de back-end power-users die verantwoordelijkheid inderdaad op zich kunnen nemen. Daar is een ondersteunende organisatie voor nodig met procedures, rollen, afspraken, enzovoorts.
Power-users zijn meestal power-users geworden door hun grote zelfredzaamheid, hun nieuwsgierigheid, ambitie en volharding. Om ze te laten excelleren hebben ze vrijheid van handelen nodig om allerlei problemen op te lossen of nieuwe uitdagingen in te vullen. Die werkwijze zit in hun natuur en is vaak nodig om het eerste data warehouse te realiseren. Met mensen die de data begrijpen en die geen uitdaging uit de weg gaan om hun doel te bereiken.
Het vervelende is echter dat na de eerste jaren van ontwerpen en implementeren en vooral leren, blijkt dat een robuuste BI-backend (datalogistiek en Dwh) rust en regelmaat nodig heeft. Discipline helpt om een goed lopend data-verversingsproces te beheren, waar nauwgezet naar foute data wordt gekeken, waar de BI-front-end ervan uit kan gaan dat elke maandagochtend om 7.00 een ververst data warehouse ter beschikking staat met alle correcte data bijgewerkt tot en met de afgelopen week.
Next Steps
Komend uit de fase van change, waarbij de nieuwe situatie is opgezet door power-users (kennis-werkers) met een focus op de inhoud van de managementinformatie, gaan de successen van vernieuwingen steeds meer gepaard met storingen in het productieproces.
Als managers weten we dat er expliciete organisatorische inrichting nodig is om een robuust, navolgbaar en herhaalbaar proces op te zetten. Rollen moeten expliciet worden gemaakt, verantwoordelijkheden benoemd en procedures en werkafspraken opgesteld. Naast de karakters van power-users voor het ontwikkelen van nieuwe datastromen, zijn zorgzame bedrijfsmannen nodig voor de productie en het beheer.
Dit is een volgende belangrijke stap bij het volwassen worden in het gebruik van Business Intelligence. Met de opzet van een goede BI-organisatie rond jouw afdeling data warehouse ben je een tijd lang goed geholpen. De situatie wordt pas weer lastiger als er verschillende afdeling Dwh’s ontstaan. Maar daarover vertel ik in de volgende blog.
Als je een keer wilt controleren welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze is direct online te gebruiken en genereert meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten.
