Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Veel bedrijven - zeker in het MKB - worstelen met het koppelen van hun applicaties. Hierbij maakt de huidige trend om de voordelen van Cloud Computing (Software as a Service) het er niet makkelijker op. Hoe zorg je ervoor dat jouw systemen met elkaar gaan of blijven ‘praten’? Het koppelen van de applicaties in jouw IT-landschap vatten we in het vakgebied meestal samen onder de term Enterprise Application Integration (EAI). De vraag die daarbij ook al snel opkomt is: “Heb ik wel EAI nodig, als ik een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem heb?” Daarover lees je meer in deze blog.
ERP – Enterprise Resource Planning
Als groeiend bedrijf heb je vaak te maken met een steeds groter aantal applicaties of IT-systemen. Daarbij wordt het steeds lastiger om te zorgen voor een goede informatie-uitwisseling tussen die systemen. Als je gebruik maakt van een ERP dan is deze koppel problematiek als het ware ‘uitbesteed’ aan je ERP-leverancier. Hij zorgt er immers voor dat de verschillende modules van het ERP-systeem op een consistente wijze met elkaar in verbinding staan. Als je echter kiest voor een verzameling van zelf uitgezochte ‘beste voor jouw bedrijf’ applicaties – ook wel de ‘best of breed’ aanpak genoemd – dan moet je er zelf voor zorgen dat die applicaties onderling informatie uitwisselen. Dat is nu eenmaal zo.
De keuze tussen ERP of de best of breed aanpak
De keuze voor een ERP of een best of breed aanpak is er een met situationele voor- en nadelen. Een ERP kan een hoop ICT-zorgen wegnemen, maar je moet je bedrijfsproces wel aanpassen aan de werkwijze die in het ERP is gemodelleerd. De meeste ERP-leveranciers zullen zeggen dat dat niet waar is, onder vermelding van: “ons ERP kan geconfigureerd worden op zo’n manier dat het naadloos bij jouw bedrijf aansluit”. Echter is dat in de praktijk niet altijd haalbaar. ERP’s zijn over het algemeen natuurlijk wel configureerbaar, maar dat laat onverlet dat de onderliggende constructie van het ERP een bepaald bedrijfsproces met werkprocedures veronderstelt. Het is dan ook heel belangrijk, om NIETS aan je ERP-systeem te veranderen. Elke maatwerkverandering werpt automatisch een blokkade op voor upgrades van het ERP naar nieuwe, wellicht noodzakelijke functionaliteiten. Kies je voor een ERP, loop dan netjes in het paadje van je ERP mee.
ERP geschikt bij gebruikelijk bedrijfsproces
Kies bewust voor een ERP als je een standaard ICT-behoefte hebt. Anders gezegd: een ERP is handig als je niet concurreert op basis van je ICT. Als jouw bedrijf een binnen de markt gebruikelijk bedrijfsproces voert met een standaard ICT-ondersteuning, dan past een ERP goed bij jou. De ICT is dan immers standaard en in veel gevallen is een ERP dan goedkoper en meer zorgeloos. Je onderscheidt jezelf dan op andere Unique Selling Points dan bedrijfsproces en ICT.
Best of Breed geschikt bij speciale bedrijfsprocessen
Als je je wel wilt onderscheiden van je concurrenten op basis van jouw speciale bedrijfsprocessen of jouw speciale ICT-oplossingen, dan zal je eerste keuze niet een ERP zijn. Dan kun je beter op zoek gaan naar applicaties die precies bij jouw bedrijfsproces of jouw specifieke ICT-wensen aansluiten. De ICT kan nu ook meer op jouw leest geschoeid worden, misschien zelfs in de vorm van maatwerk als dat echt niet anders kan. Als je voor de best of breed aanpak kiest, moet je er dus ook zelf voor zorgen dat die gekozen applicaties met elkaar ‘praten’, anders ontstaan eilandjes met inconsistente data. In het geval van ICT-eilandjes, zal je de consistentieproblemen met de zogenaamde Master Data (bijvoorbeeld klantdata en product/dienstdata) al snel herkennen.
EAI met een ERP of met een ‘Best of Breed’ aanpak
Eigenlijk moet elke organisatie ervoor zorgen dat haar ICT-systemen onderling informatie uitwisselen. Met andere woorden: elke organisatie moet bedrijfsbreed haar applicaties integreren, met andere woorden: Enterprise Application Integration, ofwel EAI.
Zoals eerder gezegd: als je alleen een ERP hebt voor al je ICT-ondersteuning, dan heb je dat probleem geheel bij je ERP leverancier belegd. Maar je zal merken dat er geen ERP-systemen bestaan, die echt ál je ICT-behoefte afdekken. Enerzijds door missende functionaliteit, want ERP’s dekken veelal alleen centrale, administratieve functies af en niet zo vaak een webshop, een BI-oplossing of een speciale beladingsfunctie. Anderzijds omdat je als bedrijf leeft in steeds meer onderling gekoppelde netwerkstructuren met andere bedrijven, bijvoorbeeld in je waarde- of leverketen.
Je zal dus veelal snel zien dat je jouw ERP toch moet aansluiten op ICT-systemen van andere bedrijven of op je eigen aanvullende speciale ICT-systemen. En daarmee is het EAI-probleem weer netjes terug bij jezelf.
Als je kiest voor een ‘best of breed’ aanpak, dan dien je alle Enterprise Application Integration zelf op te pakken. Verderop in deze blog bespreek ik één optie daarvoor, maar er bestaan allerlei oplossingen, die sterk afhangen van jouw specifieke situatie. Raadpleeg een beetje een goede Enterprise Architect voor advies.
Kies je ERP met beleid
EAI met een ERP betekent dat jouw ERP een goede connectiviteit moet kennen. Jouw ERP moet dus makkelijk aan te sluiten zijn op andere softwarepakketten. Connectiviteit van een ERP is een tweezijdig onderwerp. Enerzijds leveren ERP’s soms connectoren naar andere softwarepakketten (maar dat is meer uitzondering dan regel), anderzijds leveren speciale softwarepakketten vaak connectoren naar standaard, veelgebruikte ERP’s. Dat is een belangrijk gegeven! Bij de keuze van het voor jouw goede ERP is de internationale acceptatie van dat ERP van groot belang voor haar connectiviteit. Op een bekend en vaak gebruikt ERP zullen veel specialistische software-leveranciers (ook in de cloud, denk aan Salesforce, Marketo of Magento) willen aansluiten. Deze leveranciers hebben immers belang bij een makkelijke koppeling met de centrale administratie (ERP) van zoveel mogelijk bedrijven. Zij zorgen dan zelf voor een correcte koppeling met jouw ERP die aansluit bij de meeste recente interface. Upgrades zijn dan goed geborgd. Het maakt dan niet uit of je Magento webshop of je ERP een upgrade krijgt naar nog mooiere functionaliteit, want Magento zorgt ervoor dat de koppeling met je ERP up-to-date blijft.
iPaaS als achtervang
Als je een minder bekend ERP gebruikt of specialistische software die niet ‘uit zichzelf’ met je ERP koppelt, dan moet je daar zelf zorg voor dragen. Eén van de oplossingen daarvoor kun je vinden in de integratieservices in de Cloud, de zogenaamde ‘integration platforms as a service’ (iPaaS). Deze iPaaS-diensten kennen vele standaardkoppelingen met allerlei cloud-based diensten en (ook cloud-based) ERP’s. Zij bieden daarnaast ook programmeermogelijkheden voor exotischer koppelingen die je zelf kunt bouwen. Let op; dat betekent dat je zelf maatwerk moet ontwikkelen en beheren (hoewel je dat op zichzelf óók weer kunt uitbesteden).
Een bijkomend voordeel van een eigen integratieplatform (bijv. iPaaS of service bus of data hub) is dat je er ook – in beperkte mate – eigen proceslogica in kunt bouwen. Voor die speciale bedrijfsprocessen die gewoon niet lekker in je ERP vallen bijvoorbeeld.
Conclusie
De keuze óf je een ERP nodig hebt, ligt vooral aan je bedrijfsstrategie. Is je bedrijfsproces en je administratieve ICT geen Unique Selling Point, dan ligt een ERP voor de hand. Tenminste, als je gehoorzaam doet wat het ERP voorschrijft. Als je eenmaal gekozen hebt voor de ERP-route, dan is de keuze van het ERP niet alleen maar een matching oefening tussen jouw functies en de ERP-functies. Het is óók een onderzoek naar de connectiviteit van het ERP met jouw speciale ICT.
Een vrij onbekend ERP biedt nu eenmaal minder connectiviteit dan een internationaal veelgebruikt ERP, gewoonweg omdat de speciale software graag wil aansluiten op bekende ERP’s. Houd daar dus rekening mee bij je ERP-keuze. Heb je al een ERP, kijk dan bij de aanschaf van speciale software (webshop, marketingtool, BI-tools, leadmanagement, specialistische software) of deze van huis uit kunnen koppelen met jouw ERP.
Is alles een beetje speciaal in jouw geval? Kijk dan eens naar een iPaaS als oplossing voor het koppelen van jouw non-standard ERP en andere applicaties. En als je er helemaal niet meer uitkomt vraag dan eens advies aan een goede EAI-architect. Daar helpen we graag bij.
Ben je nieuwsgierig naar de komende blogs over BI voor het MKB vanuit de manager bekeken? Abonneer je dan op het thema ‘Management & BI’. Zodra er een nieuwe blog in de reeks verschijnt, krijg je automatisch een seintje (per e-mail) met een link.