“Dé uitdaging in een gedistribueerde wereld”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Een organisatie die groeit krijgt steeds meer IT-systemen. Zeker als die groei uit mergers en acquisitions voortkomt. Veel van die systemen bevatten gegevens die ook in andere systemen worden bijgehouden, met als de twee meest notoire voorbeelden: klantgegevens en productgegevens. Het consistent houden van die gegevens tussen de diverse systemen is één van de grotere uitdagingen. Dat is altijd al zo geweest, maar met de toename van mogelijkheden binnen ICT en de opkomst van Software as a Service (SaaS) in de Cloud wordt de uitdaging alleen maar groter.
Wat is Master Data?
Master Data betreft basale bedrijfsgegevens die relatief langzaam veranderen en die centraal staan in de bedrijfsvoering (mensen, dingen, plaatsen). De meest genoemde voorbeelden zijn: klant, product, locatie, medewerker en bedrijfsmiddel. Dit in tegenstelling tot meer vluchtige transactionele zaken zoals overeenkomsten, opdrachten, klantcontacten, berichten, journaalposten, uren, enzovoorts.
Omdat Master Data centraal staat in de bedrijfsvoering, zullen deze gegevens ook in veel IT-systemen voorkomen. Hierdoor is Master Data bijzonder gevoelig voor inconsistentie. Zo zal een nieuwe klant of de verhuizing van een bestaande klant als eerste in het CRM-systeem (als dat er maar één is…) worden opgenomen. De andere systemen hebben deze mutatie dan nog niet vastgelegd. Een dergelijke inconsistentie kan tot veel problemen leiden in de bedrijfsprocessen.
Het zorgen voor voldoende consistente basisgegevens wordt Master Data Management genoemd.
ERP als oplossing
Bedrijven die een uitgebreid ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) hebben geïmplementeerd, hebben minder last van inconsistente Master Data. De leverancier van het ERP-pakket zorgt er in de meeste gevallen voor dat er slechts één database onder alle software-modules ligt, waardoor de Master Data gecentraliseerd is en dus maar op één plek beheerd wordt. Echter, het komt vrijwel niet voor dat een bedrijf al haar behoefte aan ICT-ondersteuning in één ERP-pakket kwijt kan. Daarom wordt in de meeste gevallen extra software naast het ERP-pakket aangeschaft. Hierdoor wordt het risico op inconsistente data vanzelf weer groter. Voordeel blijft wel dat het voor het bedrijf voor de hand ligt dat bij de keuze van de ‘Master’ voor de Master Data, het ERP-systeem het meest in aanmerking komt.
Het komt vaak voor dat een bedrijf juist niet voor ERP kiest of slechts voor een deel van haar bedrijfsfuncties. Dit kan zijn omdat jouw bedrijfsproces afwijkend is van hetgeen een ERP voorschrijft, omdat de ICT-functies van het ERP niet afdoende dekkend zijn voor jouw bedrijfsbehoeften of omdat ICT voor jou zo’n (markt-)onderscheidend bedrijfsmiddel is, dat je niet afhankelijk kunt of wilt zijn van het door de ERP-supplier gevoerde productontwikkelbeleid. Of je bent gewoon een groeiend, inmiddels uit de kluiten gewassen MKB-bedrijf dat allerlei ICT-systemen heeft geïmplementeerd gedurende haar bestaan en waarbij de overgang naar een integraal ERP-systeem gewoonweg een te moeizame, te risicovolle actie is geworden.
Als je geen integraal gebruikt ERP-pakket hebt geïmplementeerd, dan is er dus sprake van een heterogeen ICT-landschap, vaak met ‘best-of-breed’, ‘off-the-shelf’ software. En daardoor staat MDM ergens op je verlanglijstje (ook al kende je de term misschien nog niet).
MDM als onderdeel van Enterprise Application Integration
Elk bedrijf dat geen integraal ERP gebruikt voor al haar ICT-functies, heeft last van master data inconsistenties. Je staat dus niet alleen.
Belangrijk is om te onderkennen dat MDM een onderdeel is van een breder probleem, namelijk Enterprise Application Integration (EAI). Als je een heterogeen ICT-landschap hebt, ben je zelf verantwoordelijk voor het goed met elkaar laten praten van jouw applicaties. Het is namelijk vrijwel nooit zo dat een compleet bedrijfsproces in één enkele applicatie kan worden afgehandeld. Meestal zijn hiervoor meerdere applicaties nodig. Zo zal een nieuwe order via jouw eCommerce Website binnenkomen en - eventueel na controle van de beschikbaarheid in je voorraadsysteem en na registratie in jouw CRM-systeem dat in de Cloud staat - worden doorgestuurd naar het orderregistratiesysteem, daarna naar je logistieke systeem voor distributie, vervolgens naar je facturatiesysteem en eventueel naar je grootboeksysteem. Een aardig complexe samenwerking dus tussen jouw ICT-systemen en je wilt natuurlijk geen orders kwijtraken.
Een naadloze samenwerking tussen jouw applicaties wordt EAI genoemd. Een onderdeel van die naadloze samenwerking is dus Master Data Management. Door de onderlinge verwantschap tussen EAI en MDM, zijn de oplossingen voor EAI sterk gelieerd aan de oplossingen voor MDM. Een keuze in het ene gebied, beïnvloedt de keuzes in het andere gebied. En zoals met alles; er zijn goedkopere en duurdere IT-oplossingen om je master data consistenter te krijgen.
Welke oplossingssoorten er zijn en of die voor jou het meest geschikt zijn, kun je volgende week in het tweede deel van deze korte blogreeks lezen. Wil je weten wanneer de volgende blog verschijnt, abonneer je dan op de themareeks ‘Management & BI’
