Of jouw BI-omgeving nog voldoet is wellicht een lastiger vraag dan je zo op het eerste gezicht zou zeggen. Waar moet het dan allemaal aan voldoen? Het gebruik van de modernste tools? Goed georganiseerd zijn? Alle data voorhanden in een groot data warehouse? Goede aansluiting met het management proces? Is de mooiste BI-omgeving het beste voor het bedrijf?
Misschien kunnen we het beste bij het begin beginnen. Stel jezelf de volgende vraag: wat willen we met onze BI-omgeving bereiken? We kunnen in ieder geval stellen dat een BI-omgeving bedoeld is om het management te ondersteunen met ter zake doende managementinformatie. 'Ter zake doende' kunnen we opsplitsen in twee aspecten: Inhoud en Kwaliteit van de informatie. ‘Ondersteunen’ is een lastiger concept, dat gaat meer over het gebruik van de informatie door de manager. Is het leveren van een rapport met de juiste inhoud en kwaliteit een goede ondersteuning of moeten we dieper in het besluitvormingsproces van de manager aansluiten? Laten we de basisvraag iets scherper formuleren:
In hoeverre voorziet de huidige BI-omgeving in de behoeften van de managers?
Deze vraag kent twee kerndelen: 'de bestaande BI-omgeving' en 'de behoefte van de managers'. We kunnen de twee delen als volgt operationaliseren:
- De behoefte van managers (MI-Needs) kent de aspecten: Gebruik (hoe wil de manager ondersteund worden, vanuit het managementproces geredeneerd), Inhoud (wat heeft de manager aan informatie nodig) en Kwaliteit (van enerzijds de ondersteuning en anderzijds de cijfers, of beter gezegd de antwoorden).
- De bestaande BI-omgeving (BI-Construction) leren we kennen door niet alleen naar de gebruikte middelen te kijken, maar ook naar de organisatorische aspecten. Denk aan de huidige beheerprocessen, de veranderprocessen, de ondersteuningsprocessen naar eindgebruikers en natuurlijk de professionals binnen de BI-omgeving.
Om de basisvraag te kunnen beantwoorden moeten we niet alleen de twee kerndelen meetbaar maken, maar ook invulling geven aan hoe de twee aan elkaar gelinkt moeten worden. Hoe leidt een geformuleerde behoefte tot een bepaald stukje inrichting? En als ik al die losse 'benodigde' inrichtingsaspecten ken, komt er dan een samenhangende BI-omgeving uit? Waarschijnlijk niet.
Archetypes
Hier kunnen we de hulp inroepen van beproefde architectuur-principes. We gaan gebruik maken van een aantal goed omschreven en veel voorkomende typen BI-omgevingen, die we kortweg 'BI-archetypes' hebben genoemd. Elk archetype heeft vaste constructiekenmerken en vervult in meer of mindere mate bepaalde MI-behoeften. Een archetype heeft deels ook een relatie met de 'BI-volwassenheid' van de organisatie, denk aan de maturity modellen van bijvoorbeeld TDWI, IBM en Gartner.
Behoeftepatronen en inrichtingen
We gaan de vastgestelde 'BI-archetypes' gebruiken als een tussenstation bij de beantwoording van de basisvraag. Weg van de volwassenheidsdiscussie en nu gekoppeld aan de behoeftepatronen en inrichtingen. Enerzijds kunnen we een link leggen tussen de geformuleerde behoeften en het BI-archetype dat minimaal nodig is om in het geheel van behoeften te voorzien. Hier spreken we over het Minimally Required Archetype (MRA). Anderzijds kent elk BI-archetype (en dus ook het MRA) een benodigde inrichting, zowel qua middelen als qua organisatie. En die minimaal benodigde inrichting, afgeleid uit het archetype, kunnen we weer toetsen aan de inrichting van de bestaande BI-omgeving.
Kortom: de basisvraag kunnen we dus beantwoorden door het geheel van behoeften te vertalen naar een MRA. De MRA kent een benodigde inrichting, die we weer kunnen vergelijken met de inrichting van de huidige BI-omgeving.
BI-Scan
Deze werkwijze gebruiken we in onze BI-Scan. We gebruiken daarbij twee enquêtes: één rond jouw MI-behoeften en één over de inrichting van jouw huidige BI-omgeving. Aan de hand van de antwoorden wordt automatisch vastgesteld welk BI-archetype het meest aansluit bij jouw behoeften. Daarnaast krijgt je met behulp van een spider-diagram inzicht in waar eventueel de verbeterpunten van jouw inrichting liggen.
De bovenstaande werkwijze hebben wij uitgewerkt tot een onderzoeksinstrument. Ben je hierin geïnteresseerd? Klik dan hier om deze te downloaden. Wil je meer informatie over Business Intelligence vanuit het perspectief van de manager? Download dan ons eBook "De 10 Need to Know's rond BI.
