Business Intelligence voor managers

‘Meten is Weten’

Deze blog is onderdeel van de themareeks Management & BI. Deze reeks is geschreven door managers voor managers. Met praktische handvatten voor zij die af en toe de weg kwijtraken in het woud van de door specialisten gebruikte ICT-termen en die gewoon wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan in begrijpelijke business-termen zonder alle poespas, trendy termen en hypes.

“Voldoet jouw BI-omgeving (nog) aan de behoeften die jouw organisatie heeft aan management informatie?”

Vraag jij je ook wel eens af of de Business Intel­ligence effort die jouw organisatie doet, nu eigenlijk wel voldoet? Misschien heb je al een BI-omgeving die jouw huidige rapporten maakt, maar twijfel je of het allemaal wel correct, ade­quaat en efficiënt werkt? Maar hoe meet je dat?

Het is geen garantie om er een paar dure, sophistica­ted BI-tools tegen aan te gooien. Het heeft immers weinig zin om 100% functionaliteit te kopen en er maar 20% van te gebruiken. Of erger nog, dure tools te kopen die zo complex zijn dat geen van je medewerkers er echt goed mee kan werken.

Je BI-omgeving moet gewoon goed genoeg zijn. Maar ja, hoe kom je daar achter? Hoe koppel je een MI-behoefte als ‘ik wil de winstgevend­heid van elke klant en elk product weten’ aan de vraag ‘welke BI-omgeving heb ik nodig?'.

Onvoorbereid op weg?

Als we bij een Ford-dealer naar binnen lopen, dan kun we er toch wel vanuit gaan dat de verkoper ons een Ford zal probe­ren aan te meten. Leveranciers hebben immers een zekere voorkeur voor hun eigen product. En weet je niet precies wat je nodig hebt, dan zullen ze je mak­kelijker kunnen overtuigen van de claim dat hun product alles voor je oplost. Een belangrijke ’slachtoffer’-groep vormen de eindgebruikers van BI, vooral de mana­gers (die ook nog eens budget hebben). Zij worden verblind door de flitsende trendy dashboards, de mooie beloften binnen het praatje en de lage kosten van het ‘instapmodel’.

Maar wij doen toch een Proof-of-Concept (PoC)?

Een beetje professionele tool supplier, zal je aanbieden om een PoC te doen. Om zo het kunnen van hun product te tonen ‘onder jouw omstandigheden’. Een PoC is op zich niets mis mee, zeker niet als hij wordt uitgevoerd met meerdere leveranciers in een duidelijk omschreven problematiek zodat vergelijkbare resultaten kunnen worden verkregen. Desalniettemin kleven er aan een PoC echter talloze bezwaren. Denk aan: - een PoC betreft vrijwel altijd een beperkte scope, één specifiek onderdeel van jouw BI-omgeving wordt getest (anders is het überhaupt niet haalbaar), - een PoC wordt in een geïsoleerde omgeving uitgevoerd, los van jouw ontwikkel-, beheer- en productie-organisatie, - een PoC kent een kleine schaal en wordt doorgaans niet opgeschaald naar productie-omvang en - tijdens een PoC wordt vrijwel nooit het beheer van het tool uitgetest. Een PoC is als een beheervrije greenfield implementatie en weerspiegelt daarmee niet of nauwelijks het werkelijke tool-gebruik en de echte inpassing van het tool in zijn toekomstige ICT-omgeving.

De gelegenheidsargumentatie van managers

PoC’s leiden tot: ‘Zij hebben mijn verkoop dashboard in vier dagen opgezet met correcte cijfers. Daar zit ik al twee jaar op te wachten bij IT…. Doe mij dat tool nu maar, dan stop ik met zeuren bij IT’.

Geef ze eens ongelijk… het ziet er allemaal fantastisch uit. En als je de tegenargumenten over tafel probeert te krijgen, dan zal je als negatieve, ‘beren op de weg’-zoekende feestjesbederver worden aangemerkt. Want jouw argumenten zijn ook zo slecht kwantificeerbaar en de prijzen van de tool zijn zo transparant.

Zo ontstaan de eilanden. Die uiteindelijk helemaal volgebouwd zijn, waardoor verdere groei onmogelijk wordt. Eilanden met oceanen ertussen, die erg moeilijk overbrugbaar zijn, leidend tot hoofdpijn bij ICT bij hun ‘application integration’ pogingen en mettertijd ook bij die oorspronkelijke managers, omdat de ontwikkeling toch steeds langzamer blijkt te gaan, er zich steeds meer verstoringen in het productieproces voordoen en de cijfers van andere delen van de organisatie niet goed integreerbaar blijken te zijn.

Bezint, voor ge begint

Je was al te laat toen de PoC in de ‘picture’ kwam. Je had je voorwerk al moeten doen, om het toolkeuze-traject met de bekende RFI’s, RFP’s en PoC’s in de juiste banen te leiden. Je moet weten wat je wilt, voordat je naar oplossingen gaat kijken.

Dus…, eerst de behoeften inventariseren, die dan vertalen naar de BI-omgeving die je conceptueel nodig hebt en die dan vergelijken met wat je al hebt staan om te kijken of je iets nodig hebt en wat dan precies. Klinkt als ‘makkelijker gezegd, dan gedaan’.

Een evaluatie-methode voor Business Intelligence

Binnen FourPoints hebben we daar een methode voor ontwikkeld. Een methode in de vorm van een BI-Scan, die de behoeften aan management-informatie (MI) binnen de organisatie uitvraagt en aan de hand daarvan vast­stelt welk type BI-omgeving daaraan het beste kan voldoen, qua benodigde techniek én qua benodigde organisatie. Die gebruiken wij zelf als tool in ons professioneel BI advies-werk. En die tool is nu ook online beschikbaar voor jou als manager, om volledig vrijblijvend, online beschikbaar met directe antwoorden, zonder tussenkomst van ons, een evaluatie te krijgen van jouw situatie.

Onze BI Introscan stelt vanuit jouw behoeften vast welke soort BI-omgeving (BI-archetype) het beste bij jouw situatie past, en vergelijkt deze daarna met de inrichting van je huidige BI-omgeving. Resultaat: inzicht in de soort BI-omgeving die jij minimaal nodig hebt en een spider-diagram met acht assen, waarop te zien is wat je nog moet doen (of niet meer hoeft te doen) om daar te geraken. Met die informatie in de hand, kun je de leveranciers gaan uitzoeken die de tooling mogen verzorgen. Maar dan op jouw voorwaarden, met een net toolkeuze-traject. Probeer de BI Introscan ook eens uit! Het kost je een half uurtje, maar dan heb je ook gelijk een eerste inschatting.

Wil je meer weten over onze evaluatie-methode? We hebben er een eBook (‘Meten is Weten’) over geschreven, die precies uit de doeken doet, hoe een en ander werkt.