Business Intelligence voor managers: Need-to-know #9: BI Maturity

“Tijd om te leren en…. neem de tijd”.

Deze tiendelige blogreeks is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De blogreeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan in begrijpelijke taal zonder alle technische termen en hypes. De blogs vormen een samenvatting van de inhoud van het 100 pagina’s lange eBook: “De 10 Need-to-Know’s, een introductie van Business Intelligence voor managers”.

Dit is de negende blog in de reeks waarin we jou als manager helpen om te bepalen of je BI-omgeving nog voldoet aan je behoeften rond managementinformatie. En hoe ‘BI  maturity’ daarbij een rol speelt.

Er bestaan allerlei manieren om de BI-om­geving in te richten. Laat je daarbij niet leiden door de verkopers van BI-tools. Wie bij de Ford-dealer binnenstapt, zal waarschijnlijk met een Ford naar buiten lopen. BI-oplossingen variëren in techni­sche complexiteit en vragen in meer of mindere mate om ervaring ingebed in een goed ingerichte organisatie. Welke Business Intelligence-om­geving het beste is voor jouw situatie is afhankelijk van de vraag: “Voldoet mijn BI-omgeving nog aan de behoeften die mijn organisatie heeft aan managementinformatie?”.

Pluriformiteit in Business Intelligence

De wereld van BI-omgevingen kan veelvormig zijn, van simpele kleine oplossingen tot omvangrijke, complexe oplossingen. Dat hangt gro­tendeels af van de doelstelling voor de omgeving, maar vooral ook van ‘volwassenheid’ van de organisatie om met BI om te gaan.

Als jouw managers nog niet goed kunnen aangeven wat hun requirements zijn rond BI, omdat ze daar te weinig zicht op hebben, dan heb je een zware kluif aan de business case rond BI en een grote kans dat je BI-investeringen in het zwarte gat van chaotische wille­keur verdwijnen. Zonder substantiële bijdrage aan het bedrijfsresultaat.

Voor het leerproces is tijd nodig. Klein beginnen met oog voor de toekomst, is hier het devies. Inzicht in het groeipad waarin BI zich over het algemeen ont­wikkelt binnen een organisatie kan jou hierbij verder helpen. Om een normaal groeipad te beschrij­ven gebruik ik een aantal in de praktijk veel voor­komende types BI-omgevingen. Deze karakteristieke BI-omgevingen noemen we ‘BI-archetypes’.

BI-Archetypes

Natuurlijk zijn deze ‘BI-archetypes’ geen doel op zich, de praktijk is veel­vormiger en weerbarstiger dan je in modellen kunt uitdrukken. Wel helpen deze BI-archetypes je om onder andere:

• de belangrijkste onderlinge verschillen tussen typen van BI-oplossingen te verduidelijken;
• de voor- en nadelen te benoe­men van de diverse soorten;
• de vergelijking met jouw eigen situatie te vergemakkelijken;
• groeimogelijkheden weer te geven.

Het is de bedoeling dat je inzicht krijgt in de huidige situatie en om - gebaseerd op de behoefte aan managementinfor­matie - te kijken welk archetype het best bij jouw bedrijf aansluit. Je doel is dus NIET om altijd maar te streven naar de meest uitgebreide en complexe BI-oplossing.

• Application Reporting. Waarbij informatie verkregen wordt uit de standaard rapporten uit de bedrijfsapplicaties.
• Spreadmarts. Waarbij informatie wordt verkregen door middel van individuele Excel-spreadsheets.
• Desktop-BI. Waarbij informatie wordt gemaakt met handige BI-tooltjes op de werkplekken van individuele medewerkers (vaak power-users).
• Server-based BI. Waarbij informatie onderling wordt gedeeld door een centrale BI-server.
• Afdeling Data Warehouse. Waarbij ad-hoc een eerste data warehouse (Dwh) ontstaat met een beperkte scope (bijvoorbeeld één afdeling), van waaruit de front-end BI-tooltjes van data worden voorzien.
• Georganiseerd Afdeling-Dwh. Waarbij die ad-hoc data warehouse(s) beter gaan functioneren door een goed ingericht BI-beheer.
• Geconsolideerd Data warehouse. Waarbij de ad-hoc afdelings-Dwh’s worden aangesloten op een apart data warehouse waar alle data in wordt geconsolideerd voor een beeld dat individuele afdelingen overstijgt.
• Centraal Data warehouse. Waarbij de kleinere, ad-hoc data warehouses worden vervangen door één groter centraal data warehouse met een bredere scope.
• Enterprise Data warehouse. Waar het centrale data warehouse direct (real-time) wordt aangesloten op alle aanwezige bronsystemen, preventief wordt geladen met alle mogelijke brondata en alle bedrijfsdata opslaat in één enkel enterprise datamodel.
• Service-oriented BI. Waar het enterprise data warehouse wordt omgebouwd naar een ‘provider’ van technische (data-)services en business (informatie-)services met goed-gedefinieerde interfaces, waardoor de ontwikkeling van BI-toepassingen kan worden gedecentraliseerd naar gebruikersafdelingen met behulp van BI-requestors. 

Welke BI-archetype past bij jouw behoefte?

Het type BI-omge­ving dat geschikt is als streefmodel voor jouw eigen situatie, is geheel afhankelijk van de behoeften aan managementinformatie van de eind­gebruikers. Dat hoeft dus zeker niet de duurste en meest complexe te zijn. Om jou hierin een eerste inzicht te geven, hebben we een gratis online in te vullen BI-scan ontwikkeld met real-time resultaten: de ‘BI-introscan’.

Deze BI-scan stelt op basis van jouw antwoorden over de behoefte aan managementinformatie in jouw organisatie, direct vast welk archetype aan die behoeften kan voldoen. Tevens analyseert de BI-scan in hoeverre jouw huidige BI-situatie verschilt van de benodigde.

BIaaS: Business Intelligence as a service

Je kunt het leertraject voor ICT (qua ontwikkeling en beheer van de BI-omgeving) en het leertraject voor Business (gebruik en wensen rond managementinformatie) van elkaar scheiden door te starten met het laten opzetten van een eigen BI-omgeving als dienst in the cloud (BIaaS). Na het leertraject heb je een krachtige eindgebruikersorganisatie en kun je jouw BI-omgeving on-premise brengen om het ICT-leerproces te starten.  

Leren en organiseren

In het volgende blog uit de reeks ga ik het leerproces in de verander-, beheer-, ontwikkel- en gebruiksorganisatie rond jouw BI-omgeving beschrijven: “Business Intelligence voor Managers: Need-to-know #10 Leren en organiseren”.

Meer informatie over de verschillende soorten BI-omgevingen en over de manier waarop je kunt inschatten welk type het best bij jouw situatie hoort vind je in het gratis eBook “de 10 Need-to-Know’s rond BI voor de manager”. Als je op de hoogte wilt blijven wanneer de volgende blog in deze reeks verschijnt, dan kun je je hier abonneren op het thema Management & BI.