“Leren (en) organiseren”
Deze tiendelige blogreeks is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De blogreeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan in begrijpelijke taal zonder alle technische termen en hypes. De blogs vormen een samenvatting van de inhoud van het 100 pagina’s lange eBook: “De 10 Need-to-Know’s, een introductie van Business Intelligence voor managers”.
Dit is de tiende en laatste blog in de reeks, waarin ik het leerproces in de verander-, beheer-, ontwikkel & gebruiksorganisatie rond een BI-omgeving bespreek. Want: “een BI-omgeving met simpele tools maar met een goede organisatie functioneert veel beter dan een technisch fraaie BI-omgeving met een zwakke BI-organisatie”.
Hoe uitgebreider en complexer de BI-omgeving wordt, des te meer organisatie en discipline nodig is. De aanschaf van leuke, extra BI-tools zonder de bijbehorende professionals, methoden en procedures is weggegooid geld aan licenties en genereert onnodig additionele beheerkosten.
De groeistadia die een organisatie doormaakt in het gebruik van Business Intelligence, vertalen zich naar uitbreiding van de benodigde ICT-organisatie, methodes en procedures en zeker ook de BI-professionals.
Fase 1: De almachtige ‘power-user’
Power-users zijn de mensen uit jouw organisatie die constant in Excel bezig zijn met het verzamelen van bedrijfsgegevens uit systemen en met het omzetten van die data naar informatie. Zij zijn de mensen die invulling geven aan de eerste behoeften rond BI. Zij zijn ook degene die de eerste BI-clients, self-service tools, gaan gebruiken om hun werk beter en eenvoudiger te maken.
Het grote nadeel van deze power-users is hun individualiteit. Hun oplossingen zijn niet geborgd en sterk gebonden aan de persoon. Daarvan zijn ze zich meestal ook wel bewust, waarbij sommigen de neiging hebben om hun positie te beschermen.
Fase 2: De eerste BI-ontwikkelaars
Als de eerste centrale delen van een BI-omgeving verschijnen (de BI-server als platform voor het delen en distribueren van rapporten en dashboards), ontstaat een eerste scheiding binnen deze groep van power-users. Aan de ene kant krijg je mensen die zich vooral bezig houden met de BI-server en het maken van standaard rapportages (de BI-developers met de duurdere developer license ). Aan de andere kant heb je degenen die de rapporten bekijken en filteren naar behoefte (de BI eindgebruikers met de goedkopere user license). Power-users trekken veelal naar de developer-kant toe.
Het gebruik van de rapporten en hun complexiteit stijgt, totdat de situatie onhoudbaar wordt (meestal na zo’n drie jaar). Dit komt hoofdzakelijk door het feit dat in deze situatie alle logica (om data te verzamelen en om te vormen tot de informatie in het rapport) onvermijdelijk in de rapporten is belegd. Dat klinkt misschien in eerste instantie niet zo gek, maar uiteindelijk breekt het je op. Niet alleen omdat die logica ‘per rapport’ is ontwikkeld en je daarom last krijgt van onderlinge verschillen tussen rapporten en van versie-problemen, maar vooral ook omdat de logica rond het ontsluiten en integreren van brondata niet thuis hoort in een rapport. Die logica kan beter apart worden getrokken naar een centrale plek, namelijk het data warehouse.
Fase 3: Het eerste echte BI-team
Daarmee doen de eerste back-end BI-developers hun intrede. Zij gaan een data-logistiek tool gebruiken om de logica rond het ophalen, integreren en opslaan van brondata centraal en eenmalig te programmeren. Tevens kent het eerste BI-team data-modelers. Zij bepalen eenduidig de relaties tussen brongegevens en vaak als eerste (helaas) alleen een multi-dimensioneel datamodel. Een business analist treedt op als liaison tussen het BI-team en de eindgebruikers.
Fase 4: Naar een professionele organisatie
De inzet van de genoemde BI-professionals is een verbetering in het functioneren van de BI-omgeving. Maar zij werken nog steeds elk op hun eigen vakgebiedje, zonder duidelijk omlijnde afspraken. Mettertijd loopt het aantal storingen van de BI-omgeving op, ook al doen zij nog zo hun best. Daarmee ontstaat de noodzaak voor een beter geplande en uitgewerkte BI-organisatie.
De groeiende groep eindgebruikers moet worden ondersteund met een helpdesk, die ook training in de front-end BI-tools verzorgd.
Er komt een product-owner/projectleider voor Business Intelligence. BI-testers, een DBA en applicatie-beheerder versterken het team. Versiebeheer van software, BI-componenten, modellen en rapporten wordt ingericht. Fouten in de brondata leveringen worden adequaat aangepakt door een functioneel BI-beheerder, die weet wat de data betekent en direct met de aanleverende partijen kan afstemmen.
Fase 5: De centralisatie van BI
Als het kleine data warehouse samen moet gaan werken met andere data warehouses of moet gaan dienen als integraal data warehouse voor meerdere afdelingen, is een nieuwe uitbreiding van de organisatie is nodig. De afdelingoverstijgende functies betekenen vaak dat er behoefte ontstaat aan een separate, centrale BI-veranderorganisatie, met eigen ontwikkel-, test- en acceptatie-omgevingen.
Ook het bedienen van eindgebruikers overstijgt nu de afdelingen en gaat vallen onder een Service Level Manager, die hierover de afspraken opstelt en uitvoert. De toevoeging van een relationeel gemodelleerde laag (process data warehouse) wordt onvermijdelijk. Hiervoor zijn extra data-modelers en business/informatie-analisten nodig. Het wordt handig om een BI-Competence Center (BICC) in te richten, dat competente professionals levert aan de afdelingen ter ondersteuning.
Als het nodig is dat de BI-omgeving groeit naar een Enterprise Data warehouse, wordt een zeer gedisciplineerde organisatie (zowel ICT als business) noodzakelijk. Zware bemensing is nodig voor de centrale data-modellering, omdat deze potentieel de veranderbaarheid van de organisatie als geheel kan aantasten. De realtime koppeling van data-bronnen verlangt constant monitoren. Data stewards zijn verantwoordelijk voor de brondata in nauwe samenwerking met Service Level Managers die strakke afspraken hebben met de brondata-leveranciers.
Fase 6: Gedeeltelijke decentralisatie van Business Intelligence
Als het zelfs nodig is om over te gaan naar service-oriented BI - bijvoorbeeld omdat de vorige situatie niet voldoet aan de verlangde ontwikkelsnelheid (door de gecentraliseerde bottleneck) - dan is nog een laatste aanpassing aan de organisatiediscipline nodig. Om een deel van de ontwikkel-effort terug te leggen bij de gebruikersafdelingen wordt de BI-omgeving voorzien van een ‘services’-laag (zie ook de vorige blog in deze reeks). Het gaat hier om de governance van het ontwerp, de ontwikkeling en het beheer van de benodigde BI-‘services’. Hiervoor extra message- en service-authorities nodig en een zware discipline om die te gebruiken, anders faalt deze vorm. Dit is voor BI alleen haalbaar als de organisatie al een proven track record heeft met het werken onder service oriented architecture voor al haar ICT.
BIaaS: Business Intelligence as a service
Je kunt het leertraject voor ICT (qua ontwikkeling en beheer van de BI-omgeving) uitbesteden als dienst in the cloud (BIaaS), totdat je precies weet welk archetype het best bij jouw organisatie past qua behoefte aan managementinformatie. Daarna kun je jouw, inmiddels tot het gewenste niveau gegroeide, BI-omgeving on-premise brengen om het interne ICT-leerproces te starten op het juiste niveau. Dit was de laatste blog uit de reeks “BI voor managers”. Je kunt alle blogs nog eens nalezen met extra diepgang en met meer onderwerpen en voorbeelden in het gratis eBook “de 10 Need-to-Know’s rond BI voor de manager”. Als je op de hoogte wilt blijven wanneer er nieuwe blogs verschijnen in het thema Management & BI, dan kun je je hier abonneren op dit thema.
