Regelmatig komen we bedrijven tegen die worstelen met de consistentie van hun management-informatie. Hierbij ontstaat vaak een discussie over de vraag of gegevens vanuit meerdere management-disciplines kunnen worden samengevoegd in één data warehouse (Dwh). Een goede vraag, die je niet zomaar met een 'ja' mag beantwoorden… Waar moeten we rekening mee houden?
Zonder gelijk in een discussie te vervallen over de ins en outs van een Enterprise Data Warehouse (waar we in principe bedrijfsdata uit alle operationele disciplines combineren), lees je in dit blogartikel over wat er gebeurt als we twee management-disciplines met elkaar combineren in één Dwh. En misschien nog belangrijker, wélke disciplines we proberen te combineren.
Techniek is niet het probleem
Het combineren van management-disciplines betekent ook brondata-consolidatie. Deze consolidatie kan de oorzaak zijn van veel problemen in de BI-omgeving (zeker bij onderwerpen als Big Data en Operational Intelligence). Toch is die 'technische' randvoorwaarde niet waar het probleem bij de combinatie van management-disciplines ligt. Over het algemeen moeten we immers ook voor één discipline, data uit meerdere bronsystemen betrekken en combineren. Zo komt de data voor een marketing Dwh vaak uit de kanalen (klantcontact-informatie en klantgedrag), verkooporganisatie (zoals CRM-informatie), contractregistratie-systemen (voor productverkoop) en productiesystemen (productgebruik). Het consolideren van data is daarmee niet specifiek differentiërend bij de combinatie van managementdisciplines. Hier gaan we in het kader van dit blog dus niet dieper op in.
Marketing Dwh versus Financieel Dwh
De requirements zijn daarentegen wel onderscheidend. Er zijn vaak fundamentele verschillen in requirements die de diverse management disciplines op de BI-omgeving kunnen hebben. Laten we als voorbeeld eens gaan kijken naar de verschillen die vaak zichtbaar zijn bij het combineren van een Marketing Dwh en een Financieel Dwh. We moeten hierbij natuurlijk wel generaliseren, in het achterhoofd houdend dat er per organisatie logischerwijs altijd specifieke sets van requirements bestaan.
Omgaan met nieuwe datatypes en bronnen
Marketing verzamelt meestal veel uiteenlopende soorten data, soms zelfs ongestructureerde data zoals bij het gebruik van social media. Finance krijgt daarentegen hoofdzakelijk goed gestructureerde data binnen van haar bronnen. Nieuwe relevante attributen die klantgedrag kunnen verklaren, moeten in het Marketing Dwh snel kunnen worden doorgevoerd. Bij Finance mogen nieuwe data-velden in een rustiger tempo worden opgenomen. Sterker nog: veranderingen in het Finance Dwh doorlopen veel striktere auditing- en borgingsprocedures dan bij Marketing. Liever oudere maar doorwrochte parameters dan de meest nieuwe, zal de controller zeggen. En dat ligt bij Marketing veelal precies andersom.
De precisie van de cijfers
Voor Finance moet de data in haar Dwh en daaruit voortvloeiende informatie tot op de komma kloppen en navolgbaar zijn qua herkomst en verwerking (auditing, traceability). Marketing neemt over het algemeen genoegen met wat grovere getallen om trends te kunnen inschatten. Waar en hoe een bepaald cijfer precies is ontstaan, is daar niet het gesprek van de dag. Ook de semantische discussie gaat bij Finance dieper dan bij Marketing. Rente is rente voor Marketing, terwijl bij Finance rente-31/365 heel wat anders is dan rente-30/360.
De eisen aan productie
Marketing stelt over het algemeen wat lagere eisen aan de robuustheid en beschikbaarheid van de productie-omgeving van het Dwh dan Finance dat doet. Bij Finance moeten de brondata-leveringen akkoord verklaard zijn, verslagperiodes afgerond zijn (ook met bijvoorbeeld einde-dag positie-afdekkende transacties) en mag er geen half uurtje data ontbreken door een calamiteit op een computercentrum. Financiële rapporten zijn erg gevoelig voor periode-effecten en moeten daarin zeer nauwgezet zijn. Allemaal requirements die minder belangrijk zijn voor Marketing.
Onderlinge frustratie
De tegenstelling tussen enerzijds het snel hebben van nieuwe datatypes en -bronnen waarbij het minder uitmaakt of die data tot op de komma klopt en anderzijds het werken met robuuste, precies kloppende, geborgde cijfers, werkt ook door in de veranderorganisatie van de BI-omgeving. De CFO heeft veelal genoeg aan een tweemaandelijkse release van zijn Dwh. Het is voor hem belangrijker dat de data-logistiek een vast omlijnde, stabiele, goed gecontroleerde, navolgbare en herhaalbare routine doorloopt. De CMO wil daarentegen snel nieuwe data en datatypen kunnen toevoegen in plaats van wachten op een gaatje in de release-kalender. Testen mag wat hem betreft snel, een hiccup in productie maakt hem niet zenuwachtig. Waarom zouden zijn gegevens SOx-compliant moeten zijn? De eisen aan de BI-omgeving zijn voor de CMO en de CFO zo verschillend, dat ze elkaar redelijk kunnen lopen frustreren als hun data en datalogistiek op één hoopje is gegooid. En dat terwijl het technisch eigenlijk geen probleem is.
Toepasbaarheid
Natuurlijk zijn de genoemde requirements een generalisatie. De eisen van Marketing zijn met de opkomst van real-time customer-oriented Marketing wel wat aangescherpt en ook bij Finance zijn de 'real-time' eisen aan het verscherpen, denk aan risk-management en fraudepreventie. Ook al verschuiven de sets van requirements na verloop van tijd, de belangrijkste boodschap blijft dat je bij de combinatie van management-disciplines vooral aandacht moet besteden aan de vaak conflicterende set van requirements aan de BI-omgeving. Vaak staat de techniek de combinatie wel toe, maar loop je op termijn toch spaak op procedures en organisatie. Marketing en Finance waren maar voorbeelden. Andere disciplines hebben weer andere sets met requirements. Soms makkelijker combineerbaar, soms lastiger. Tijdig nadenken over data warehousing; de requirements op het Dwh vanuit die onderscheidenlijke disciplines is dus geen verloren tijd en kan zelfs leiden tot de beslissing om de Dwh’s voorlopig naast elkaar te laten bestaan.
BI-Scan
Onze BI-Scan houdt rekening met dit soort overwegingen. De BI-Scan kijkt welke BI-omgeving het beste past bij jouw management-behoeften en of de huidige inrichting voldoet. Automatisch.
Ben je hierin geïnteresseerd? Vraag direct onze gratis BI-IntroScan vrijblijvend aan:
