“Geef je managers een speeltuin en de juiste tools”.
Deze tiendelige blogreeks is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De blogreeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan in begrijpelijke taal zonder alle technische termen en hypes. De blogs vormen een samenvatting van de inhoud van het 100 pagina’s lange eBook: “De 10 Need-to-Know’s, een introductie van Business Intelligence voor managers”.
Dit is de zesde blog in de reeks waarin we kijken hoe we de eindgebruiker (typisch een manager of analist) kunnen voorzien van een adequate toolset.
Leveringen aan de eindgebruikers
Kijkend naar de levering van managementinformatie vanuit het analytisch data warehouse aan de eindgebruiker, dan staan ons in de dagelijkse BI-praktijk drie wegen open:
- Levering van een ‘plat’ databestand aan een managementapplicatie die de eindgebruiker gebruikt, denk bijvoorbeeld aan een marketing-managementsysteem, waar klantgegevens vanuit de BI-omgeving voor nodig zijn, om te kunnen segmenteren en personaliseren.
- Levering van data in de vorm van een ‘data mart’ als een ‘speeltuin’ waar de managers en analisten via self-service BI-tools zelf mee kunnen ‘spelen’.
- Levering van voorgedefinieerde, periodieke rapporten en dashboards direct aan de managers.
Bij de eerste vorm (leveren van een plat databestand) is geen specifieke frontend BI-tool nodig. De levering wordt daarbij uitgevoerd door de datalogistieke tool die al onder de BI-omgeving ligt en alle benodigde datatransformatie en -transport uitvoert. Vanuit managementperspectief verdienen de twee andere meer aandacht.
Data marts als speeltuin
Hierbij wordt typisch een relevante subset van feiten en dimensies uit het analytisch data warehouse gekopieerd en uitgeleverd aan een groep analisten of managers in de vorm van een ‘data mart’. Deze data mart vormt dan als het ware de ‘speeltuin’ waarin de eindgebruikers zelf kunnen spelen met de data, meestal door middel van self-service BI-tools of zwaardere data-analyse tools. De eindgebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van informatie uit de geleverde data. Zij stellen zelf de rapporten, dashboards en analyses samen. De verantwoordelijkheid van BI houdt op bij het (eventueel herhaald) leveren van de afgesproken data mart.
Periodieke, voorgedefinieerde rapporten/dashboards
Dit is managementinformatie die direct verstuurd wordt naar eindgebruikers, meestal in de vorm van rapporten en dashboards met vaste, periodieke, vooraf gedefinieerde informatie. Het is hierbij de verantwoordelijkheid van de BI-afdeling om deze rapporten en dashboards periodiek te leveren en te beheren qua functionaliteit. Hierbij worden meestal andere front-end BI-tools gebruikt. Robuuste, high-volume tools met versiebeheer, scheduling, ontwikkelstraatprocedures enzovoorts.
One size fits all, deel 1
Sommige hippe, sterk visuele self-service tooltjes zijn lastiger te beheren dan andere, ze werken prima voor een afdeling, maar bij opschalen en uitrollen over de hele onderneming, komen ze te kort. In de huidige markt lijkt een trade-off te bestaan tussen de beheerbaarheid en het niveau van self-service van BI-tools. Sommige tools zijn uitstekend op te schalen en blijven daarbij beheerbaar (zowel qua beheer van de logica in de rapporten als voor het beheer van de rapporten zelf) terwijl andere tools uitstekende visualisaties geven maar resulteren in onhoudbare situaties als er honderden dashboards mee gemaakt zijn.
One size fits all, deel 2
Vaak proberen bedrijven om slechts één BI-tool toe te passen voor alle BI-gebruikers om zo bijvoorbeeld de beheerkosten te beperken. Er zijn echter geen tools op de markt die alle typen gebruik even goed ondersteunen. Dat betekent dat de keuze voor één tool voor alle gebruikers, inhoudt dat hoogstens één groep tevreden is en de andere groepen tekort komen in hun mogelijkheden.
Een goede mix tussen effectiviteit en efficiëntie treedt in de meeste ondernemingen op, als per gebruikersgroep (Managers, Power-users & Analisten/ Scientists) een goed passende default front-end BI-tool wordt gekozen.
Self-service tools
Self-service tools bevatten BI-functies die qua gebruiksvriendelijkheid en door voorgedefinieerde functies geschikt zijn voor eindgebruikers om zelfstandig te gebruiken zonder (voorafgaande) hulp van ICT-experts of ontwikkelaars. De 10 belangrijkste functies die een self-service tool zou moeten hebben:
- Auto-modelleren met betrekking tot bijv. de feiten en dimensies
- Berekende meetwaarden: operators, condities, scripting logic
- Collaboratie: samenwerkingsmogelijkheden binnen een team
- Datavirtualisatie: virtueel linken met meerdere databronnen
- Kolomgebruik: placeholders voor zelf te kiezen kolommen
- Search-like GUI: zoeken á la Google
- BI-speeltuinen: separate data waarop gewerkt kan worden
- Write-back van data vanuit de speeltuin in het data warehouse
- Exploreren: onderzoek met nieuwe, niet gemodelleerde dimensies
- Migratie van logica in de speeltuin, naar logica in productie
In het volgende blogartikel uit de reeks gaan we het belang van een robuuste, rustige datalogistiek benadrukken: “Business Intelligence voor Managers, Need-to-know #7: Breng rust in je data-logistiek”. Een bredere uitleg over frontend BI-tools en hun toepassing vind je in het gratis eBook “de 10 Need-to-Know’s rond BI voor de manager” wat je hieronder kunt downloaden. Wil je op de hoogte blijven van deze blogreeks? Abonneer je dan op het thema Management & BI.
