Mobile-BI, het dashboard in de boardroom. Werkelijkheid? Nog maar heel rudimentair als we om ons heen kijken. En of het gaat gebeuren blijft vooralsnog een vraag. Laten we eerst eens beginnen met het wegnemen van de belangrijkste barrière, ofwel zorgen voor de juiste cijfers op dat kleine scherm!
In hoeverre die mooie tablets nu werkelijk gebruikt worden in de Nederlandse bestuurskamers is nog steeds onbekend. Veel managers zijn geïnteresseerd, nemen initiatief en schaffen een dergelijke 'compacte computer' aan. Toch zien we tijdens meetings nog bijna geen managers verdiept in hun iPad of Galaxy Tab voor het lezen van hun vergaderstukken, het maken van notities of het bekijken van hun cijfers. Alle paperless voornemens ten spijt. Papier kladdert nu eenmaal zo prettig.
De juiste cijfers
We kunnen het de manager wel zo makkelijk mogelijk maken. Hoe? Door de juiste en vooral relevante cijfers ter beschikking te stellen. En dan wel op zo’n manier dat een aanvullend cijfer direct - zonder tussenkomst van IT - kan worden opgehaald. Dus minimaal een interactief dashboard! Maar wat zijn de juiste én relevante cijfers? Daarvoor moeten we in het managementproces duiken. Dat proces moet immers uiteindelijk ondersteund worden met goede informatie, zodat beslissingen snel en op juiste gronden genomen kunnen worden.
Voorbeeld manager uren/projecten-bedrijf
Stel je voor dat je de operationeel of financieel manager van een bedrijf bent dat zowel medewerkers op uur-basis ter beschikking stelt aan klanten als complete projecten uitvoert onder eigen verantwoordelijkheid. Denk bijvoorbeeld aan een ingenieursbureau of architectenbureau. Wat zijn voor hen zinvolle cijfers? Welke cijfers zijn noodzakelijk voor hun besluitvormingsproces en wanneer grijpen ze in?
Managers krijgen - wat betreft hun urenbedrijf - snel inzicht in de stand van zaken via bijvoorbeeld DuPont-schema’s. In de onderstaande afbeelding zie je bijvoorbeeld direct de winstgevendheid, uren-efficiëntie en prijs-efficiëntie voor elke willekeurige selectie. Zo kun je cijfers selecteren op jaar, maand, week en dag, maar ook selecties maken voor specifieke medewerkers. Bovendien is informatie met betrekking tot optredende afwijkingen van het gemiddelde, snel grafisch inzichtelijk.
Ook zijn er dashboards nodig die inzicht geven in productiviteit, welke uren belastbaar zijn en wat de verdeling en het gebruik van niet-productieve uren is. Daarnaast is het van belang dat je trends kunt vaststellen, snel en inzichtelijk.
Projecten zijn lastiger meetbaar in vergelijking tot bovenstaande zaken. Hier zijn namelijk factsheets nodig rond bijvoorbeeld onderhanden werk en de exposure met betrekking tot risico’s rond fixed-price projecten. En dit het liefst niet alleen per project, maar ook voor de hele project-portfolio. Een onmisbaar snoepje voor de controller.
Wat betreft projectmanagement is een snel inzicht in de voortgang en waarschijnlijke einddata en winstgevendheid van lopende projecten erg belangrijk. Projecten in de probleemzone moeten nader worden bekeken in de boardroom en eventueel worden bijgestuurd.
Hiervoor zijn ook managementtechnieken voorhanden, denk bijvoorbeeld aan EVM (Earned Value Method), eventueel aangevuld met het Earned Schedule. In de afbeelding hieronder zie je de belangrijkste indicatoren.
Het balkenschema linksboven geeft in één oogopslag de status van lopende projecten weer met gekleurde indicatoren per maand. Groen betekent alles oké en rood staat voor attentie, bijsturen dus. Ook grafieken met de Cost Performance Index (CPI) en de Schedule Performance Index (SPI) maken afwijkingen in projectkosten en -planning snel inzichtelijk.
Dergelijke dashboards helpen bij een zinvolle en op feiten gebaseerde discussie en besluitvorming in de boardroom, zeker als je jouw tablet op een grote monitor kan aansluiten.
Zolang jouw dashboards aansluiten bij de manier waarop de besluitvorming in de boardroom tot stand komt, verhoog je de kans dat de tablets ook werkelijk gebruikt gaan worden door managers.
Dit blogartikel is geschreven door Gerrit Versteeg