Hoe kan een bestemmingsplan voor je BI-omgeving helpen bij het sturen van verandering? In onze adviespraktijk maken wij regelmatig gebruik van het fenomeen architectuur. Voor ons is dat één van de twee basismiddelen om verandering vorm te geven en te implementeren. Verandering moet gestuurd worden om tot het juiste eindresultaat te komen. Enerzijds via procesmatige sturing, daar gaat het om projectmanagement methoden en technieken en anderzijds via inhoudelijke sturing. Juist die inhoudelijke sturing krijgt een duidelijke vorm door zoiets als architectuur.
Binnen dit artikel beperken we het begrip architectuur enigszins tot het gebruik van architectuur voor het begrijpen en vormgeven van gestelde doelen (strategie): 'Architectuur beschrijft een coherente doelconstructie waarbinnen het de organisatie aanwijsbaar mogelijk is haar lange-termijn doelen te realiseren en waarbij consistent rekening wordt gehouden met de onderlinge relaties tussen die doelen'.
Sturen bij revolutionair of evolutionair veranderen
Hoe die inhoudelijke sturing door middel van een architectuur verloopt, is afhankelijk van de wijze van veranderen. We onderscheiden daarbij twee soorten verandering. Revolutionaire verandering, waarbij een fundamentele koerswijziging noodzakelijk is voor het bedrijf, met gevolgen voor veel van de medewerkers, processen, systemen en wellicht zelfs de cultuur. Deze vorm van veranderen komt minder vaak voor. Hoewel bij de huidige marktomstandigheden de kans toeneemt dat een revolutionaire verandering nodig is om een bedrijf te redden van een onontkoombare neerwaartse spiraal. Bij evolutionaire verandering daarentegen, bouwen we voort op een bestaande basis en realiseren we telkens relatief kleine veranderingen op die basis.
Revolutionair veranderen en architecture-planning
Revolutionaire verandering wordt geleid door een sterke charismatische leider, omdat het een weg met ontberingen is. De motivatie van de medewerkers komt voort uit de visie van de leider. De communicatie over die visie wordt geholpen door de verduidelijking en de sterke visualisatie die een goed opgestelde architectuur kan betekenen. Het geeft een beeld waar de reiziger zich op kan richten, een beeld dat houvast kan bieden op een onzekere weg. Revolutionair veranderen wordt ondersteund met een architecture-planning aanpak (zie ook afbeelding hieronder).
Evolutionair veranderen en architecture-control
Procesmatig heeft evolutionaire verandering eerder consensus en draagvlak nodig dan een sterke leider. Draagvlak ontstaat ook door het eindresultaat gezamenlijk vast te stellen. Een constructieve discussie wordt effectief ondersteund en gestuurd met behulp van architectuur-platen, die door een goed functionerend architect telkens worden op- en bijgesteld. Hierin worden ook de genomen ontwerp-beslissingen expliciet weergegeven. Evolutionair veranderen op de lange-termijn lijdt vaak aan de 'urgent-belangrijk' trade-off. Er is nooit tijd voor 'belangrijk' omdat 'urgent' voorgaat. Bij evolutionair veranderen hoort een architectural-control aanpak. Een opgestelde streefarchitectuur geeft vorm aan de lange-termijn doelen, ofwel aan het 'belangrijk'. De 'urgente' business projecten hebben veelal korte-termijn veranderingen voor ogen. Door deze veranderingen telkens in lijn te brengen met (en te toetsen aan) de streefarchitectuur, kunnen we onze doelen ook bereiken. Nu dus op een 'meelift'-manier.
Architectuur als bestemmingsplan
De architectural-control aanpak bij evolutionaire verandering gebruikt architectuur als een bestemmingsplan. Zo’n plan bevat onder andere:
infrastructurele voorzieningen zoals wegen of rails die gebieden met elkaar verbinden (inclusief de gebruiksregels) of een rioleringssysteem, gaspijpen, elektriciteitskabels, et cetera,- een model van gemeenschappelijke diensten (recreatiegebieden, winkelgebieden, stadiums, theaters, bibliotheken, politie),
- een model van gebieden die bestemd zijn voor private of zakelijke projectontwikkeling,
- de set van vastgestelde afspraken en ontwerpbeslissingen die ten grondslag liggen aan het bestemmingsplan en
- de ontwerpredenen (koppeling met de gestelde doelen en requirements).
Sturen door middel van het bestemmingsplan
Het bestemmingsplan structureert de strategie en de requirements in een coherent model van de streefsituatie, door je te dwingen de onderlinge afhankelijkheden en conflicten tussen strategie-statements en individuele requirements op te lossen. Dat geeft je een duidelijk en consistent beeld op de streef-constructie dat door het management kan worden begrepen en waaraan zij hun commitment kunnen geven. Architecturen als bestemmingsplan geven een consistente lange-termijn richting aan een streefinrichting, waardoor het mogelijk wordt om te migreren in beperkte, tijdige stapjes. De streefarchitectuur stuurt volgtijdelijke migratie en het ontwerp door individuele veranderprojecten.
Bij elke veranderproject wordt gecontroleerd of het projectresultaat wel in lijn ligt van de algemene doelen, zodat langzamerhand de streefsituatie binnen bereik komt.
De rol van de architect
Het nut van architectuur valt of staat bij het functioneren van de architect. Een groot deel van de architecten-populatie wordt vaak gezien als een 'pain in the ass' door de bedrijfsmanagers. Dit wordt veelal veroorzaakt door het gedrag waarbij constant verwezen wordt naar het 'plaatje' met termen zoals: “Sorry, dit gaat niet door, want het lijkt niet op de streefarchitectuur (het plaatje) die we toch met zijn allen hebben afgesproken.” Hier gaan twee zaken mis.
Enerzijds verwijst de betrokken architect naar een probleem in het plaatje, in plaats van het plaatje links te laten liggen en te verwijzen naar de conflicten die het beschreven projectresultaat veroorzaakt in de achterliggende doelstellingen en requirements. Deze doelstellingen en requirements zijn opgesteld in de belevingswereld van de manager, in management-taal met een duidelijk gekoppelde bedrijfsmeerwaarde. Daar moet dus ook de (on)geldigheid van de argumentatie van de architect in gevonden worden. Het plaatje 'an sich' kan en mag nooit een argument zijn.
Anderzijds duiden de termen in ons voorbeeld op een 'politie'-rol van de architect. Architecten moeten naast hun controlerende rol, veel meer aandacht besteden aan de faciliterende en coachende rol. Dit om projecten te helpen met het oplijnen van hun projectarchitectuur met de lange-termijn streefarchitectuur. Ondersteuning bieden om veranderingen in lijn te brengen met de bedrijfsstrategie in plaats van alleen maar boetes uit te delen na 'te snel rijden'.
Business Intelligence en architectuur
Ook in BI-omgevingen komen revolutionaire en evolutionaire veranderingen voor, natuurlijk wel met een beperkter scope dan de organisatie als geheel. Een BI-streefarchitectuur helpt om duidelijk te maken hoe de beoogde doelen kunnen worden gerealiseerd en kan sturing geven aan de inhoudelijke resultaten van daaropvolgende losse veranderprojecten of de basis vormen voor een plateau-gewijs migratieplan.
De integratie van BI in het ICT-landschap
Veel van de huidige BI-omgevingen zijn als een soort 'aanhangsel' aan de operationele ICT-systemen gekoppeld. Modernere BI-oplossingen kunnen een verdergaande integratie met de rest van de ICT-systemen zinvol maken, denk aan Master Data Management, de feedback loop van management-informatie terug in de operationele systemen of operational intelligence in real-time BI-omgevingen.
BI-Architectuur kan sterk bijdragen aan het duidelijk in kaart brengen van de wijze waarop de BI-omgeving geïntegreerd is in het ICT-landschap.
De aansluiting bij het management-proces
Business Intelligence is bedoeld om managers te ondersteunen in hun besluitvormingsprocessen. Moderne BI-omgevingen kunnen zogenaamde Analytical Applications bevatten, die voor een bepaalde management-discipline delen van het managementproces direct ondersteunen en soms deels automatiseren. Ook hier is een architectuur (voor bedrijf, proces en/of ICT) uiterst zinvol om de streefsituatie goed in beeld te krijgen en onduidelijkheden te voorkomen.
BI-Scan
In onze BI-Scan zijn veel voorkomende BI-architecturen gemodelleerd als BI-Archetypes. Het BI-Scanrapport geeft inzicht in welk archetype het best bij jouw behoeften aan management-informatie past. Een dergelijk archetype kan vervolgens verder gedetailleerd worden in een BI-streefarchitectuur, waarbij apart rekening wordt gehouden met verdere eisen en organisatiebehoeften. Denk hierbij aan de koppeling van de beoogde BI-omgeving met de rest van het IT-landschap of met specifieke managementprocessen.
Ben je hierin geïnteresseerd? Vraag dan direct onze gratis BI-IntroScan vrijblijvend aan of download het eBook "De 10 Need to Know's rond Business Intelligence" voor meer achtergrondinformatie.
